Inzoomen op de gemeentelijke processen om Omgevingswetproof te worden. Dat is het idee van het Werkende Processenmodel van de VNG. De gemeente Oss is met het model aan de slag gegaan. Dit heeft belangrijke inzichten opgeleverd, vertelt procesbegeleider Anja van Esch.

Procesgericht werken staat al langer op de agenda van het gemeentelijk management. ‘Het idee is dat medewerkers zich bewust zijn in welke proces ze werken, voor wie ze het doen, en wat hun toegevoegde waarde in dit proces is. Het gaat om het stroomlijnen van de verschillende stappen, de samenhang tussen processen en de digitale doorstroom. Juist rond de Omgevingswet omdat daarin veel processen samenkomen,’ zegt Anja.

Het VNG model heeft de  processen met de meeste impact uitgewerkt:

  • Verkennen en begeleiden initiatief
  • Behandelen vergunningaanvraag (regulier en uitgebreid)
  • Toezicht en handhaving
  • Wijzigen omgevingsplan
  • Beleidsproces/wijzigen omgevingsvisie

Voor elk proces is een theoretisch kader opgenomen, een procesmodel, toetsvragen en een informatievoorzieningenmodel. De gemeente Oss begon met het bij elkaar halen van de (al bestaande) Werkgroep Omgevingswet met daarin medewerkers uit verschillende hoeken: beleid, vastgoed, vergunningen, de balie BML (bouwen, milieu, leefomgeving), ruimtelijke ontwikkeling, beheer openbare ruimte en ICT. Deze groep ging aan de slag met het proces ‘verkennen en begeleiden initiatief’ in twee sessies onder begeleiding van Jacco Albers en Ellen Zwiers van VNG.

Iedereen weet wat hem te doen staat

In de eerste sessie hield Jacco Albers een toelichting op de eisen van de Omgevingswet en het Werkende Processenmodel. Het belangrijkste kenmerk van een werkend proces? De klant staat centraal. Dit vereist integraal en zaakgericht werken. De vergunning moet in 8 weken behandeld zijn. Het is essentieel complexe initiatieven te verkennen en begeleiden. Het Werkende Processenmodel onderscheidt verschillende stappen in elk proces. Voor het verkennen en begeleiden van initiatieven zijn dat achtereenvolgens: intake en advies, verkennen van de mogelijkheden, ontwikkelen en opstellen ontwerp en afstemmen van de vergunningaanvraag. De gemeentelijke organisatie staat voor de opgave daarvoor een proces in te stellen waarin iedereen weet wat hem te doen staat en informatie goed kan worden uitgewisseld.

Initiatieven centraal vastleggen

De leden van de werkgroep in Oss onderzochten hoe ze zich in dit proces tot elkaar verhouden en waar hun werkzaamheden rond initiatieven elkaar raken. Anja van Esch: ‘Op basis van het VNG-materiaal hebben we gekeken wat het voor ons betekent. Wat moeten we onder de Omgevingswet anders gaan doen rond initiatieven en hoe gaan we het organiseren? Wat daaruit duidelijk naar voren kwam, is dat initiatieven nu op allerlei plekken binnenkomen. Collega’s weten van elkaar niet altijd wat er op verschillende plaatsen speelt.’ In de huidige situatie kunnen initiatieven worden gestart bij de balie BML (bouwen, milieu, leefomgeving), een ambtenaar of bij de wethouder. De eerste stap die in Oss wordt genomen is daarom om initiatieven centraal vast te leggen. ‘Als je bij de start goed registreert, kun je daarna kijken wie je erbij nodig hebt en wie een rol hebben.’ De vervolgstap was dat de afdeling ICT in kaart heeft gebracht wat de informatiebehoefte is bij de verschillende afdelingen, hoe zij nu registreren en wat ICT moet bieden om dit  proces goed te laten lopen. Deze acties zijn gezamenlijk geformuleerd tijdens de tweede sessie en vastgelegd in een proces actieplan.

De gemeente Oss wil alle processen uit het VNG model op vergelijkbare wijze onder de loep nemen als vertrekpunt voor het inrichten van een eigen proces. Het volgende proces dat op de rol staat is vergunningen. ‘De mensen die een rol hebben in het vergunningenproces gaan daarmee aan de slag. Dit zijn mensen van de afdeling Vergunningen maar ook mensen van balie BML, ruimtelijke ontwikkeling en beheer openbare ruimte. De deelnemers uit de startwerkgroep die bij dit deel van het proces niet actief meedenken, worden wel meegenomen om uiteindelijk alle deelprocessen van de Omgevingswet op elkaar af te stemmen.

Samenhang

Door de Werkende Processenaanpak is de meerwaarde van samenhang duidelijk is geworden, vertelt Anja. ‘De eerste sessie heeft veel inzicht gegeven in het belang van een gestructureerde aanpak. Die bewustwording is nodig om tot een andere manier van werken te komen. Het proces moet beginnen bij de burger die een initiatief heeft. Dit moet van verschillende kanten worden beoordeeld op een geïntegreerde manier, binnen de gemeente en met andere overheden en ketenpartners. Alle collega’s zien de noodzaak in om het proces daarvoor goed uit te lijnen. Het Werkende Processenmodel biedt daarbij houvast, je hoeft het niet allemaal zelf uit te dokteren.’

Meer informatie over werkende processen is beschikbaar op vng.nl