00:00:03
Voice over: Grip op informatie. Een podcast van VNG met Desiree Groeneveld.

00:00:15
Desiree Groeneveld: ‘Informatie is voor de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen één van de belangrijkste middelen om producten en diensten te leveren aan de inwoners. Informatie is cruciaal om betrouwbaar, betrokken en deskundig te kunnen optreden richting inwoners, bedrijven en ketenpartners. Daarnaast wordt informatie ook gebruikt binnen de eigen organisatie om beleidsmatige beslissingen te nemen, te besturen én te controleren. Het beheren van die informatie is daarmee een belangrijk thema om als organisatie ‘in control’ te zijn. 

bumper

De VNG heeft om o.a. gemeenschappelijke regelingen bij het informatiebeheer te ondersteunen een workshop georganiseerd waarin het opstellen van het informatiebeheerplan centraal staat. 

Wat is een informatiebeheerplan precies en wat zijn de ervaringen met de workshop? 

Om antwoorden op deze vragen te krijgen heb ik drie gasten uitgenodigd. Over de workshop zelf en wat die inhoudt praat ik in eerste instantie met mijn collega Eunice Vink, VNG programmamanager Grip op Informatie en over de ervaringen met Bud Pronk van de Veiligheidsregio Amsterdam Amstelland en Eric van der Laan van de Veiligheidsregio Haaglanden 

Welkom!

00:01:26
Eric van der Laan: Dank je wel.

00:01:28
Desiree Groeneveld: Eunice, In het kort wat is een informatiebeheerplan eigenlijk?

00:01:34
Eunice Vink: Ja, kijk, wij zeggen altijd vanuit de VNG dat een informatiebeheerplan cruciaal is om je informatiehuishouding op orde te krijgen. Het is eigenlijk een stuurmiddel. Je moet het zien als ja, een boot op zee hè, als je geen roer hebt, ja, hoe krijg je die boot dan van A naar B? Dus wij zien het echt als iets wat nodig is om je informatiehuishouding op orde te krijgen. En in zo'n informatiebeheerplan. Eigenlijk is dat een overzicht. Je kan het bijna zien als kolommen, zeg maar, waar allerlei soorten informatie in staat. Je moet eigenlijk door je organisatie heen ploegen en dan kijk je dus ehm ja, wie is de eigenaar van die informatie? Wat is het belang van die eigen informatie? Dus moet je het langdurig bewaren, moet je het kort bewaren en. En vervolgens ga je dus ook opschrijven waar het te vinden is, die informatie. En zo kun je uiteindelijk over die informatie dus iets zeggen. Je kan het doorzoeken, maar je kan het ook eventueel vernietigen. Nou ja, daarom is een informatiebeheerplan noodzakelijk om je informatie op orde te hebben.

00:02:40
Desiree Groeneveld: Naast een plan is het ook een proces.

00:02:44
Eunice Vink: Ja, het is meer proces schema zou ik zeggen. En eigenlijk niet eens een proces. Geen mens meer een schema, een overzicht. Echt? Ja, je moet je voorstellen als bijna een Excel met kolommen, want dat is de minimale variant die we hebben. Maar je kunt het ook eventueel in de applicatie toevoegen. Maar het belangrijkste is dat het dat het ja, dat je niet weet waar je de informatie vandaan moet halen, waar die staat en hoe belangrijk die is voor je organisatie. We hebben namelijk echt 85%. Tot 90% van onze organisatie is eigenlijk weinig belangrijk. Zeggen we dat altijd onbelangrijk? Is dat een beetje? Niet zo netjes naar de collega's, maar weinig belangrijk. Dus dat betekent dat het. Het gaat met name om die laatste tien à 15%.

00:03:29
Desiree Groeneveld: Je zou zeggen je zou dus denken dat dat eigenlijk elke organisatie zoiets zou moeten hebben. Dus waarom dan toch een workshop organiseren?

