Gastgemeente VNG Jaarcongres worden? Wat moet u daarvoor doen?

Voor het VNG Jaarcongres van 2020 en de jaren daarna werkt de VNG met een openbare bidbook-procedure. Als u overweegt het congres te organiseren, neemt u dan contact op met Luuk de Vries, projectleider VNG Jaarcongres via luuk.devries@vng.nl of 070-3738477. Hij staat u dan tevens graag te woord over mogelijke aanvullende vragen. De bidbook-procedure voor 2019 is gesloten.

De in te vullen onderdelen van het bidbook vindt u in de Opzet bidbook VNG Jaarcongres, het verzoek is om deze volgorde aan te houden.

Tijdpad

Het tijdpad voor het indienen van het bidbook is als volgt:

  • Uiterlijk 1 januari van het jaar voorafgaand aan het te organiseren Jaarcongres moet u het bidbook in de door u gewenste vorm mailen aan luuk.devries@vng.nl van VNG Congressen. Dat betekent dat u voor het VNG Jaarcongres van 2020 uiterlijk 1 januari 2019 het bidbook moet indienen.
  • VNG Congressen bezoekt (na de indiening) de beoogde plenaire locatie en voegt de financiële implicaties toe aan uw bidbook. Dit betreft de plenaire zaalhuur en de kosten die nodig zijn om deze locatie volledig geoutilleerd op te leveren.
  • Een selectiecommissie van de burgemeesters en gemeentesecretarissen van de afgelopen drie VNG Jaarcongressen geeft in februari advies aan de VNG-directie en het VNG-bestuur.
  • Uiterlijk in april beslist het VNG-bestuur welke kandidaat komend jaar gastgemeente wordt.
  • Tijdens de afsluiting van de tweede dag van het VNG Jaarcongres van het jaar ervoor wordt de gastgemeente van het komende jaar bekend gemaakt. De gastgemeente van 2020 wordt dus tijdens het Jaarcongres van 2019 bekend gemaakt.

Beoordelingscriteria

De verschillende kandidaat-gemeenten worden beoordeeld op een aantal essentiële onderdelen die van belang zijn voor goede organisatie van het congres. Deze zijn in het bijzonder:

Plenaire congresaccommodatie

  • Het VNG Jaarcongres kan rekenen op een groot aantal deelnemers. De afgelopen jaren was het gemiddeld aantal bezoekers 2.600 tijdens de eerste dag en 2.000 deelnemers de tweede dag. Het spreekt voor zich dat een congresaccommodatie aan een minimale afmeting moet voldoen om dit aantal deelnemers te huisvesten, daarnaast moeten zaken als garderobe, sanitaire voorzieningen en parkeergelegenheid hierbij aansluiten. Wij houden hierbij de volgende kerngetallen aan: accommodatie ongeveer 3.000 m2 à 3.500 m2, parkeerplaatsen voor 1.250 auto’s, bij voorkeur direct gelegen aan de locatie en opstelplaatsen voor 50 (pendel)bussen.
  • Met uitzondering van de vierjaarlijkse gemeenteraadsverkiezingen vindt het congres tijdens de eerste of tweede week van juni plaats, afhankelijk van Pinksteren. De ervaring leert dat er gemiddeld 14 dagen inclusief weekend nodig zijn voor opbouw, uitvoering en afbouw. Gedurende die periode moet er een optie op de locatie zijn. Voor het congres van 2020 houdt dit het volgende in: het congres vindt in principe op dinsdag 9 en woensdag 10 juni 2020 plaats. Dit betekent dat er een optie op de locatie moet zijn van vrijdag 29 mei t/m vrijdag 12 juni 2020.
    In noodgevallen kan het congres een week later plaatsvinden.
  • De zaalhuur en kosten die nodig zijn om de locatie volledig geoutilleerd op te leveren, zijn uiteraard een essentieel onderdeel in de overweging.
  • Alle benodigde technische voorzieningen (audiovisueel, geluid, infostands, etc.) worden door de VNG zelf bepaald en ingehuurd. Wanneer het arbeidsloon van overige leveranciers (catering, bewaking, parkeerwachters, etc.) niet marktconform is, houdt de VNG zich het recht voor om andere leveranciers in te huren dan de locatie heeft aangeboden.

Beursaccommodatie

Op de informatiebeurs worden deelnemers ’s ochtends ontvangen en kan men gedurende verschillende momenten netwerken. Ook kunnen de deelnemers beide dagen op de beursvloer lunchen aan statafels. De standhouders die aanwezig zijn, geven informatie over de diensten en producten die zij aanbieden en maken via hun financiële bijdrage de exploitatie van het congres sluitend. Wij hebben hiervoor 160 standhouders nodig en gaan daarbij uit van een beursruimte van eveneens 3.000 à 3.500 m2. De VNG is verantwoordelijk voor het werven van de standhouders.

Hotelaccommodatie

Jaarlijks blijven circa 1.250 deelnemers in of om de gastgemeente(n) overnachten. De beschikbaarheid van ten minste 1.250 hotelkamers in een straal van 30 km wordt als belangrijk ervaren.

Middagprogramma

Vanaf 2018 organiseren de gastgemeenten ruim 40 middagsessies samen met de VNG. Deelnemers bezoeken hierbij een themagerelateerde locatie. Naast een (kort) inhoudelijk programma, krijgen de deelnemers bijbehorende praktijkvoorbeelden te zien en te horen. Kortom, een combinatie van inhoud en bijbehorende praktijkvoorbeelden inclusief rondleiding en/of bezichtiging. De VNG levert de thema’s aan en in nauwe samenwerking met de gastgemeente(n) worden er vervolgens thema gerelateerde locaties gezocht.

Voor het bidbook hoeft over het middagprogramma voorlopig nog niets te worden ingevuld. Het middagprogramma wordt later afhankelijk van het congresthema met de gastgemeente(n) ingevuld.

Ontvangst en avondprogramma

De organisatie van de ontvangst 's avonds (toegankelijk voor alle deelnemers) en het avondprogramma (deelname alleen voor congresdeelnemers die zich hebben ingeschreven) ligt bij de gastgemeente. De ontvangst kan het beste gezien worden als een bijeenkomst met een hapje en een drankje, terwijl het avondprogramma een uitgebreid buffet of diner met muzikale omlijsting kent. De kosten voor de ontvangst komen volledig ten laste van de gastgemeente(n), terwijl voor het avondprogramma per deelnemer een bijdrage van € 42,50 (exclusief eventuele indexatie) van VNG Congressen komt. Mogelijke sponsoring gaat alleen in overleg met VNG Congressen.

Gemeentelijke begeleiding

In de aanloop naar het congres is er maandelijks overleg tussen vertegenwoordigers van de gemeente en vertegenwoordigers van de VNG en van VNG Congressen om de voortgang van de werkzaamheden met elkaar af te stemmen. Deze overleggen vinden plaats in de gastgemeente(n), die voor de vergaderaccommodatie en verslaglegging zorgt.

Geografische spreiding

De VNG probeert bij de toewijzing van het VNG Jaarcongres aan een gastgemeente zoveel mogelijk de regio waar het congres plaatsvindt jaarlijks te laten variëren. Hoewel dit niet altijd van doorslaggevende betekenis is, kan het wel een rol spelen in de uiteindelijke besluitvorming.


De VNG behandelt uw kandidaatstelling als gastgemeente vertrouwelijk.

Meer informatie