Veel overheidsorganisaties worstelen met het archiveren van e-mail. Om hiervoor een oplossing te bieden heeft de VNG Adviescommissie Archieven een selectielijst e-mailbewaring opgesteld. Het concept wordt de komende tijd op uitvoerbaarheid beproefd via pilots.

Tijdrovend  

Volgens de Selectielijst Gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 moeten e-mails bewaard worden bij zaken en krijgen ze daarmee de bewaartermijn van de zaak waar ze bij horen. De werkpraktijk is niet geautomatiseerd, waardoor de archivering van e-mail voor gemeenten tijdrovend en arbeidsintensief is. Daardoor kan de gemeente knelpunten ondervinden bij het behandelen van Wob-verzoeken en bij de verantwoording aan toezichthouders en de gemeenteraad.

Sleutelfunctionarissen

De zogenoemde Capstone-methode biedt voor de problematiek een praktische oplossing door e-mailberichten tijdig veilig te stellen voor zolang als dat nodig is. E-mailberichten van te identificeren sleutelfunctionarissen worden permanent bewaard. In de selectielijst worden bestuurders, ambtelijke topfuncties, compliancy officers en enkele bijzondere functies ((jeugd)ombudsman, voorzitter en leden en/of directeur van de rekenkamer, raadsgriffier) als sleutelfunctionarissen aangewezen, waarvan e-mail permanent bewaard moeten worden. E-mailberichten van overige functionarissen worden na 7 jaar vernietigd en er zijn termijnen aangegeven voor e-mail uit gedeelde en geautomatiseerde functionele e-mailboxen.

Strategisch informatie overleg

De Adviescommissie Archieven heeft, daarbij optredend in de hoedanigheid van Strategisch Informatie Overleg als bedoeld in het Archiefbesluit, de concept-ontwerpselectielijst vastgesteld. Prof. dr. P.T. van de Laar van de Erasmus Universiteit heeft daarbij als externe deskundige ‘op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie’ (artikel 3 onder d)  aan het SIO deelgenomen.

Hoe aansluiten?

De selectielijst e-mailbewaring is op verzoek en in samenwerking met de gemeenten Den Haag, Rotterdam en Amsterdam opgesteld. De selectielijst is niet automatisch op alle gemeenten van toepassing. In een later stadium zullen gemeenten en gemeenschappelijke regelingen die zich willen aansluiten bij de selectielijst uitgenodigd worden om de VNG te machtigen en het ontwerp goed te keuren.

Proeftuin

Vanuit het project Grip op informatie wordt een proeftuin ingericht om de uitvoerbaarheid van de selectielijst te toetsen. De proeftuin start in november 2021 tot 1 april 2022.

Planning

Beoogde datum van inwerkintreding is 1 januari 2023. De Adviescommissie Archieven zal in juni 2022 de ontwerpselectielijst vaststellen. De VNG biedt aansluitend de selectielijst ter vaststelling aan de algemene rijksarchivaris, daarbij optredend namens de minister van OCW.

Meer informatie