00:03:38
Eunice Vink: Nou ja, in 2022 hebben wij een handreiking opgesteld, een handreiking Informatiebeheersplan En daar hadden we eigenlijk goede hoop bij. We dachten nou, dat gaat volop gebruikt worden. Maar na een tijdje bleek dat eigenlijk nauwelijks gebruikt te worden. En toen dacht ik ja, hoe kunnen we daar nou toch een beetje Ja meer aandacht aan besteden. Omdat wij dus nogmaals een belangrijk stuurmiddel vinden om je informatiehuishouding op orde te krijgen. En toen kwamen we in 2023 op het idee van goh, zou er niet misschien een workshop kunnen starten, zijn we toen begonnen met een eerste groep en dat ging eigenlijk heel erg leuk. En toen werd ik in 2023 al gebeld door de veiligheidsregio's. Die hebben een overkoepelend orgaan, zeg maar, wat zich bezighoudt met een aantal onderdelen en die belde mij. Is hij joh, zou je niet zo'n workshop ook voor veiligheidsregio's willen geven? En toen zei ik van nou dat vind ik wel leuk. Dus dat hebben we in 2024 gedaan en nou ja, zo zijn we eigenlijk met de workshops begonnen.

00:04:35
Desiree Groeneveld: En hoe ziet zo'n workshop er dan uit? Is het 111 op locatie workshop of is het online of kan het allebei?

00:04:44
Eunice Vink: Nee, het is digitaal. Uhm, het is. Eigenlijk bestaat het uit drie dagdelen van ieder ongeveer 3.00u. Daar zit tegenwoordig zes weken tussen minimaal. En dan heb je nog een stukje huiswerk, noemen we dat. Dat dat verschillend. Maar het belangrijkste is dat je commitment krijgt van je leidinggevende om in die periode te werken aan dat informatie beheersplan. En dat proberen we dan over een ja over over een termijn van ongeveer vier maanden uit te strijken. En dan na die drie sessies ben je niet klaar met je informatiebeheerplan. Maar je hebt wel een idee waar je het wil gaan opzetten of hoe je het wil gaan opzetten. En daarna moet je het nog verder invullen. En dat kan. Ja, kan heel kort zijn, maar het kan ook heel lang duren.

00:05:29
Desiree Groeneveld: En dan ga je het toepassen in je eigen organisatie. Eric en wat jullie hebben deelgenomen aan zo'n workshop? Hoe zijn jullie überhaupt erop gekomen om deel te gaan nemen aan deze workshop? Eric, wil jij beginnen?

00:05:41
Eric van der Laan: Ja, dat is goed. Wij zijn in 2023 op de hoogte gesteld van deze workshop door het NPV. Dat is het Nederlands Instituut voor Publieke Veiligheid, een kenniscentrum voor brandweerzorg en een crisis crisisbeheersing. En er was een landelijke OR landelijke bijeenkomst met veiligheidsregio's en het NPV over informatievoorziening en daar werd aangekondigd dat er een programma ging starten. Grip op informatie vanuit de VNG dus. Wij hebben daar informatie over opgevraagd om een beeld te krijgen van wat houdt dat in? En dat paste goed bij waar we op dat moment. Eind 2023 was dat waar we stonden. Dus op die manier zijn we daar over geïnformeerd en hebben wij ons daarvoor aangemeld.

00:06:32
Desiree Groeneveld: Bud, is het bij jou ook zo gegaan?

00:06:34
Bud Pronk: Nee, wij hebben een heel andere route gevolgd. Ik was als informatie beheerder op zoek naar informatie die ik kon toepassen in mijn organisatie. Ik kwam bij de VNG uit als een soort van kenniscentrum waar ik mijn vragen kon stellen. Ik heb me daar aangemeld op een gegeven moment en via de website van de VNG ben ik aangesloten bij diverse verschillende zaken en. Ja, hoe heet het, ik heb nu vijf webinars gevolgd en dit was er eentje van.

00:07:03
Desiree Groeneveld: Oké, en hadden jullie zelf al een beheersplan of beheer Informatiebeheerplan opgesteld? Of zijn jullie was het eigenlijk helemaal nieuw voor jullie en was dat ook een reden om deel te gaan nemen aan de workshop?

00:07:15
Bud Pronk: Nee, voor mij was het niet nieuw. Ik. Ik had al een eerste opzet in Excel opgezet en ik wilde deelnemen aan deze sessie om te kijken van zit ik een beetje op de goede weg en wat hebben anderen gedaan? Wat kan ik daar van meenemen? Leren om euh ja. Kijken hoe we het volledig konden maken.

