Leuk was het niet, maar een aanzienlijk tekort op het grondbedrijf – jaren geleden – leverde de gemeente Heerenveen uiteindelijk ook iets goeds op: een integrale blik op risicobeheersing. Concerncontroller Marieke Geijtenbeek deelde de aanpak van Heerenveen in een bijeenkomst van het RPO. 

Het RPO (Risico Platform Overheden) is de professionele community van gemeentelijke concerncontrollers en risicomanagers. In Heerenveen zit concerncontrol in één team met de adviseurs Organisatie en Ontwikkeling en K & A, kwaliteit en analyse, Geijtenbeek is naast concerncontroller leidinggevende. De afdeling gaat zoveel mogelijk aan de voorkant in gesprek over sturing, ontwikkeling en inrichting van de organisatie. In 2014 kwam de gemeente onder preventief provinciaal toezicht. Geijtenbeek, die kort daarna concerncontroller werd, maakte werk van een aanpak voor risicomanagement.

Klein beginnen

Bij de start begon het klein: in een workshop werd met elke afdeling de top 5 van risico’s vastgesteld. Inmiddels maken de afdelingsmanagers een jaarplan op A3-formaat met aan de achterkant een overzicht van budgetten, personeelsdata en risico’s. Driemaal per jaar gaan de afdelingshoofden met concerncontrol in gesprek over de risico’s van hun afdeling. ‘Zo blijft risicomanagement onder de aandacht,’ zegt Geijtenbeek. De werkwijze kreeg snel draagvlak in de organisatie; het college van B & W stond er volop achter en door klein te beginnen was het behapbaar. Intussen hebben Geijtenbeek en haar collega’s het risicomanagement uitgebouwd tot een compleet dashboard dat verder gaat dan alleen de financiële risico’s. ‘Het gaat er uiteindelijk ook om of je de doelen (publieke waarde) behaalt.’

Scenario’s

Het team concerncontrol maakt voor de directie en het college een controlagenda. De gemeenteraad krijgt een top 10 van de belangrijkste risico’s, de directie een aanvullend overzicht van de bedrijfsvoeringsrisico’s. In het college van B & W staat geregeld het vraagstuk van risicobereidheid op de agenda: in hoeverre is het college bereid het risico te nemen dat het bedrag van de begroting niet overeenkomt met de realisatie? Welke beheersmaatregelen zijn er mogelijk? Met de afdeling wordt op basis van de onzekerheden aan het college verschillende scenario’s voorgelegd.  

Verbonden partijen

In het proces met de lijn heeft concerncontrol een coachende rol, de controllers stellen (kritische) vragen ervan uitgaande dat de medewerkers in de lijn hun werkterrein het beste kennen. In Heerenveen werken de FG (gegevensbescherming) en de CISO (informatiebeveiliging) met dezelfde methodiek. Om het zicht op de risico’s bij verbonden partijen te verbeteren, is een samenwerking op provinciaal niveau opgezet. Concerncontrollers van alle Friese gemeenten stelden vragenlijsten op om samen inzicht te krijgen in waar de partijen staan. ‘Zo kun je het verdelen. Als we grote risico’s signaleren, kijken we samen wat we eraan kunnen doen.’ De concerncontrollers vullen zelf de vragenlijsten in, collega’s bij de verbonden partijen doen dit ook. Aan de hand van deze lijsten voeren ze het gesprek. 

'In control' zijn

De volgende stap in de aanpak van Heerenveen is dat de afdelingen self-assessments gaan houden om de alle onderwerpen uit de visie op control met een aantal vragen in beeld te krijgen. Om zo een beeld te krijgen van waar de organisatie staat. Dit gaat over alle onderwerpen die gezamenlijk maken dat je ‘in control’ bent, van organisatiedoelen tot juridische control, van medewerkers tot risicomanagement.  In hoeverre voelen medewerkers zich bijvoorbeeld eigenaar en verantwoordelijk voor de doelen van de afdeling? Hoe worden de doelen van de afdeling afgestemd?

Kennisdelen

Het verhaal van Geijtenbeek krijgt veel weerklank, de risicomanagers en concerncontrollers in het RPO stellen volop vragen en delen hun ervaringen. Hoe transparant moeten risico-inschattingen zijn? Is drie keer per jaar in gesprek over risico's niet een te grote belasting voor de afdelingen? Hoe krijg je draagvlak voor risicomanagement dat verder gaat dan de weerstandsparagraaf? Het is een levendige uitwisseling. Zo brengt de bijeenkomst waar RPO-bestuurslid Frank Maas aan het begin op hoopte: kennisdelen, netwerken en het versterken van het risicomanagement en scenariodenken. 

Meer informatie