Dynamisch, weloverwogen en de Rotterdámse manier om toezicht te houden. Zo omschrijven Berry de Mos en Esther van Oosten de onlangs in gebruik genomen procesbeschrijving en werkinstructie Toezicht rechtmatigheid Wmo en Jeugdwet. Kaders en handvatten die ook andere gemeenten kunnen inspireren. 

Berry de Mos en Esther van Oosten

Stafadviseur Berry de Mos begeleidde de ontwikkeling, daarbij gesouffleerd door Esther van Oosten, Coördinator Rechtmatigheid Wmo en Jeugdwet. Samen met alle betrokken disciplines waren zij twee jaar bezig om de ins en outs van het werk van de Rotterdamse toezichthouders op papier te zetten. Een aantal zaken was al heel duidelijk, andere facetten vroegen en vragen nog meer onderzoek.

Waarom ontwikkelde Rotterdam dit proces en deze instructie?

Berry: ‘Er was behoefte aan richtlijnen en handvatten om rechtmatigheidstoezicht op een efficiënte manier te kunnen uitvoeren en om te voorkomen dat huidige én nieuwe toezichthouders het wiel steeds opnieuw moeten uitvinden. Daarnaast vinden wij dat je als overheidsorgaan moet kunnen laten zien waarom je dingen doet. Denk alleen al aan het omgaan met de gegevens van burgers.’

Esther: ‘Het is grotendeels een weergave van de manier waarop we al werkten. In de wijze waarop verschillende toezichthouders onderzoeken uitvoeren zitten bijvoorbeeld geen grote verschillen. Toch vraagt het complexe werkveld wat ons betreft om kaders en handvatten. Als richting, houvast en naslagwerk.’

Wat was de rol van de toezichthouders zelf bij de ontwikkeling?

Berry: ‘We zijn begonnen bij het proces. Hier keken we met een helikopterview naar wát we doen. Het resultaat hebben we besproken met de toezichthouders. Hierna was het zaak om in een werkinstructie vast te leggen hóé we het doen. We voerden gesprekken met toezichthouders, beleidsadviseur, juristen en andere betrokkenen waarbij we de processen vanuit en met verschillende kanten bekeken. Van rechtmatigheid tot AVG en van communicatie tot ICT. Die gesprekken waren heel scherp en inspirerend. Vooral waar het ging over de vraag of de bewegingsvrijheid niet te veel werd ingeperkt.’

Esther: ‘Dat gevoel begreep ik wel. De ontwikkeling van de werkinstructie heeft ertoe geleid dat we werken met een multidisciplinaire casuïstiektafel. Die wordt gevormd door een beleidsadviseur, jurist, toezichthouder, stafadviseur, contractmanager en teammanager frontoffice. Toezichthouders hebben een belangrijke, adviserende rol. Maar de casuïstiektafel neemt de beslissingen over een verdere aanpak, zoals terugvordering, een cliëntenstop, het blokkeren van betalingen, etcetera. Een groot voordeel hiervan is dat je de organisatie meeneemt in je werkwijze. Aan ons de uitdaging om ervoor te zorgen dat alles wat we hier neerleggen goed gefundeerd is. Casussen laten zien dat dit goed werkt. En inmiddels loopt het ook vanuit de toezichthouders als een geoliede machine.’

Kwamen jullie ook specifieke onderdelen tegen die beter konden?

Esther: ‘Zeker, het ter inzage vorderen van gegevens bij de verschillende partners is er zo eentje. In het ontleden van die processen ontdekten we onder meer dat er meer (juridische) onderbouwing in de vorderingsbrieven aanwezig moest zijn. Omdat we daar met onze juristen en de partners over spraken, kwamen we op formats voor brieven. Hiermee hebben wij een beter product gegenereerd en intern scheppen we helderheid in wie, wanneer, op basis waarvan, bij wie vordert.’

Berry: ‘Een ander voorbeeld – dat ik ook graag mee wil geven aan andere gemeenten – is de interne besluitvormingsroute. Wie neemt welke besluiten en hoe leg je die vast om latere problemen te voorkomen? Kijk, de indicering en beëindiging in het kader van de Wmo en Jeugdwet ligt in handen van onze consulenten. Maar wat als je de betalingen naar de SVB wilt stoppen? Voor alle maatregelen geldt dat je de beslisser moet vastleggen. Dat was – en is – voor ons een flinke interne zoektocht.’

Een relatief nieuw element is het openbaar maken van rapporten. Kunnen jullie daar iets meer over vertellen?

Esther: ‘We liepen al een tijdje rond met het idee om de samenvatting van de rechtmatigheidsonderzoeken naar zorgaanbieders openbaar te maken. Als laatste fase. Dus na een uitgebreid onderzoek met hoor en wederhoor. De directie van de gemeente heeft besloten dat het wenselijk is dat dit gebeurt. Op dit moment zijn er twee afgeronde onderzoeken die hiervoor in aanmerking komen. De werkwijze openbaarmaking hebben we in samenwerking met onze jurist in onze werkinstructie opgenomen. We zijn nu overigens in afwachting of de betreffende aanbieders hiermee akkoord gaan, zodat wij de samenvattingen openbaar kunnen maken, of dat zij het langs juridische wegen willen proberen te voorkomen.’

Berry: ‘Als organisatie vinden we dit een belangrijk instrument in ons toezichtpalet. Het dient verschillende doelen. We willen toekomstige cliënten informeren bij hun keuze voor een zorgaanbieder. Daarnaast willen we het nalevingsniveau en daarmee de dienstverlening door aanbieders verbeteren én de aandacht voor rechtmatigheid in bredere zin vergroten. Ten slotte willen we zelf transparant zijn door te laten zien hoe zo’n onderzoek werkt en waar het toe kan leiden.’

Met welke processen en instructies moeten jullie nog aan de slag?

Berry: ‘Laat ik vooropstellen dat zowel de procesbeschrijving als de werkinstructie dynamische documenten zijn. De huidige versies zijn respectievelijk van oktober 2019 en december 2020. Op dit moment werken we nog een aantal zaken uit. Maar ook als er iets verandert in de wetgeving of ons eigen inzicht, passen we de documenten gewoon aan.’

Esther: ‘We zijn nog bezig met onder meer het verder vormgeven van het terugvorderingsproces, hoe om te gaan met discutabele personen, het realiseren van een nog betere samenwerking met collega’s in de frontoffice en het (moment van) notificeren van mensen over een onderzoek. Dat zijn arbeidsintensieve vraagstukken. Kijk je naar notificeren, dan vinden wij dat we dat vanuit het perspectief van goede dienstverlening in sommige gevallen moeten doen. Maar we willen natuurlijk ook onze onderzoeken hier niet mee frustreren. Ten slotte staan voor het tweede kwartaal van dit jaar de bouw van ons nieuwe ICT-systeem op de planning. Al met al is dit een traject waarmee we ons toezicht weer een flinke duw in de goede richting geven.’

Meer informatie

Om deze documenten te kunnen downloaden moet u inloggen op de site van de VNG. Heeft u nog geen login, dan kunt u zich eerst aanmelden.