In overleg met gemeenten, toepasbare-regel-experts en inhoudelijke experts bespreken we de vergunningchecks van de meest gekozen werkzaamheden. Dat gebeurt in een regelanalisten-werkgroep. Elke keer staat een andere werkzaamheid centraal waar een toepasbare regel aan is gekoppeld. Zo willen we gemeenten handvatten geven om toepasbare regels te maken voor de 10 meest voorkomende werkzaamheden.
Nadat alle experts feedback geven op de toepasbare regel, wordt de aangepaste toepasbare regel in gebruikersonderzoeken getest. De resultaten uit de verschillende feedbackrondes en gebruikersonderzoeken worden binnen de werkgroep gepresenteerd. Op deze pagina vindt u de aandachtspunten en aanbevelingen naar aanleiding van de sessie over de werkzaamheid ‘Boom of beplanting onderhouden of weghalen’.
Belangrijke stappen om tot vragenboom te komen
De werkgroep benoemde een aantal belangrijke stappen om tot een vragenboom voor deze werkzaamheid te komen. Dit zijn de meest voorkomende elementen; de volgorde en mate van belang kan per gemeente verschillen:
- Vraag 1: Wat gaat u met de boom of beplanting doen?
- Vraag 2: Staat de boom binnen de bebouwingscontour houtkap?
- Vraag 3: Waar staat de boom?
- Vraag 4: Wat is de omtrek van de stam van de boom of de beplanting?
- Vraag 5: Gaat het om een beschermde of monumentale boom?
- Vraag 6: Is de boom ziek?
- Vraag 7: Geldt er een herplantplicht?
Disclaimer
Wij doen een voorzet op basis van regelgeving die vaak terugkomt bij gemeenten. Het is van belang om te onderzoeken welke regelgeving uw gemeente heeft en welke vragen/uitkomsten in de vergunningcheck terug moeten komen. De vragen hangen dus van uw regelgeving af.
De juridische regels voor de activiteit ‘Boom kappen of houtopstand vellen’ verschillen per gemeente. Afhankelijk van wat de gemeente wil beschermen, geldt over het algemeen dat de verschillende handelingen van de initiatiefnemer tot verschillende plichten kunnen leiden. Gemeenten hebben bijvoorbeeld vaak regels voor het zogenoemde ‘vellen van houtopstanden’. Voor kappen (dat onder het begrip ‘vellen’ gerekend kan worden) geldt vaak een vergunningplicht, maar voor periodiek onderhoud niet. Zowel ‘vellen’, ‘houtopstand’ als ‘periodiek onderhoud’ zijn geen B1-taalniveau. Niet iedereen begrijpt die termen.
Volgorde van vragen: start met de wat-vraag
Als je als gemeente verschillende plichten op basis van de handelingen kunt onderscheiden, geldt het advies om de Vergunningcheck te beginnen met een testvraag om te achterhalen wat de initiatiefnemer gaat doen met de boom of beplanting. Het antwoord op deze vraag bepaalt namelijk welke vervolgvragen verdwijnen. Dat scheelt vaak tijd.
Beginvraag: Wat gaat u met de boom doen?
Om te toetsen welke handeling de gebruiker van het Omgevingsloket wil verrichten, vraagt u: ‘Wat gaat u met de boom doen?’. Dit is bij voorkeur een meerkeuzevraag met afbeelding en toelichtingen bij de verschillende antwoordopties. Uit de gebruikerstest kwam naar voren dat bij voorkeur de volgorde van de antwoorden moet aansluiten bij de afbeelding. Deze vraag kan als eerste gesteld worden.
Uitkomsten van de gebruikersonderzoeken over de vraag: Wat gaat u met de boom doen?
Initiatiefnemers gaven aan dat het begrip van 'kappen' niet altijd duidelijk is. Sommigen verwarren het met 'snoeien' of 'rooien', vooral wanneer de toelichting bij de handelingen ontbreekt. Er is behoefte aan een duidelijke uitleg met visuele voorbeelden. Een goed visueel voorbeeld is de afbeelding van een boom met de mogelijke handelingen op de website van IPLO. Alle gebruikers konden tijdens de sessie uitleggen wat de begrippen betekenen met de hulp van deze afbeelding.
Aanbevelingen bij de werkzaamheid boom kappen
Deze aanbevelingen gelden voor als uw gemeente vergelijkbare regels heeft voor deze werkzaamheid.
- Gebruik woorden die de initiatiefnemer kent, zoals kappen, snoeien, knotten en rooien van bomen.
- Gebruik een afbeelding die alle begrippen illustreert, zoals de afbeelding in het Omgevingsloket.
- Stel als eerste de vraag: ‘Wat gaat u doen met de boom?’.
- Maak dit een meerkeuzevraag.