00:07:37
Desiree Groeneveld: En bij jou Eric?

00:07:37
Eric van der Laan: Voor ons was het wel nieuw, maar we waren met heel veel activiteiten bezig op het gebied van informatiebeheer. Maar dat was dat was nog niet allemaal in een vanuit een samenhangend plan. En wij hadden eerder het jaar de inspectie, de Archief inspectie op bezoek gehad en daar hadden we over met gesprek over gehad. Hoe gaan we nou ons informatiebeheer verder organiseren en vormgeven? En daar kwam toen uit dat een van hun adviezen aanbevelingen was. Stel een informatie plattegrond op en daar zijn we toen naar gaan kijken hoe we dat konden doen. Daarna speelden nog allerlei andere zaken en toen die workshop voorbij kwam toen dachten we dat is een goede gelegenheid om al die onderwerpen waar we mee bezig zijn bij elkaar te brengen en dat in een samenhangend plan vorm te geven. En bovendien was er voor ons ook nog de zoektocht van hoe stel je zo'n informatie plattegrond aan op? En ook daar bleek uiteindelijk dat de workshop ons ontzettend heeft geholpen om dat vorm te geven.

00:08:39
Desiree Groeneveld: En hadden jullie al informatiebeheer in de organisatie georganiseerd, los van het informatiebeheer Plan. Ik hoor jou iets zeggen over een Excel bestand. Maar was dat ook het informatiebeheer?

00:08:50
Bud Pronk: Dat was in eerste instantie de aanzet voor het totale informatiebeheer.

00:08:54
Desiree Groeneveld: En hoe ziet het er überhaupt uit binnen jouw organisatie?

00:08:59
Bud Pronk: Wij hebben een afdeling Informatie en Innovatie. Dat zit eigenlijk alle segmenten binnen de organisatie in geborgd. En daar zijn op het ogenblik zo'n 24 personen dagdagelijks bezig, met welke vorm van informatie dan ook. Vanaf de creatie tot aan de vernietiging en alles wat er tussenin zit. Dus we pakken het heel serieus en heel breed op. Alleen om al die segmenten goed bij elkaar te krijgen heb je wel een format nodig waarlangs je gaat werken. Het informatie beheersplan is daar een goed voorbeeld voor.

00:09:32
Desiree Groeneveld: Oké, dat is een mooie aanvulling, ook daarop. Eric hoe was het bij jullie georganiseerd? Hoe is het bij jullie georganiseerd?

00:09:40
Eric van der Laan: Nou, we hebben nu een nieuwe vorm gekozen. We hebben sinds begin vorig jaar een CIO bureau en informatiebeheer is daar bij ondergebracht, ook sinds begin vorig jaar. Daarvoor was informatiebeheer nog onderdeel van het Facilitair Bedrijf en dat was nog eigenlijk uit de uit het verleden zo georganiseerd omdat in het verleden natuurlijk het fysieke archief heel belangrijk was. En nou die afdeling, die heeft van oudsher daar de diensten bewezen. Maar we hebben vorig jaar besloten om echt een omslag te gaan maken. Omdat informatiebeheer natuurlijk vooral digitaal is tegenwoordig. En omdat we ook behoefte hadden om een nieuwe opzet neer te zetten waar we ook met alle digitale voorzieningen alle systemen aan de slag zouden gaan om informatiebeheer goed te regelen. Dus nu is informatiebeheer onderdeel van het CIO bureau. We hebben een informatiebeheer plan en op die manier zijn we nu echt aan het werken richting de toekomst om de organisatie voor te bereiden op verdere digitalisering.

00:10:45
Desiree Groeneveld: En de workshop heeft daar aan bijgedragen. Wellicht hebben jullie gevonden in de workshop wat jullie wilden vinden. Jij had het over leren van elkaar en is. Hebben jullie dat gevonden? Bud, wil jij beginnen?

00:10:59
Bud Pronk: Ja, Nee, je weet het. Erg leerzaam. Het was verbazingwekkend om te horen hoeveel verschillende inzichten er waren over hoe een plan vormgegeven kon gaan worden. Er is geen vastgesteld format, dus iedereen die was een beetje op zoek naar hoe kunnen we het best in doen. En ja, de webinar heeft gewoon echt wel geholpen om daar een richting in aan te geven en de mogelijkheid om keuzes te maken van wat hoe ga je het doen voor je eigen organisatie. Dus ik heb er erg veel aan gehad.

