donderdag 24 november 2022

Deze FAQ is voor het laatst bijgewerkt op 9 december 2022.

De veelgestelde vragen en antwoorden zijn in deze FAQ opgesomd en voor uw leesgemak van een kort antwoord voorzien. Omdat de vragen kort en in algemene zin beantwoord zijn en niet op uw specifieke situatie geënt zijn, kunnen aan deze FAQ geen rechten ontleend worden. De FAQ kan niet losgezien worden van de aanbestedingsstrategie en het aanmeldingsformulier voor GT Connect 2. We raden u dan ook aan deze door te nemen.

Om snel te zien of uw vraag ertussen staat, kunt u gebruik maken van de categorieën:


Aanmelden voor deelname

1. Tot wanneer is aanmelden voor deelname aan GT Connect 2 mogelijk?

De sluitingsdatum voor het aanmelden voor deelname aan GT Connect 2 is te vinden op zowel de website als in het aanmeldingsformulier.

2. Welke randvoorwaarden worden gesteld om deel te nemen aan GT Connect 2?

GT Connect 2 verwerft functionaliteit in bouwstenen als aanvulling op en in koppeling met Microsoft Teams, als het bestaande telefonieplatform bij deelnemers. De aanschaf van Microsoft Teams, en de benodigde licenties om Microsoft Teams in te zetten als telefonieplatform, valt buiten de scope (omvang) van deze aanbesteding. Randvoorwaarde voor deelname aan GT Connect 2 is dat deelnemers zelf zorg hebben gedragen voor de rechtmatige aanschaf van Microsoft Teams en de benodigde licenties om Microsoft Teams in te zetten als telefonieplatform.

3. Welke licenties zijn er nodig om Microsoft Teams in te zetten als telefonieplatform?

Het inzetten van Microsoft Teams als telefonieplatform vereist de volgende licenties:

Een medewerker heeft een Microsoft Phone System-licentie nodig om buiten de organisatie te kunnen bellen via het Microsoft Teams telefonieplatform. De in gebruik zijnde Microsoft 365-licenties bepalen of er een Phone System-licentie voor een medewerker moet worden aangeschaft:

  • Medewerker gebruikt een Microsoft 365 E1- of E3-licentie: aanschaf Phone System-licentie vereist.
  • Medewerker gebruikt een Microsoft 365 E5-licentie: Phone System-licentie is inbegrepen in de E5-licentie en hoeft dus niet te worden aangeschaft.

Binnen het Microsoft Teams telefonieplatform kan gebruik worden gemaakt van keuzemenu’s en wachtrijen. Per keuzemenu en wachtrij/groepsschakeling is een Microsoft Teams Phone Resource Account-licentie nodig.

Deelnemers die gebruik maken van Microsoft Teams telefonie beschikken sowieso over 25 stuks Phone Resource Account licenties. Per tien stuks in gebruik zijnde Phone System-licenties wordt dit aantal (kosteloos) aangevuld met één. Overstijgt het aantal te configureren keuzemenu’s en/of wachtrijen het aantal beschikbare Phone Resource Account-licenties, dan moeten extra licenties worden aangeschaft.

4. Zijn de te verwachten toekomstige wijzigingen in de ICT-omgeving kenbaar te maken bij aanmelding?

Na het uitspreken van de intentie tot deelname aan GT Connect 2 ontvangt u het uit te voeren pre-assessment om de volwassenheid te bepalen van (de ICT-omgeving van het bestaande Microsoft Teams telefonieplatform van) uw organisatie. Op basis daarvan kan worden vastgesteld wat er nodig is om tot succesvolle implementatie van GT Connect 2 te komen. In dit pre-assessment kan tevens beschreven worden hoe de huidige ICT-omgeving eruitziet en wanneer en welke wijzigingen er in de toekomst worden verwacht.

5. We zijn van plan mee te doen aan deze aanbesteding, maar hebben op dit moment nog een lopende overeenkomst. Hoe maak ik dat kenbaar?

