De gemeentesecretaris als onbaatzuchtige adviseur

Auteur: Paul van der Zwan | Beeld: © Jiri Büller

Nummer 6, 6 april 2018

Binnenkort krijgen de 335 gemeenten waar raadsverkiezingen zijn geweest nieuwe colleges. Een spannende tijd breekt aan voor partijen, maar ook voor ambtenaren. Want wat betekenen die nieuwe colleges, wethouders en akkoorden voor hen? VNG Magazine sprak erover met Martien van der Kraan, gemeentesecretaris in Dordrecht. 


De verkiezingscampagnes zijn voorbij, de uitslagen van de raadsverkiezingen zijn bekend. Lang feesten of treuren is er niet bij, er moeten nieuwe colleges komen. Die kunnen op de oude voet verder gaan, maar het roer ook drastisch omgooien. Of iets ertussenin natuurlijk. 
Al naargelang de grootte van de veranderingen heeft dat consequenties voor gemeenteambtenaren. Het geduld van velen van hen wordt op de proef gesteld. Gemeentesecretarissen spelen een grote rol in de toekomstige relatie tussen college en ambtenaren. Martien van der Kraan weet het uit ervaring, hij zat aan beide kanten: van 1996 tot 2001 als wethouder van Nootdorp en sinds 2012 als gemeentesecretaris van Dordrecht.

Binnen afzienbare tijd zijn er nieuwe colleges van B en W. Hoe spannend is dat voor gemeentesecretarissen?
‘Het houdt hen zeker bezig, er wordt onderling over gesproken binnen bijvoorbeeld de G40 en ook in de Regio Drechtsteden. De context verschilt natuurlijk per gemeente en per organisatie. Voor raadsleden en wethouders is het uiteraard veel spannender. En wat te denken van bijvoorbeeld voorlichters en wethoudersassistenten? Zij werken één op één samen met wethouders. Voor hen kan er echt iets veranderen.’

Waar hangt het vanaf hoe spannend het wordt voor gemeentesecretarissen?
‘Dat wordt bepaald door hoe zij ertegen aankijken. Zijn zij bezorgd over een wending in het bestuur, over de continuïteit ervan of over een veranderende opgave? Die zorgen zijn hier in Dordrecht in het verleden wel geweest.’

Wanneer was dat?
‘In 2010, ik was hier toen nog geen gemeentesecretaris, deed de lokale partij Beter voor Dordt (BVD) mee met de verkiezingen. Zij werd met 15 van de 39 zetels de grootste in de raad. Dat was nieuws, hoor, ook landelijk; het was dat jaar de grootste lokale winnaar van het land. Voorheen maakten de grote landelijke partijen hier de dienst uit, nu was ineens een lokale partij de grootste. Dat zou wat doen met het college, dat kon niet anders.’

Waar zat hem het verschil precies?
‘BVD, dat drie van de vijf wethouders leverde in het nieuwe college, wilde 
bijvoorbeeld niet meer bouwen in de polder, het groen daar moest behouden blijven. Dat was een ware trendbreuk. Daarnaast was die partij van plan zich anders te verhouden tot de stad: ideeën moesten daarvandaan komen. Dan praat je toch wel over een andere bestuursstijl. Dat vergde lenigheid van de organisatie om mee te bewegen.’

Grote plannen maken zonder overleg met inwoners was er niet meer bij

Hoe verliep dat?
‘Het begin ervan heb ik niet meegemaakt, maar het bleek een kwestie van vlijt. Wil het college niet bouwen in de polder, dan krijgt het steun van de organisatie, die ervoor is opgeleid om te helpen de alternatieven uit te werken. Dat is grofweg het normale werk van ambtenaren. Dat is uiteindelijk goed verlopen. Maar een beleidsmatige trendbreuk kan natuurlijk ook zo groot zijn dat de organisatie die niet aankan. Vermoedelijk zit die angst er altijd wel een beetje in bij het wisselen van colleges.’