00:11:28
Desiree Groeneveld: Goed om te horen! Vind jij zeker ook goed om te horen Eunice.

00:11:30
Eunice Vink: Ja, dat is altijd fijn natuurlijk. We doen het voor de leden, we doen het niet voor onszelf. Dat is natuurlijk een en dan vorm is dan ook fijn dat je ziet dat ja schijnbaar toch een verschil is tussen die handreiking en zo'n workshop. Dat dat er in ieder geval voor zorgt dat je ook meer mensen ontmoeten, want dat was het natuurlijk ook. Jullie hebben natuurlijk ook allemaal andere organisaties gezien, zeg maar. Ja goed. En dat kan ook. Ja, dat kan fijn zijn zeker?

00:11:57
Desiree Groeneveld: Ja zeker. Ook al is het misschien online. Je leert toch van elkaar, Je hoort van elkaar.

00:12:01
Eunice Vink: Je ontmoet elkaar, contact met elkaar en je kunt eens een keer bij elkaar gaan kijken. Of je kunt nog eens contact opnemen met elkaar. Dus dat dat. Ja, dat is echt fijn om te zien.

00:12:09
Desiree Groeneveld: En dat gebeurt ook. Je hebt ook wel contact? Nou je hebt natuurlijk contact met Eric. Maar nog met meer andere.

00:12:17
Bud Pronk: Zaanstreek-Waterland doen we erg veel mee. Kennemerland doet erg veel mee, dus we hebben contact over, over en weer, over het hele gebeuren. En ja, ik ben begonnen met een Excel format, maar als je die eenmaal gaat invullen voor je hele organisatie, dan wordt die steeds groter, steeds groter, steeds groter. En iedereen heeft op zijn eigen manier te maken met UH met het informatiebeheer heeft ook een eigen verantwoordelijkheid erin. Dus om zo'n format bij te gaan houden, dat wordt op een gegeven moment heel erg lastig omdat te controleren en op orde te houden en wordt op een gegeven moment erg foutgevoelig. Dus we zijn nu op het oog aan het kijken of we daar een applicatie voor kunnen vinden waarin we dat kunnen borgen.

00:12:55
Desiree Groeneveld: Wat goed om te horen! Eric, hoe is dat bij jullie gegaan? Hoe heb jij de workshop ervaren?

00:13:06
Eric van der Laan: Nou, wat ons betreft was vooral het feit dat dat het een pragmatische aanpak aangeeft waar je echt mee aan de slag kan. Dat was heel belangrijk, want je kan natuurlijk heel veel theorie vinden op internet hoe je een informatieplan in elkaar moet zetten. Maar zoals Bud al zei, er is niet één manier. En als je dat dan gaat opzoeken dan blijkt het allemaal best ingewikkeld te zijn. Dus voor ons waren vooral de vragen waar begin je nou? Hoe maak je een eerste opzet? Wie heb je daarmee nodig en hoe ga je dat dan uitbouwen? En wat dat betreft heeft de workshop ons precies op het goede spoor gezet om dat te doen. Dus wij zijn aan de slag gegaan. Zelfs met het format dat vanuit de workshop werd aangeleverd. Dat was een basis Excel document. Daar zijn we mee aan de slag gegaan. Dat was voor iedereen begrijpelijk. Dat was hanteerbaar, dat was te doen. Maar van daaruit ga je dan verder bouwen. En intussen hebben wij ook al een compleet schema waar we zowel aan de systeem kant als de informatie kant als de processen kant. Nou allerlei zaken in kaart hebben gebracht. En ja, ik denk zonder die workshop was het heel lastig om het startpunt te vinden en om te kijken van hoe maak je het nou concreet en praktisch. En dat heeft mij heel erg geholpen.

00:14:26
Desiree Groeneveld: Je zegt dat jullie op drie fronten aan de slag zijn gegaan? Kun je daar iets over vertellen, wat meer op de techniek kant?

