De Autoriteit Persoonsgegevens stuurde de VNG een brief vanwege publicatie van persoonsgegevens van kinderen met een zorgvraag of beperkingen bij de aanbesteding van leerlingenvervoer op de aanbestedingswebsite TenderNed. Wij adviseren u deze brief te bestuderen en te gebruiken in uw eigen gemeente.

Aanleiding en reactie IBD

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kreeg enkele meldingen over publicatie van (bijzondere) persoonsgegevens van kinderen met een zorgvraag of met beperkingen door een aantal gemeenten bij aanbesteding op TenderNed.

Op basis daarvan benaderde de AP deze gemeenten, waarna de documenten met persoonsgegevens direct zijn verwijderd. Bij de publicatie van de persoonsgegevens van kinderen ging het naast namen, adresgegevens, telefoonnummers, geboortedata en schoollocaties ook om heel gevoelige gegevens, zoals een aanduiding van de beperking(en) van de kinderen.

De informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD) heeft direct na de signalen de contactpersonen van alle gemeenten voorzien van een concreet advies voor aanbestedingen waarbij persoonsgegevens voor het doen van een aanbieding noodzakelijk zijn.

Noodzaak, dataminimalisatie en alternatieve mogelijkheden

De toezichthouder benadrukt dat het verwerken - dus ook het publiceren - van persoonsgegevens noodzakelijk moet zijn voor het doel - in dit geval de aanbesteding - waarvoor ze worden gebruikt. De vraag moet altijd zijn of je het doel niet kunt bereiken met minder gegevens óf door gebruik te maken van een andere, minder ingrijpende manier om hetzelfde te bereiken.

  • Bijvoorbeeld door het stellen van objectieve eisen aan de kwaliteit van de vervoersmiddelen (zoals ruimte voor rolstoelen) en vaardigheden van de chauffeurs (bij het helpen in- en uitstappen van de kinderen), in plaats van het gebruik maken van persoonsgegevens van de te vervoeren kinderen.
  • Ook is het mogelijk om te bekijken of het mogelijk is om de gegevens op een andere wijze ter beschikking te stellen aan mogelijke aanbieders.

Gelijkheidsbeginsel en privacy

Gemeenten zijn bij het publiceren van aanbestedingen verplicht om te handelen volgens het gelijkheidsbeginsel. Het gaat dan om gelijke kansen voor ondernemers die belangstelling hebben om de opdracht uit te voeren. Wanneer zij niet over dezelfde informatie beschikken, kan sprake zijn van bevoordeling van de zittende leverancier door zijn extra informatiepositie.

Met beide belangen moet u dus rekening houden: het belang van de privacy van de leerlingen en het belang van de ondernemers die willen meedingen naar de aanbesteding van het leerlingenvervoer. Dat is een kwestie van het maken van zorgvuldige afwegingen: dit geldt bij alle aanbestedingsprocedures.

Meer informatie