Zowel op het aanmeldingsformulier als in het pre-assessment bestaat de mogelijkheid de startdatum (dat wil zeggen: de datum waarop uw organisatie niet langer verplichtingen heeft aangaande lopende overeenkomsten) dan wel het einde van de looptijd van huidige contracten, op te nemen.

6. Tot wanneer kunnen we ons aanmelden voor deelname als we pas in een volgende batch willen deelnemen aan de aanbesteding?

Ook wanneer u pas in een eventuele volgende batch wilt deelnemen aan de aanbesteding, is het aan te raden u zo spoedig mogelijk aan te melden voor deelname. Mede op basis van de aanmeldingen voor eventuele volgende batches wordt het projectteam in staat gesteld te bepalen wanneer zij hiervoor de voorbereidingen dient te treffen. Zie verder ook de antwoorden op vragen 1 en 5.

7. We zijn lid van een samenwerkingsverband. Is het alleen mogelijk om als individu of ook als samenwerkingsverband aan te melden?

Het is lastig een kort en duidelijk antwoord op deze vraag te geven want er zijn veel verschillende mogelijkheden. Deze zijn afhankelijk van, onder andere, de wens van de individuele organisatie en het mandaat dat het samenwerkingsverband heeft. Bij vragen over uw situatie kunt u het best contact opnemen met het projectteam via gtproject@vng.nl.

8. Hoe wordt bepaald welke 50 deelnemers in de eerste aanbesteding mee kunnen doen?

De keuze voor welke 50 deelnemers in welke aanbesteding meedoen is van meerdere factoren afhankelijk. Een van die factoren is de afloopdatum van huidige overeenkomsten van deelnemers. Als u graag aan de eerste aanbestedingsronde wilt deelnemen, is het van belang dat dit duidelijk blijkt uit zowel het aanmeldingsformulier (bij Startdatum) als het pre-assessment (bij Einde looptijd). Tevens raden we u aan hierover met het projectteam in contact te treden via gtproject@vng.nl. Om de exacte omvang van de inkoopbehoefte mee te kunnen geven aan de markt, is het tevens van belang dat u het pre-assessment tijdig zo volledig mogelijk heeft ingevuld.

9. Is het mogelijk om na aanmelding en/of het uitvoeren van de pre-assessment nog af te zien van deelname?

De voorwaarden die in een dergelijk geval van toepassing zijn, zijn te vinden in het aanmeldingsformulier.

Kosten

10. Welke kosten zijn verbonden aan deelname aan GT Connect 2?

GT Connect 2 wordt als collectief in de markt gezet. Grote gemeenten dragen bij aan een groter volume/ meer omvang. Op basis daarvan zorgen zij, naar verwachting, voor een lagere inkoopprijs (de kosten voor afname van de diensten). De kleinere gemeenten profiteren mee van deze lagere inkoopprijs. De kosten zijn daarom voor iedere deelnemer gelijk. De kosten per deelnemer zijn berekend op basis van 50 deelnemers die in de aanbesteding meedoen en staan vermeld in het aanmeldingsformulier.

Per deelnemer bestaan de kosten uit:

  • deelname aan de aanbesteding;
  • implementatieondersteuning.

In de genoemde posten zijn de volgende kosten niet opgenomen:

  • de aanschaf van Microsoft Teams;
  • de benodigde licenties om Microsoft Teams in te zetten als telefonieplatform (zie ook het antwoord op vraag 3);
  • kosten voor de afname van de diensten, zoals verworven onder GT Connect 2, tijdens de looptijd van de overeenkomst.

