Hengelo traint ambtenaren in escaperoom

Nummer 6, 6 april 2018

Auteur: Marten Muskee | Beeld: © Eric Brinkhorst

Koningsdag is al over een maand en Enschede ziet af van het organiseren van de viering in aanwezigheid van Willem-Alexander en Máxima. De koning wil toch graag zijn bezoek in Twente houden en vraagt of Hengelo een alternatief kan bieden. Hengelo krijgt de kans om binnen één uur een plan aan te leveren op basis waarvan de koning zijn besluit neemt.

Vier betrokken ambtenaren zijn koortsachtig bezig met de uitwerking van een plan dat zowel de koning aanspreekt als Hengelo op de kaart zet en de relatie tussen ondernemers en inwoners verstevigt. Gelukkig zorgt de schier onmogelijke taak die de burgemeester op hun schouders heeft gelegd niet voor extreem zware stress. De ambtenaren zitten namelijk in een escaperoom om kennis te maken met co-creatie, een nieuwe manier van werken om de dienstverlening te verbeteren.

Hengelo maakt de ambtenaren op een innovatieve manier enthousiast voor co-creatie door een escaperoom in het stadskantoor. Via het zogeheten formuledenken uit de marketing krijgen de medewerkers handvatten aangeboden om de dienstverlening te verbeteren. Een van die formules is co-creatie waarbij het ontwikkelen en verbeteren van beleid samen met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties centraal staan.

Ook in Hengelo is de relatie tussen inwoners, organisaties en de overheid de afgelopen jaren sterk veranderd. Inwoners zijn mondig en eisen dat er geluisterd wordt naar hun ideeën en plannen. Soms willen ze ook bijdragen tijdens de realisatiefase. De gemeente vernieuwt daarom de dienstverlening richting de inwoners. Wethouder Mariska ten Heuw (SP): ‘Medewerkers werken onder meer volgens de co-creatieformule en daar sluit het idee voor de escaperoom mooi bij aan. Het concept is niet nieuw, horecagelegenheden gebruiken het voor een gezellig avondje uit. Maar het gebruik van zo’n escaperoom in een gemeentehuis is wel nieuw.’

Inwoners eisen dat er geluisterd wordt naar hun ideeën

Formuledenken

De serviceformules zijn ontwikkeld in het Programma Dienstverlening van Hengelo. Het idee voor een escaperoom ontstond tijdens een sessie van het programma en het college samen. De medewerkers hadden al het idee om gebruik te maken van serious gaming om collega’s kennis te laten maken met de co-creatieformule. Toen opperde Ten Heuw om gebruik te maken van een escaperoom. Een aantal enthousiaste medewerkers en wethouders besloot welke co-creatie-elementen terug zouden moeten komen in de escaperoom. Samen met een adviesbureau zijn daarna de spellen op basis van die elementen ontwikkeld.

Het formuledenken zet de gemeentelijke organisatie aan om dwars door de disciplines heen naar oplossingen te zoeken. Daarvoor hebben de medewerkers elkaar nodig, moeten ze elkaars hulp aanvaarden en creatief zijn. Volgens de wethouder zijn al die ingrediënten om de dienstverlening te onderbouwen, terug te vinden in de escaperoom. ‘De respons is heel positief. De deelnemers raken geënthousiasmeerd en krijgen inzicht in de cultuurverandering die we de organisatie willen meegeven. Ook uit andere gemeenten is er belangstelling voor de Hengelose aanpak. De escaperoom zet aan tot teamspirit, de medewerkers die er gebruik van maken reageren spontaan en dat zorgt voor creativiteit. Binnenkort is het college voor een sessie aan de beurt.’

Spelelementen

Hengelo loopt voorop met de serviceformule-benadering in het algemeen en met co-creatie in het bijzonder. Het gebruik van de escaperoom vormt nog geen gemeengoed in gemeenteland. Wel is bekend dat Druten eerder dit jaar een tijdelijke escaperoom inrichtte om jongeren warm te maken voor de gemeenteraadsverkiezingen.

Voor de opdrachten in de escaperoom zijn diverse spellen bedacht, zoals het spel met video’s van een inwoner, ondernemer en de politie die allemaal iets willen in het kader van het bezoek van de koning. De deelnemers in de escaperoom brengen al die belangen in kaart en maken een afweging. Ze werken in de afgesloten kamer in het gemeentehuis met allerlei spelelementen aan het oplossen van raadsels en puzzels. Een tweede spel bestaat uit een groot schaakspel op de vloer, waarbij het team als geheel de zetten uitdoktert om tot de oplossing te komen. Individueel lukt ze dat niet. De ambtenaren ontdekken zo dat ze door samenwerking verder komen.

Binnenkort is het college voor een sessie aan de beurt

Het is misschien niet het ei van Columbus, maar zet wel aan tot out of the box-denken