Contractuele mogelijkheden aanpassen van software aan de Omgevingswet

Als uw gemeente standaard software heeft en/of wilt zijn er vier contractuele mogelijkheden om uw Omgevingswet software te vernieuwen. De keuze voor de mogelijkheden is afhankelijk van de totale geschatte waarde van de aanbesteding. Dat wil zeggen de implementatie, aanschaf en beheer van producten en bijbehorende dienstverlening, over de gehele looptijd inclusief optionele verlengingen.

1. Aanpassing software is mogelijk binnen het contract met uw huidige leverancier(s).
   Dit is afhankelijk van diverse variabelen binnen uw contract en gemeente. Het verdient aanbeveling dit uit te zoeken met hulp van uw inkoopadviseur. Het kan bijvoorbeeld zijn dat dit mogelijk is doordat de aanpassing niet valt onder een ‘wezenlijke wijziging’.
2. Verwerving software door enkelvoudig onderhandse aanbesteding.
   De financiële grens voor een enkelvoudig onderhandse aanbesteding - en de regels voor uitzonderingen hierop - is binnen uw eigen organisatie vastgesteld. Om uitzondering op deze grens te maken dienen hiervoor de lokale regels en procedures op juiste wijze te zijn doorlopen.
3. Verwerving software door meervoudig onderhandse aanbesteding.
   De financiële grens tussen enkelvoudig en meervoudig onderhandse aanbesteding is binnen uw eigen organisatie vastgesteld.
4. Verwerving software middels een Europese aanbesteding.
   Vanaf 214.000,00 euro excl. btw (2020 grenzen product- en dienstverlening, over de gehele looptijd) moet de organisatie zich houden aan de Europese aanbestedingswet- en regelgeving. Zie voor de aanbestedingsregels ook de Pianoo website.

Afwijken op uw lokale inkoop- en aanbestedingsbeleid en binnen de Europese aanbestedingswet- en regelgeving

Afwijken op het lokale inkoop- en aanbestedingsbeleid of afwijken binnen de Europese aanbestedingswet- en regelgeving is slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is (bijvoorbeeld bij bijzondere omstandigheden). Bij een dergelijk afwijkingsbesluit dient een toets op geldende wet- en regelgeving te worden gedaan, de juiste procedure te worden doorlopen én ingeschat te worden of u inderdaad zeker weet dat een eventuele gang naar de rechter door derden onsuccesvol zal zijn. Dit vereist overleg met uw inkoopjurist.

Overeenkomende verwervingsdocumenten

Door de verplichtingen uit de Omgevingswet krijgt iedere gemeente te maken met het inkopen van Omgevingswetsoftware. Door samen te werken, informatie te delen en zo veel mogelijk op elkaar lijkende verwervingsdocumenten op te stellen kunnen gemeenten gemakkelijker komen tot een reële en complete uitvraag. Bijkomend voordeel van samenwerking tussen gemeenten op dit gebied is dat leveranciers herkenbare uitvragen vanuit verschillende gemeenten ontvangen en er daardoor sneller en beter op kunnen reageren. Dit is handig, maar ook noodzakelijk gezien het verwachte volume aan uitvragen op het gebied van Omgevingswetsoftware.

Casco verwerving Omgevingswet software

Om te kunnen aansluiten op de Landelijke voorziening van het DSO en de Landelijke voorziening bekendmaken en beschikbaar stellen (LVBB) moeten gemeenten software aanschaffen of aanpassen.
Om gemeenten hierbij te ondersteunen heeft VNG een casco ontwikkeld. Het casco is een voorbeeldstructuur voor het verwervingsdocument voor Omgevingswet software.

Voorbeeld ter inspiratie

Het ‘Casco verwerving Omgevingswetsoftware’ dient als voorbeeld voor gemeenten bij de verwerving van software voor de Omgevingswet. Het kan gebruikt worden in de volgende situaties:

• Offerteaanvragen ten behoeve van de contractaanpassing vanwege niet wezenlijke wijziging van software als gevolg van de invoering van de Omgevingswet;
• Offerteaanvragen ten behoeve van de Enkelvoudige/Meervoudige onderhandse aanbesteding van software als gevolg van de invoering van de Omgevingswet;
• Offerteaanvragen ten behoeve van de Europese openbare aanbesteding van software als gevolg van invoering van de Omgevingswet.

Het casco dient ter inspiratie. Het is niet bedoeld als enige mogelijke structuur, het staat gemeenten vanzelfsprekend vrij om hier vanaf te wijken. Het casco is een groeidocument dat op basis van voortschrijdend inzicht door de VNG wordt aangepast; feedback is dan ook altijd welkom.

Versneller verwerven software Omgevingswet

VNG biedt een zogenaamde 'versneller' aan voor het opstellen van een standaard document om Omgevingswet software te verwerven. Deze versneller begon als een workshop waar meerdere gemeenten hun verwerving met elkaar en met collectieve instrumenten van VNG bespraken en beter konden voorbereiden.

Ondertussen blijkt dat gemeenten ook behoefte hebben aan een minimaal standaard verwervingsdocument. Dit verwervingsdocument kan gebruikt worden bij contractaanpassingen, enkelvoudig of meervoudig onderhandse offerteaanvragen of Europese aanbestedingen. Dit document wordt in mei 2020 online gezet. De content en keuzes in de content zullen in de loop van Q2 verder worden geüpdate.

Meer informatie

• Casco verwerving Omgevingswet software
• Handreiking verwerven Omgevingswet software
• VNG biedt de Versneller (workshop en/of standaard verwervingsdocument) aan gemeenten aan, zodat gemeenten sneller een standaard verwervingsdocument kunnen opstellen. Indien u geïnteresseerd bent, kunt u dat aangeven door een mail te sturen naar omgevingswet@vng.nl.