00:14:35
Eric van der Laan: Ja, we hebben daar de driehoek processen, systemen en informatie voor beetgepakt. En een van de punten die ik mij herinner uit het begin van de workshop was van "Kijk waar bij jouw organisatie de vraag, de urgentie, het belang zit om aan de slag te gaan". Bij ons was dat onder andere dat gesprek met de archief inspectie waar een aantal punten uit kwamen. Daar wilden we echt mee aan de slag. Dus we zijn met die drie onderwerpen van die driehoek met drie partijen aan de slag gegaan voor de processen met de mensen die zich met processen bezighouden. De systeem kant is iemand aan de slag gegaan om de applicaties in kaart te brengen en voor het informatie stuk hebben we iemand ingehuurd, want dat was gewoon heel veel werk om voor al die processen al die informatie in kaart te brengen, bewaartermijnen eraan te hangen. En dat waren in eerste instantie dan nog drie Excels en we zijn nu bezig om dat in één systeem bij elkaar te zetten, waarbij je dan het beheer goed kan regelen, maar ook de toegankelijkheid voor de organisatie goed kan regelen.

00:15:37
Desiree Groeneveld: Kun je iets over het systeem zeggen?

00:15:39
Eric van der Laan: Ja, dat systeem heet Mavim. Wij noemen het de Werkwijzer en dat, dat hebben we al heel lang om onze processen en onze kwaliteit in onder te brengen. Daar was ook al een eerste link gelegd met de systemen, dus we hadden eigenlijk al een prima basis. Maar wat er nog niet in zat, dat was de totale applicatie lijst en de bewaartermijnen. En op die manier. En dat bleek dus allemaal mogelijk te zijn. Dus op die manier zijn we van die uit die Excels gaan bouwen richting Mavim en hebben we daar nu een goede basis om die informatie beschikbaar te stellen.

00:16:14
Desiree Groeneveld: Ja, Bud jij had het ook over een applicatie. Heb je al een richting? Een idee wat voor applicatie dat moet gaan worden?

00:16:22
Bud Pronk: Nee, er zijn verschillende applicaties die dit kunnen. Navigator is er eentje, Marvin is er eentje, Er zijn er verschillende. Ik moet gewoon even kijken binnen de organisatie wat het best voor ons passend is en hoe we zo breed mogelijk de applicatie kunnen gaan inzetten. Het heeft voor mij geen zin om een applicatie aan te schaffen waar maar een deel in verwerkt kan worden. Dus we moeten kijken of we er een goede applicatie kunnen vinden. En we zijn hier op het ogenblik marktverkenning aan het uitvoeren om te kijken wat de mogelijkheden zijn.

00:16:49
Desiree Groeneveld: En hebben jullie een planning voor ogen wanneer je ongeveer daar wilt zijn?

00:16:53
Bud Pronk: Ja, we willen voor het einde van het jaar willen wij de applicatie ook daadwerkelijk binnen hebben.

00:16:57
Desiree Groeneveld: Oké, en dat geldt voor jullie ook, Eric? Niet binnen hè, want jullie hebben het al. Maar qua planning?

00:17:03
Eric van der Laan: En wat betreft de invulling ja, we zijn inderdaad met de invulling nu zover dat we de processen en de bewaartermijnen allemaal hebben vastgelegd, voor zover we dat in kaart hebben gebracht. Dus we zijn nu eigenlijk aan het starten met een soort van verbetercyclus om waar nodig de processen verder aan te scherpen, bewaartermijnen nog een keer na te lopen. De applicaties zijn we nu aan het verzamelen in Excel. Die gaan we de tweede helft ook in Mavim zetten en dan gaan we die link leggen. Dus onze planning is eind van het jaar hebben we dat hele pakket informatie in Mavim ondergebracht, geborgd en beschikbaar voor de organisatie.

00:17:40
Desiree Groeneveld: Wat een goede stappen.