11. Wat gebeurt er met de kosten per deelnemer als minder dan 50 deelnemers aan een aanbesteding meedoen?

De kosten voor het voorbereiden en uitvoeren van de aanbesteding (in het aanmeldingsformulier opgenomen als ‘kosten voor deelname aan de aanbesteding’) worden in dat geval gedeeld door minder dan 50 deelnemers. Daardoor stijgen de kosten per deelnemer om het geheel dekkend te laten zijn. In een dergelijke situatie neemt het projectteam zo spoedig mogelijk met de betreffende deelnemers op. De kosten voor implementatieondersteuning per deelnemer veranderen niet. We verwachten op basis van de getoonde interesse dat het niet aannemelijk is dat minder dan 50 deelnemers meedoen aan de aanbesteding.

12. Is het mogelijk een prijsrange per bouwsteen af te geven?

Vanwege de mogelijk commerciële gevoeligheid van de informatie die is verkregen in de marktconsultatie is het op dit moment niet mogelijk hier informatie over te delen.

13. Wordt er in een opvolgende aanbesteding een prijsplafond opgenomen?

Er zijn veel factoren die bepalen of het in een eventuele opvolgende aanbesteding realistisch is om een prijsplafond op te nemen. Zo is op dit moment niet bekend of er een opvolgende aanbesteding komt, welke deelnemers daar dan aan meedoen en welke scope (omvang) de betreffende aanbesteding omvat. Op basis van de marktconsultatie(s) wordt verwacht dat er voldoende animo in de markt is om marktwerking te laten plaatsvinden. Er is daarom op dit moment geen sprake van het idee een zogenoemd prijsplafond op te nemen.

Scope (omvang van de aanbesteding)

14. Op welke wijze worden we geïnformeerd van de scope (omvang) van de aanbesteding?

Op vrijdag 4 november 2022 is de aanbestedingsstrategie v1.0 op de website gepubliceerd. In deze aanbestedingsstrategie is de scope (omvang) in de vorm van zes bouwstenen op hoofdlijnen beschreven. Met het vaststellen van de aanbestedingsstrategie is de fase van start gegaan waarin het beschrijvend document wordt opgesteld.

Het projectteam wordt (ook) in die fase inhoudelijk bijgestaan door vertegenwoordigers van de diverse gemeenten en aan gemeenten gelieerde organisaties in de vorm van een klankbordgroep. De klankbordgroep levert input en geeft advies aan het projectteam, dat dient als input voor toekomstige eisen en wensen. Het projectteam vertaalt deze input en dit advies naar de uiteindelijke aanbestedingsdocumenten.

We houden u graag op de hoogte van de voortgang van het project. Dit doen we via de website en per e-mail. Bent u nog niet ingeschreven voor deze e-mailservice, dan kunt u dat doen via dit formulier. Daarbij organiseren we webinars om toelichting te geven. Voor de meest recente data kijkt u op de website.

15. Is het programma van eisen al gereed en kan deze gedeeld worden?

Het programma van eisen is vooralsnog pas beschikbaar op het moment dat de aanbesteding gepubliceerd is en wordt op voorhand niet beschikbaar gesteld. De aanbestedingsstrategie biedt voldoende houvast aan deelnemers om een keuze te maken zich al dan niet aan te melden voor deelname aan de aanbesteding. Op dit moment wordt de stuurgroep GT geraadpleegd over (de mogelijkheden van) het voorafgaand aan publicatie van de aanbesteding delen van (onderdelen van) het aanbestedingsbestek met de deelnemers. Hier komt het projectteam op terug in het eerstvolgende webinar of zoveel eerder als nodig.

16. We maken gebruik van Citrix. Hoe zorg ik ervoor dat Microsoft Teams telefonie goed functioneert binnen Citrix?

Microsoft heeft een aantal (optimalisatie)richtlijnen opgesteld voor het kwalitatief goed kunnen afhandelen van Microsoft Teams spraak- en videoverkeer binnen de volgende VDI-omgevingen: Azure Virtual Desktop, Citrix en VMware Horizon. Om erop te kunnen vertrouwen dat Microsoft Teams spraak- en videoverkeer volgens de vereiste kwaliteit wordt afgehandeld binnen uw VDI-omgeving, adviseren we om de richtlijnen van Microsoft nauwgezet te volgen en uw gecombineerde VDI/ MS Teams omgeving daar waar nodig te optimaliseren. Voor de (optimalisatie)richtlijnen voor Azure Virtual Desktop, Citrix en VMware Horizon verwijzen we naar de desbetreffende Microsoft-pagina.