- Geef toelichtingen bij de antwoordopties. En sluit aan bij de toelichtingen van het Rijk.
- Voorbeeldteksten:
- Snoeien
U verwijdert alleen de uiteinden van takken. - Kandelaberen
Flink snoeien. U verwijdert een belangrijk deel van de takken.
Alleen de hoofdtakken blijven staan. - Knotten
U verwijdert alle takken. Alleen de stam blijft staan. - Vellen of kappen
U zaagt de boom vlak boven de grond af. - Uitgraven, verplanten of rooien
U verwijdert de hele boom. Dus ook de wortels.
- Snoeien
- Voorbeeldteksten:
- Gebruik daarbij het plaatje van IPLO zoals figuur 1.1 over de verschillende type handelingen bij een boom als toelichting van de vraag. Zorg dat de toelichting altijd zichtbaar is (het informatie-i’tje is altijd uitgeklapt).
- Zorg ervoor dat de antwoordopties van de meerkeuzevraag in volgorde overeenkomen met de volgorde waarin de handelingen zijn opgesomd op het plaatje.
De bebouwingscontour houtkap is een gebied dat door de gemeente wordt aangewezen in het omgevingsplan. Het is het gebied waarvoor de gemeentelijke regels over houtkap gelden. Over het algemeen geldt dat de regels van de gemeenten over houtkap gelden binnen de bebouwingscontour, en die van de provincie erbuiten. Het is dus belangrijk om in de Vergunningcheck de locatie van de te kappen boom uit te vragen om zo te achterhalen wie het bevoegd gezag is. Zowel de provincie als de gemeenten moet hier dus een vraag over opnemen in de Vergunningcheck. Dit kan op verschillende manieren.
Zie hiervoor het stappenplan bebouwingscontour houtkap.
Uitkomsten van de gebruikerstest
Respondenten begrepen de term ‘bebouwingscontour houtkap’ niet en associeerden die met ‘de bebouwde kom’. Gebruikers gokten veelal dat de boom binnen de bebouwingscontour lag, men was hier niet heel zeker over.
Aanbeveling
- Voeg een duidelijke toelichting toe over de bebouwingscontour houtkap, zoals het Rijk die bijvoorbeeld heeft opgesteld.
- Maak hier een locatievraag van. Hiervoor moet de bebouwingscontour eerst zijn opgenomen in het omgevingsplan. Is er nog geen wijziging van het omgevingsplan mogelijk? Dan is een tussenoplossing om de contour te ontsluiten met een externe viewer. Let dan op dat de link naar de externe viewer goed is opgenomen in de toelichting van de vraag.
Waar de boom staat, heeft vaak invloed op de uitkomst van de Vergunningcheck. Voor het kappen van bomen op eigen grond geldt vaak een vergunningplicht. Gaat het om een boom op een groot perceel? Dan kan het zo zijn dat de vergunningaanvraag bij de provincie ingediend moet worden Staat de boom niet op eigen grond? Dan kan een verbod vanuit de gemeente gelden, of provinciale regelgeving.
Uitkomsten van de gebruikerstest
Vragen over erven en percelen worden niet goed begrepen door initiatiefnemers, blijkt uit gebruikerstesten. Initiatiefnemers weten niet goed wat met de begrippen ‘erf’ en ‘perceel’ bedoeld wordt en wat het verschil is, zonder duidelijke toelichting.
Aanbevelingen om regelgeving over erven en percelen het beste te vertalen naar de Vergunningcheck
- Denk goed na over de noodzaak van het opnemen van vragen over erven en percelen in de Vergunningcheck, omdat ze vaak als ingewikkeld worden ervaren.
- Wilt u toch een vraag over erven en percelen opnemen? Zorg dan voor een heldere uitleg over de term(en). U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om de term ‘erf of tuin’ te gebruiken.
- Vermijd vragen over de grootte van een perceel in de Vergunningcheck. Voor initiatiefnemers is het moeilijk om te bepalen of de tuin groter of kleiner is dan de gevraagde m2.
- Wilt u de vraag wel stellen? Zorg dan voor duidelijke richtlijnen of visuele aanwijzingen.
- Neem de antwoordmogelijkheid 'Weet ik niet' op in de antwoorden.
De omtrek van de stam van de boom is vaak bepalend voor de vergunningplicht. Deze vraag is vaak een element van de gemeentelijke vergunningcheck. Hoe kunt u deze regelgeving het beste verwerken in de vragenboom als regelanalist?
Aanbevelingen
- Vraag altijd naar de omtrek van de stam, niet de diameter. Uit het gebruikersonderzoek blijkt dat initiatiefnemers niet begrijpen hoe ze de diameter van een boom moeten berekenen.
- Geef ook duidelijke instructies over hoe de omtrek gemeten moet worden in de toelichting.