00:17:41
Bud Pronk: Zo snel gaan wij nog niet hoor. Dus nee, we hebben er specifiek voor gekozen om de belangrijkste processen binnen de organisatie, de bestuurlijke en de primaire processen als eerste opnieuw te beschrijven. De laatste beschrijvingen waren in 2008 en daarna nooit echt bijgehouden. Waarschijnlijk heel herkenbaar vanuit andere veiligheidsregio's waar ook toentertijd in dezelfde tijd de processen opgesteld zijn. Dus we zijn nu heel erg druk bezig om voor die essentiële processen ook daadwerkelijk de boel goed op orde te krijgen. Tweede punt is dat we een heel breed applicatielandschap hebben waar een heleboel applicaties ongeveer hetzelfde doen, wat een andere applicatie ook doet. Ze zijn dus nu aan het kijken van wat kunnen we nu afstoten, wat kunnen we samenvoegen en hoe kunnen we dat eventueel in een wat kleiner pakket applicatie borgen zodat het ook wat makkelijker wordt om er op te sturen? En daarnaast zijn we heel druk bezig om binnen de afdelingen, de proceseigenaren of de eigenaren van de data aan te wijzen die ook verantwoordelijke taak krijgen uiteindelijk om ervoor te zorgen dat die data op een juiste manier in het systeem terechtkomt, op niveau blijft, enzovoorts. Dus het is een heel proces wat er op het ogenblik loopt en ik hoop dat de applicatie voor het einde binnen is. Maar dan hebben we nog niet alle basis om hem helemaal te vullen en dat zal nog wel een twee jaar gaan duren denk ik voordat we dat ook inderdaad voor de hele organisatie beschikbaar hebben.

00:19:02
Desiree Groeneveld: Ja, stap voor stap dan hè? Jullie zijn op de goede weg zo te horen, dus daar gaat het ook om, toch? Er komt wellicht weer, maar daar praat ik zo meteen ook weer even met Eunice over, weer een nieuwe workshop aan. Hebben jullie tips aan mensen die hier aan deel gaan nemen?

00:19:22
Eric van der Laan: Nou wat mij betreft als je aan het zoeken bent waar je aanknopingspunten zitten, hoe je zo'n traject aanpakt en je wil de theorie vertalen naar de praktijk, dan is dat heel zinvol om daaraan deel te nemen. Daarnaast vind ik het ook heel zinvol om van de collega's te horen wat speelt er binnen andere organisaties? En soms merk je dat elke organisatie toch een eigen route kiest. De processen die kunnen anders zijn in systemen die gekozen zijn. Dat is interessant om te horen. Waar zitten de verschillen dan? Maar soms zitten er ook overeenkomsten waar het heel handig is om te weten dat dat er is en dat je daar ook samen zou kunnen optrekken. Dus wat dat? Wat dat betreft denk ik dat er twee belangrijke aspecten aan zitten de aanpak en de samenwerking met. Met collega's.

00:20:14
Desiree Groeneveld: En heb je ook überhaupt tips en trucs voor het opstellen van het informatiebeheerplan zelf?

00:20:21
Eric van der Laan: Ja, wat ik heb gemerkt is dat het best groot is als je dat in één keer wil doen. Dus ik denk de eerste tip die ik zou geven is breek het in stukken. Zorg dat je het faseert en begin klein en praktisch met iets wat haalbaar, begrijpelijk en overzichtelijk is in de tijd. En dat heeft ons heel erg geholpen. Door met een simpele Excel en een aantal kolommen aan de slag te gaan. Die Excel is nu groter en langer. Er staan meer kolommen in. Maar om dat in één keer te verzinnen, dat is te veel. Dus vooral proberen om het af te bakenen. Besluit ook gewoon dat je niet doet wat je volgend jaar pas doet. Dat heeft ons heel erg geholpen.

00:21:03
Desiree Groeneveld: Dat houdt het overzichtelijk.

00:21:04
Eric van der Laan: Ja dus. Dat zijn denk ik dingen die je die helpen om het om het proces hanteerbaar te maken.

00:21:11
Desiree Groeneveld: En Bud? Heb jij tips qua workshop en tips qua informatiebeheer?