17. Wordt er bij integratie van een applicatie gewerkt binnen de Microsoft Teams/ Klant Contact Center-oplossing of de geïntegreerde applicatie?

Dit hangt af van de te koppelen applicatie, als u benieuwd bent naar uw situatie neem dan contact met ons op.  

18. Waar wordt de Session Border Controller (SBC) door de leverancier afgeleverd?

De Session Border Controller kan zowel on premise als in de cloud worden afgeleverd. Per deelnemer wordt in overleg met de deelnemer bepaald wat de beste locatie voor de SBC is. Het heeft echter de nadrukkelijke voorkeur om de SBC af te nemen in de cloud.

Voor deelnemers aan GT Vaste Communicatie geldt een andere configuratie. Daar wordt vanuit de leverancier voor GT Vaste Communicatie een “direct route” geleverd.

19. Welke apparatuur kan worden afgenomen onder de bouwsteen Apparatuur?

De vierde bouwsteen omvat alle aan het telefonieplatform gerelateerde apparatuur die de deelnemer nodig heeft om de GT Connect 2 oplossing te gebruiken en daarmee Microsoft Teams als primair communicatieplatform in te zetten. Hierbij kan worden gedacht aan Microsoft Teams gecertificeerde vaste telefoontoestellen, headsets en conferencing hardware.

20. Kan een telefonist(e) beschikken over een vast telefoontoestel met voldoende (zelf in te richten) functietoetsen?

Een telefonist(e) kan uitgerust worden met een telefonisten-applicatie (bedienpost applicatie binnen Microsoft Teams) of een vaste telefoon. Beide componenten kunnen worden afgenomen binnen de bouwsteen Apparatuur.

21. Valt telefonie/spraak noodknop e.d. in liften onder de bouwsteen Apparatuur?

Telefonie/spraak noodknoppen vallen buiten de scope (omvang) van de aanbesteding. Via de bouwsteen Apparatuur is het wel mogelijk om een “IP-analoog interface” af te nemen. Hiermee is het mogelijk de bestaande telefonie/spraak noodknop in een lift aan te sluiten op de telefooncentrale (mits de noodknop beschikt over hetzelfde koppelvlak). Doorgaans communiceren telefonie/spraak noodknoppen niet via een telefooncentrale, maar via een mobiel (4G) netwerk of een separate telefoonlijn.

22. Is er in de aanbesteding een integratie met NCV (nood communicatieve voorzieningen, voorheen noodnet) voorzien?

Nee, dit is geen onderdeel van de aanbesteding. De noodcommunicatie verloopt via de separate NCV-infrastructuur.

23. In GT Mobiele Communicatie 3 is een vast-mobiel koppeling opgenomen. In hoeverre staat dat haaks op functionaliteit die wordt uitgevraagd in GT Connect 2?

Middels GT Connect 2 wordt de Teams client beschikbaar gesteld op de mobiele telefoon. Hiermee worden (mobiele) gebruikers onderdeel van de telefonieomgeving van de desbetreffende organisatie.

24. Welke dienstverlening valt onder de bouwsteen Dienstverlening?

Onder de dienstverlening in bouwsteen zes wordt onder meer verstaan:

  • Het op orde brengen van de openstaande punten uit het pre-assessment.
  • Het ondersteunen bij het realiseren van maatwerk-koppelingen met ICT-systemen en applicaties.
  • Het ondersteunen bij het implementeren van aanvullende/ afwijkende diensten en functionaliteiten.