Bijvoorbeeld:
Vraag: Hoe dik is de stam?
Toelichting: Meet de omtrek van de stam op 130 cm hoogte vanaf de grond. Bestaat de boom uit meerdere stammen? Meet dan de omtrek van de dikste stam.
Antwoordopties:
- De omtrek van de boom is kleiner dan X cm.
- De omtrek van de boom is X cm of groter.
Sommige gemeenten hebben bepaalde bomen als monumentaal of beschermd aangewezen. Voor het kappen van deze bomen geldt dan een verbod of vergunningsplicht. Gemeenten houden gegevens over deze beschermde of monumentale bomen bij in een externe viewer. Door het ontsluiten van deze informatie in de Vergunningcheck kunnen initiatiefnemers makkelijker de vraag beantwoorden.
Aanbevelingen bij vragen over een monumentale of beschermde boom
- Stel bijvoorbeeld de vraag: ‘Gaat het om een beschermde boom?’
- Onderzoek of er een externe viewer beschikbaar is die ontsloten kan worden in de Vergunningcheck.
- Neemt u een kaart op in de toelichting van de Vergunningcheck? Zorg dan dat de informatie op de kaart makkelijk leesbaar is. Geef eventueel ook leesinstructies mee.
- Neem de link op in een lopende tekst van de toelichting als hyperlink. Schrijf niet: ‘klik hier’ maar bijvoorbeeld: ‘Op de bomenkaart van de gemeente Utrecht [link] vindt u informatie over welke bomen monumentale status hebben’. In dit geval zou ‘bomenkaart van gemeente Utrecht’ onderdeel zijn van de hyperlink. Zorg dat de toelichting altijd leesbaar is (icoontje voor informatie ‘i’ uitgeklapt), dan vinden initiatiefnemers de kaart goed, zo blijkt uit gebruikerstesten.
- Geef ook context bij de kaart. Waar kijkt men naar? Wat zijn monumentale bomen? En waarom wordt dit uitgevraagd in de Vergunningcheck?
In de regelgeving van gemeenten over het verwijderen van bomen is vaak een verwijzing naar de Plantgezondheidswet opgenomen. Er geldt dan bijvoorbeeld vrijstelling van de vergunningplicht als de boom ziek is. Wel geldt er dan soms een meldplicht.
Heeft de gemeente waarvoor u werkt vergelijkbare regelgeving? Deze regelgeving is lastig te vertalen naar een Vergunningcheck en misschien ook wel overbodig. Want hoe weet de initiatiefnemer of de boom ziek is? Mocht dit toch iets zijn wat u wilt uitvragen in de Vergunningcheck, dan zijn de aanbevelingen uit de gebruikersonderzoeken goed om in het achterhoofd te houden.
Aanbevelingen bij de vraag: Is de boom ziek?
- Gebruik de vraag: ‘Is de boom ziek?’.
- Voeg een heldere toelichting toe waarmee de initiatiefnemer kan herkennen of het om een zieke boom gaat.
- Houd er rekening mee dat gebruikers geen specialist zijn, waardoor vaak een zelf aangenomen antwoord gegeven wordt. Dit is vaak het geval bij vragen waar gebruikers iets moeten beoordelen.
- Neem de antwoordmogelijkheid ‘weet ik niet’ op bij de antwoorden.
Veel gemeenten hebben regels opgesteld over de herplantplicht. Deze regels zien we vaak als vraag terug in de Vergunningcheck. Met de herplantplicht regelen gemeenten dat bij het kappen van bomen de initiatiefnemer verplicht is om ergens anders een nieuwe boom te planten. Ook bepaalt de herplantplicht vaak dat bomen die door herplantplicht zijn geplant niet zomaar gekapt mogen worden. Het is alleen ontzettend lastig voor initiatiefnemers om te weten of een boom onder de herplantplicht is geplant. Een vraag daarover zal dan ook moeilijk te beantwoorden zijn.
Aanbeveling bij vragen over herplantplicht
- Ga na of het écht nodig is een vraag over de herplantplicht op te nemen in de Vergunningcheck. De gemeentelijke website zou bijvoorbeeld een betere plaats zijn voor informatie over de herplantplicht. In de toelichting van de resultaatpagina van de Vergunningcheck kunt u naar de website verwijzen.
Kiest u er toch voor om hier een vraag over op te nemen?
Stel dan bijvoorbeeld de vraag: Is de boom geplant in het kader van de herplantplicht? Met antwoordopties: Ja / nee / ik weet het niet.
En toelichting: Weet u niet of de boom is geplant in het kader van de herplantplicht? Neem dan contact op met gemeente X op …. . Bereid hierbij het klantcontactcentrum (KCC) voor op mogelijke vragen van initiatiefnemers over de herplantplicht.