00:21:16
Bud Pronk: Zaken onderschrijf ik helemaal. Wat ik heel erg belangrijk vind is dat je als je in je organisatie hiermee bezig gaat, dat je ook een afdeling of een proces pakt waar het op dat moment ook nodig is en waar de waarde van gezien wordt. Op het moment dat je ergens kan laten zien binnen je organisatie een toegevoegde waarde heeft, dan is de vertaling naar de rest van de organisatie een stuk makkelijker. Dus pak altijd heel secuur uit van waar, waar begin ik en waar wil ik naartoe? Zorg er in ieder geval voor dat er inzichtelijk is welke applicatie binnen je organisatie hebt, waarin zaken opgeslagen staan. Het overzicht heb je gewoon nodig en zonder het overzicht kom je niet verder. En weet met welke processen je aan de gang bent en zorgt ervoor dat die processen op termijn allemaal op orde zijn en aansluiten met de werkprocessen die er ook daadwerkelijk zijn. Zorg ervoor dat bij elk proces er een verantwoordelijke is die aangesproken worden binnen je organisatie. Je kan het als informatiebeheer niet alleen doen. Je hebt je organisatie nodig en je moet ook zorgen dat die mensen aangesloten zijn en het gevoel hebben dat zij een toegevoegde waarde zijn en dat ze ook zelf een beetje aan het stuur kunnen zitten. Dus leg er geen dingen op, maar doe het samen met je mensen, dan kom je uiteindelijk op het punt waar je wil wezen.

00:22:37
Desiree Groeneveld: Wat een mooie tips van allebei Eunice komt er weer een nieuwe workshop?

00:22:43
Eunice Vink: Nou ja, die komen er zeker. Na het enthousiasme van de veiligheidsregio's van vorig jaar hadden we eind vorig jaar nog even een oproep gedaan in de veronderstelling nou ja, wie weet komt er nog iemand zo vlak voor de kerst. Binnen drie weken, hadden we twee workshops vol en we hebben alweer voor twee workshops collega's klaar staan op de reservelijst die naar 2026 gaan. Omdat we nu gewoon, nou ja, niet de tijd er voor hebben. Het is een succes wat dan overrompeld wordt. Wat ik vooral mooi vond aan de workshops die we nu hebben gedaan: We hebben natuurlijk een deel gedaan voor gemeenten, maar ook bij in dit geval veiligheidsregio's en gemeenschappelijke regelingen. En wat ik zo mooi vind is heel vaak wordt er toch door gemeenten gedacht ja, die gemeenschappelijke regelingen, die zijn ook maar een beetje bezig met vooral de uitvoerende taak. Wat ik zo mooi vind is een voorbeeld hiervan is dat die gemeenschappelijke regeling in sommige dingen echt vele malen verder zijn dan gemeenten en dus gemeenten hebben vaak wel de juiste mensen ervoor en die weten ook al ongeveer wat ze moeten doen. Maar in dit geval, zeker met Amsterdam-Amstelland en Haaglanden, merkte ik echt dat de gemeenschappelijke regelingen een stuk verder zijn. Ook sneller acteren, sneller opschakelen, sneller verbeteren, sneller implementeren.

00:24:06
Desiree Groeneveld: En dat zijn dan ook de redenen waarom ze vooruitlopen op wat je noemt.

00:24:10
Eunice Vink: Ja, nou ja, kijk, eigenlijk wordt er altijd gedacht van er is minder geld, want er zijn minder mensen bij gemeenschappelijke regelingen om dus dat werk te verrichten rondom informatiehuishouding. Maar omdat ze wat kleiner zijn, zijn ze ook gewoon een stuk wendbaarder. En wat Bud ook net zei is als je eenmaal een prioritering hebt kunnen aangeven richting je bestuur, dan zijn bestuurders ook wel geneigd om erop te gaan lopen. Dus je ziet daar echt wel een verschil met gemeenten die vaak toch langer moeten vechten om iets voor elkaar te krijgen. Dus op dit moment hebben we dus bijna honderd aanmeldingen voor vier workshops deze podcast wordt een onderdeel van die workshops hebben we ook besloten, dus we vinden het ook belangrijk dat mensen die hier nieuw aan beginnen beeld krijgen van nou ja, hoe? Hoe loopt die workshop en waar zitten dan de voordelen?

00:25:04
Desiree Groeneveld: Herkennen jullie wat er nu zegt qua vooruitlopen op gemeente of is het gewoon zoals jullie werken en de normaalste zaak van de wereld.