En de aanpassing aan de nieuwe bestuursstijl?
‘Een ambtelijke organisatie kan uiteraard niet anders met de stad en haar inwoners omgaan dan het college. Die aanpassing was voor de ambtenaren veel taaier dan de veranderingen in het beleid. Zij moesten zich realiseren dat zij in het verleden op dat gebied niet iets fout hadden gedaan, maar dat het college het nu eenmaal anders wilde. Het wilde initiatieven vooral uit de stad ophalen en beoordelen op wat er wél kan en niet zozeer op wat niet mogelijk is. Grote plannen maken zonder overleg met  inwoners was er niet meer bij. Ambtenaren gingen dus veel vaker de stad in om naar bewoners te luisteren. Daarnaast keek het college wat de stad zelf kon betekenen bij het uitwerken ervan. Dat is tegenwoordig gewoon maar zo’n acht jaar geleden niet.’

Welke rol speelt vertrouwen van het college in de ambtelijke organisatie daarbij?
‘Dat is natuurlijk een belangrijk aspect wanneer er sprake is van een cultuuromslag: denken het college en de raad dat de organisatie haar werk loyaal kan uitvoeren? Dat schuurt vaak in Nederland. Het is de taak van de gemeentesecretaris om dat vertrouwen te bewerkstelligen, dus het vertrouwen van het college en de raad in de professionaliteit van de ambtenaren en het vertrouwen van de organisatie in het college.’ 

Hoe doet een gemeentesecretaris dat?
‘Door met het nieuwe college te praten over de nieuwe bestuurlijke opdrachten en, in het geval van Dordrecht in 2010, over hoe ze die samen met de stad willen uitvoeren en over wat het college vraagt van de organisatie. Weet je dat, dan heb je de basis om tot elkaar te komen en het vertrouwen te laten groeien. Dat lukt doorgaans wel. Ook in Dordrecht, merkte ik bij mijn aantreden in 2012.’

Gaat het altijd zo makkelijk?
‘Nee hoor, dat weet ik uit mijn ervaring als wethouder van het toenmalige Nootdorp, dat destijds zevenduizend inwoners telde. Die gemeente kreeg medio jaren negentig een enorme Vinex-taakstelling. Er moest veel op zijn kop, we gingen van beheer- naar ontwikkelgemeente. Dat kon niet met de toenmalige organisatie. In zo’n geval moet de organisatie niet te horen krijgen dat zij niet deugt, maar moet je je richten op hoe die opdracht wel uitgevoerd kan worden. We besloten het wel samen met onze ambtenaren te doen. We kozen voor een buitenboordmotor, een extern projectbureau dat samenwerkte met de organisatie. Mensen van het projectbureau én ambtenaren gingen naar gesprekken met bijvoorbeeld kerken en voetbalverenigingen die grond moesten prijsgeven. Ik weet nog wel dat de gemeentesecretaris veel heeft moeten doen om dat in goede banen te leiden.’

Veel colleges zullen uit ongeveer dezelfde partijen bestaan als in de vorige periode, maar wellicht met nieuwe collegeleden. Een makkie voor de gemeentesecretaris en de ambtenaren?
‘Dat ook weer niet, nieuwe collegeleden moeten natuurlijk wel de kans krijgen om te aarden. Daar kun je hen als gemeentesecretaris bij helpen. Het scheelt natuurlijk wel of alle collegeleden nieuw zijn of maar enkele. De gemeentesecretaris kan helpen, als adviseur. Hij kan makelen aan twee kanten, bij het college en bij de ambtenaren, en hen laten beseffen dat ze het vooral samen moeten doen. Acht jaar geleden heeft het hier op onderdelen wel gebotst. Het volledige vertrouwen van nieuwe collegeleden dat de organisatie hen wel kon bijstaan, ontbrak. Dat had zijn weerslag op directeuren en managers. Op dat moment moet je als gemeentesecretaris veiligheid brengen en staan voor de organisatie.’

