In de rubriek ‘Vraag het de jurist’ buigen juristen van de VNG zich over vragen rond toezicht en handhaving die leven bij gemeenten. Corine Bartlema, als jurist verbonden aan team Naleving Wmo en Jeugdwet, beantwoordt deze maand de vraag wie zorg draagt voor de archiefbescheiden als toezicht regionaal wordt georganiseerd?
Steeds vaker organiseren gemeenten het toezicht op de Wmo en Jeugdwet regionaal. Dit kan op verschillende manieren. Zo kiest de ene gemeente ervoor het rechtmatigheids- en kwaliteitstoezicht bij een inkooporganisatie of de centrumgemeente te plaatsen. Andere gemeenten kiezen er weer voor het kwaliteitstoezicht bij de GGD te beleggen en rechtmatigheidstoezicht zelf te organiseren. In alle gevallen moeten gemeenten (en GGD) goede afspraken met elkaar maken over onder meer de vraag: wie is verantwoordelijk voor het beheer en vernietiging van archiefbescheiden?
In dit geval onderscheiden we 3 partijen:
- Het college van B&W;
- De toezichthouder;
- De GGD/inkooporganisatie (gemakshalve refereren we hier alleen naar de GGD).
De toezichthouder bepaalt op grond van artikel 5.1.5 lid 2 Wmo 2015 zelf welke gegevens nodig zijn, hoe deze worden verwerkt en in hoeverre deze gedeeld worden met het college van B&W voor het al dan niet nemen van een handhavingsbesluit. Op grond van artikel 5.3.4 lid 1 Wmo 2015 bewaart de toezichthouder de persoonsgegevens voor 15 jaar.
Het college is verantwoordelijk voor de organisatie van toezicht en biedt een belangrijke ondersteunende rol. Zij verzorgen systemen waarin stukken worden vastgelegd en zorgen voor de technische en organisatorische beveiliging. Deze rol is faciliterend: de eindverantwoordelijkheid voor de inhoud en verwerking blijft bij de toezichthouder (Kamerstukken II 2013/14, 33811, nr. 3, p. 174, artikel 4). Indien het college het toezicht bij de GGD belegd, voert de GGD deze taak in mandaat uit. Dit betekent dat de GGD het toezicht uitvoert en toezichthouders aanwijst, maar het college wel verantwoordelijk blijft voor het toezicht.
Zodra de toezichthoudende ambtenaren klaar zijn met hun onderzoek is het college op grond van de Archiefwet 1995 zorgdrager voor de archiefbescheiden, zoals de rapportages en onderliggende stukken (Artikel 3 Archiefwet 1995 jo. Artikel 30 Archiefwet 1995). Als de GGD het toezicht in mandaat uitvoert, dient de toezichthouder de stukken in principe over te dragen aan het college. Het college beheert de stukken voor 15 jaar draagt zorg voor een tijdige vernietiging. In de praktijk zien we dat de GGD en het college samen afspreken dat de GGD de archiefbescheiden in beheer neemt.