00:25:15
Bud Pronk: Nee, niet helemaal. Er was tot een paar jaar geleden helemaal geen noodzaak voor informatiebeheer binnen onze eigen organisatie. We hadden een afdeling documentaire informatievoorziening, de postkamer om het zo maar even te zeggen. En het archief. En dat was het eigenlijk wel. Ook wij hebben toezicht ontvangen van de toezichthouder en zijn op de nodige punten gewezen, waardoor er plotseling een noodzaak was om hierop te gaan acteren. En dat is een jaar blijven liggen en dat vond de toezichthouder niet leuk en die werd wat kribbig. En ja, toen werden we toch wel geacht om wat te gaan doen. En vanaf dat moment zijn we ook echt gaan lopen. En dan zie je ook inderdaad dat er wel een versnelling is omdat de organisatie heel erg belangrijk vindt dat we rechtmatig bezig zijn. Ja, en als je die rechtmatigheid niet kan aantonen, dan heb je überhaupt wel een probleempje binnen een overheidsorganisatie organisatie. Dus dat was eigenlijk de grootste motivatie binnen de organisatie om hier aandacht aan te besteden. Ja, maar er ook behoorlijk op te investeren. Dus er zijn extra gelden aangevraagd om dit ook in de versnelling te kunnen gooien.

00:26:25
Desiree Groeneveld: Nou mooie investering. Eric, Kun je hier iets aan toevoegen vanuit je eigen organisatie.

00:26:32
Eric van der Laan: Ja, dat belang is inderdaad toegenomen in de afgelopen jaren. Dat merken wij ook. En dat heeft natuurlijk onder andere te maken met het feit dat we steeds meer digitaal doen. Met name ook de introductie van teams en SharePoint hebben we gemerkt. Dat heeft dan toch al een belangrijke impuls gegeven om na te denken over informatiebeheer en dat te organiseren. Wat bij ons nog een beetje lastig was, is dat de organisatie op dat moment nog niet voldoende denk ik. Laat ik het zo zeggen meebewogen met de ontwikkelingen. Dat is denk ik ook wat Bud zegt. We hadden natuurlijk in de tijd een DIV Organisatie documentaire informatievoorziening dus dat is de afgelopen jaren is dat wel op gang gekomen. En we hebben in feite met het starten van die workshop ook gezegd laten we gewoon een nieuwe start maken met informatiebeheer en opnieuw nadenken Wat voor organisatie heb je daarvoor nodig? Wat voor functies horen erbij. Hoe organiseer je je praktische informatiebeheer? Maar ook welk beleid hoort daarbij? Dus dat zijn we allemaal gaan beetpakken en daar hebben we een driejarig programma voor gemaakt waar we nu zeg maar halverwege zijn. En dat heeft ons heel erg geholpen. En op die manier krijg je ook focus. Ook bijvoorbeeld vanuit het MT kan je dan in plaats van dat we praktische problemen aan het oplossen zijn, ook een weg richting de toekomst neerzetten en laten zien. Dat heeft ons ook geholpen en op die manier bouwen we dat verder op. En ja, de slagvaardigheid zit m denk ik ook vooral in het feit van kan je met elkaar het momentum en de focus creëren. En dat is ons tot nog toe best wel goed gelukt. Dus op die manier kan je dan in een paar jaar tijd heel veel voor elkaar krijgen.

00:28:19
Desiree Groeneveld: Wat goed allemaal! Wat zijn jullie goed bezig. Eunice, wat een goeie workshop heb je gemaakt.

00:28:26
Eunice Vink: Nou ja, goed, het was de handreiking uiteindelijk die we gewoon omgezet hebben naar een workshop. Maar opgeven kan ook nog steeds. Dus mocht je na het luisteren van deze podcast geïnteresseerd zijn, dan kun je je gewoon opgeven. Dat wordt dan wel 2026 of verder, maar dat kun je opgeven via gripopinformatie@VNG.nl.

00:28:48
Desiree Groeneveld: Ik wil jullie heel erg bedanken voor dit gesprek. Heel veel succes wensen waar jullie mee bezig zijn. Jullie zijn goed op weg. Eunice, dank je wel. Zoals gebruikelijk zullen alle links naar meer informatie worden opgenomen in het transcript. Mocht u een suggestie hebben voor een onderwerp, laat die dan weten door het e-mailadres wat net door Eunice is genoemd. gripopinformatie@VNG.nl. Hartelijk dank voor het luisteren en tot de volgende GRIP podcast.

Handreiking Informatiebeheersplan