Een wethouder heeft niets aan meelopers, wel aan scherpe adviseurs

Hoe zorg je dan voor veiligheid?
‘Ik ben zelf wethouder geweest, en besef dus goed dat wethouders vaak een drang hebben om iets te realiseren. Ze weten niet altijd waar de grens ligt van wat ze van ambtenaren kunnen verwachten. Het is belangrijk dat ambtenaren dat duidelijk maken; een wethouder heeft niets aan meelopers maar wel aan scherpe adviseurs. Die wetenschap kan ambtenaren zekerheid bieden.’

Wat raadt u gemeentesecretarissen aan te doen als het nieuwe college er is?
‘Alles begint met goed contact tussen het college en ambtenaren. Gemeentesecretarissen moeten beide erop wijzen dat ze niet te lang wachten met een afspraak. Het kan geen kwaad om instructies te maken voor wethouders en ambtenaren die hen ervan overtuigen dat het belangrijk is om te durven leren en luisteren, en ook om los te laten.’ 

Een college kan een heel ander programma hebben dan voorheen. Wat betekent dat voor de gemeentesecretaris?
‘Het is de taak van de gemeentesecretaris, maar ook van ambtenaren, om mee te denken. Ook als er inhoudelijke verschillen zijn ten opzichte van het beleid waaraan zij gewend waren. Het is van belang dat zij zich kwetsbaar op durven te stellen en hulp durven te vragen. Laat collegeleden weten welke vragen je hebt bij het nieuwe beleid.’

Hoe kunnen zij het nieuwe beleid snel in de vingers krijgen?
‘Door te oefenen. Organiseer leerkringen met wethouders, durf te evalueren en kritisch te zijn. Ga samen naar buiten. Op dit moment vormt de Omgevingswet een prachtige proeftuin om te bezien hoe wethouders en ambtenaren hun rollen kunnen vervullen.’

Wat als het nieuwe beleid je niet aanspreekt?
‘Dan kun je natuurlijk opstappen. Dat heb ik in 2012 zelf gedaan in mijn periode als interim-secretaris van de provincie Zuid-Holland. Er kwam een college van Gedeputeerde Staten dat zich heel anders wilde gaan verhouden tot buiten, vooral tot de gemeenten. Ze vroegen mij om hun te adviseren hoe ze een andere agenda konden opstellen. Ik heb hen en de ambtelijke organisatie op weg geholpen, maar kwam er na een jaar achter dat ik niet de juiste man was op dat moment. Naar voren kijken en gewoon praktisch aan de slag was niet de gewenste koers. Toen ben ik, in goed overleg, vertrokken.’

De huidige coalitie behoudt in Dordrecht haar meerderheid. Een aardverschuiving in de coalitie zit er niet in?
‘Dat verwacht ik niet, nee. Erg nerveus was de ambtelijke organisatie al niet voor eventuele rigoureuze veranderingen in het college of zijn programma, en dat zal door de verkiezingsuitslag niet veranderd zijn. Ik had in ieder geval een goed gevoel, want de organisatie is goed voorbereid op vragen van een nieuw college.’ 

Hoe zag die voorbereiding eruit?
‘We hebben in beeld gebracht wat er op Dordrecht afkomt. We hebben de politiek voorgehouden dat we een flexibele en lenige organisatie zijn en dat we in de fase van coalitiebesprekingen en ook daarna bereid zijn wat voor hen te betekenen. We hebben ook geschetst hoe de gemeente er financieel voorstaat. Daarvan maken we een update als de coalitie wordt gevormd. Als we aan tafel worden gevraagd bij de raad of de coalitie, hebben we onze antwoorden al klaarliggen.’

Heeft u nog een slotadvies aan gemeentesecretarissen?
‘Breng rust en maak duidelijk dat de burgemeester, het college, de raad en de ambtenaren het met elkaar moeten doen. Doe dat onbaatzuchtig maar als scherpe adviseur. Zo kom je het verst.’