Deze dienstverlening kan tijdens de gehele looptijd van de overeenkomst worden afgenomen. Dat geldt ook voor de diensten in de overige bouwstenen, met uitzondering van de bouwsteen Apparatuur. Apparatuur kan uitsluitend worden afgenomen bij aanvang van de opdracht.

Let op:
Het implementeren van de oplossingen, zoals geboden in bouwstenen 1 (Telefonie) en 2 (Klant Contact Centrum), valt onder deze bouwstenen zelf en behoort dus niet tot de bouwsteen Dienstverlening.
 

Overeenkomst

25. Wat is de looptijd van de overeenkomst?

Elke deelnemer sluit individueel een overeenkomst met één leverancier voor de initiële duur van vier jaar. De overeenkomst kan vervolgens twee keer met twee extra jaren worden verlengd. De overeenkomst kan aan het einde van de initiële looptijd of verlenging nog eens worden verlengd met zes maanden vanwege de transitie naar een opvolgende leverancier. De totale looptijd van de overeenkomst is daarmee maximaal acht jaar en zes maanden.

26. Is het mogelijk de looptijd van de overeenkomst aan te laten sluiten op de looptijd van de overeenkomst voor Microsoft producten?

Ingeval de wens bestaat de GT Connect 2-overeenkomst aan te laten sluiten op (start- of afloopdata van) andere (lopende of nog te sluiten) overeenkomsten door deelnemers behoort tot de verantwoordelijkheid van de deelnemers zelf.

27. Komt er een wachtkamerregeling per perceel?

Of gebruik wordt gemaakt van een zogenoemde wachtkamerovereenkomst of –regeling is mede afhankelijk van de wijze waarop de praktijktoets (ook wel proof of concept) wordt vormgegeven. Ingeval gebruik wordt gemaakt van een wachtkamerovereenkomst of –regeling, wordt hierop verder ingegaan in het aanbestedingsbestek.

Implementatie

28. Is het proces na gunning van GT Connect 2 vergelijkbaar met GT Print?

Nee, het proces na gunning van GT Connect 2 is niet vergelijkbaar met dat van GT Print. Voor gunning van een nadere overeenkomst per deelnemer wordt onder GT Print gebruik gemaakt van zogenoemde minicompetities die worden uitgevoerd conform de voorwaarden die daaraan gesteld zijn in de raamovereenkomst. In GT Connect 2 wordt direct na gunning van de aanbesteding per deelnemer een individuele overeenkomst gesloten met de leverancier die de beste prijs-kwaliteitverhouding heeft op het perceel waaraan de betreffende deelnemer heeft deelgenomen. Hier wordt dus geen gebruik gemaakt van minicompetities.

29. Vanaf welk moment is het mogelijk te starten met uitrol van de dienstverlening voor onze organisatie?

Na gunning van de individuele overeenkomst van een deelnemer kan worden overgegaan tot implementatie en uitrol van de dienstverlening. Zie verder ook de antwoorden op vragen 5 en 8.

30. Waar bestaat implementatieondersteuning door de VNG uit?

VNG zorgt na afloop van het aanbestedings- en contractteringsproces voor de start van de implementatie bij de deelnemer en de leverancier. Gedurende de implementatie monitort de VNG de voortgang en helpt in geval van problemen. Dit om ervoor te zorgen dat implementatie en gebruik van het gecontracteerde daadwerkelijk plaatsvindt.

Overige vragen

31. Hoeveel marktpartijen zijn er op de Nederlandse markt die een bewezen draaiende oplossing hebben?

De marktpartijen die het projectteam heeft gesproken tijdens de marktconsultatie hebben aangegeven een bewezen draaiende oplossing te hebben.

32. Is er een aanbestedingskalender beschikbaar?

De VNG heeft in het jaarplan 2023 opgenomen dat er een aanbestedingskalender wordt opgesteld. Het is nog niet bekend wanneer deze gepubliceerd wordt.

33. Staat het antwoord op uw vraag er niet tussen?

Voor overige vragen kunt u contact opnemen met het projectteam via gtproject@vng.nl.