Regievoering kan alleen effectief zijn wanneer de organisatie daar ruimte en mogelijkheden voor biedt. We onderscheiden 6 belangrijke randvoorwaarden.
De 6 belangrijkste randvoorwaarden:
Een goed georganiseerde samenwerking tussen ambtelijk opdrachtgever en regievoerder zorgt voor realistische keuzes, uitvoerbare projecten en een transitie die bestuurlijk gedragen is en organisatorisch haalbaar blijft. Maak afspraken over:
Verantwoordelijkheid en rolverdeling
De opdrachtgever geeft richting aan het werken onder de Omgevingswet, stelt financiële en organisatorische kaders en bewaakt bestuurlijke en ambtelijke samenhang. De regisseur vertaalt deze kaders naar projecten, prioriteiten en uitvoerbare stappen.
De regisseur signaleert gevolgen van keuzes, maakt afhankelijkheden zichtbaar, bereidt besluitvorming voor en bewaakt de kwaliteit en voortgang van de transitie. De opdrachtgever gebruikt deze informatie om richtinggevende besluiten te nemen en bestuurlijk draagvlak te organiseren.
De regisseur neemt geen strategische besluiten, maar maakt het wél mogelijk dat deze tijdig en goed onderbouwd genomen worden.
Regelmatige afstemming
Periodiek overleg tussen regisseur en opdrachtgever is essentieel om keuzevorming, prioritering en projectvoortgang te borgen. Dit overleg draagt bij aan het tijdig signaleren van knelpunten en het bijstellen van koers of capaciteit.
Heldere en geformuleerde opdracht
De regisseur werkt op basis van een duidelijke, door de opdrachtgever (SMART) geformuleerde opdracht. Deze opdracht bepaalt de diepgang, urgentie en prioriteiten binnen de transitie. Een heldere opdracht voorkomt versnippering van werkzaamheden en maakt verwachtingen over en weer duidelijk.
Ruimte en mandaat
De regisseur heeft mandaat nodig om afspraken te maken met projectleiders en om op voortgang, kwaliteit en consistentie te kunnen sturen. De opdrachtgever bevestigt dit mandaat en zorgt dat het bestuurlijk en organisatorisch wordt ondersteund.
Wat moet in ieder geval geregeld zijn
- Het opdrachtgeverschap is belegd
Het is duidelijk wie bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever is en welke bevoegdheden bij de rol horen. - De prioriteiten zijn afgestemd
Opdrachtgever en regisseur bepalen samen welke projecten op welk moment worden opgepakt. - De rollen en verantwoordelijkheden zijn duidelijk
Wie maakt de keuzes, wie bereidt ze voor, wie bewaakt de voortgang en wie informeert wie.
Veel strategische keuzes worden op hoog ambtelijk of bestuurlijk niveau gemaakt. De ambtelijk opdrachtgever heeft hierin een sleutelrol. De regievoerder kan helpen door deze keuzes voor te bereiden, maar maakt de keuzes niet zelf. Worden binnen de organisatie geen besluiten genomen, om wat voor reden dan ook? Dan belemmert dit het werk van de regievoerder. Het eigenaarschap gaat verder dan het formuleren van de opdracht. Het gaat ook om het creëren van bestuurlijk en organisatorisch draagvlak.
Zie in Grip het onderwerp Visie op samenwerking en integraliteit, aandachtspunt 4: Intern samenwerken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
De regievoerder moet het mandaat hebben om de transitie-opgave daadwerkelijk te kunnen sturen. Dat geldt voor de aansturing richting projectleiders, de afstemming met andere afdelingen én de vertegenwoordiging naar buiten toe, in de regio. Dit vraagt om nauwe afstemming met de ambtelijk opdrachtgever, lijnmanagers binnen andere afdelingen en bestuurders. Hoe groot dit mandaat is, hangt af van de expliciete opdracht en steun die de regisseur krijgt van de opdrachtgever.
Zie in Grip het onderwerp Visie op samenwerking en integraliteit, aandachtspunt 4: Intern samenwerken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
Werken onder de Omgevingswet vraagt om nieuwe manieren van denken en doen, werken en samenwerken. Bijvoorbeeld:
- de integrale benadering van de leefomgeving.
- het werken volgens de beleidscyclus.
- interbestuurlijk samenwerken.
- het werken met 1 omgevingsplan.
- de nauwe relatie tussen de beleidsmatige, juridische en technische kant van de kerninstrumenten.
Voor veel gemeenten betekent dit een forse veranderopgave, en vaak zelfs een echte cultuurverandering. De regisseur planketen levert hier een belangrijke bijdrage aan, maar is tegelijkertijd afhankelijk van de voortgang in dit veranderproces.
Zie in Grip het onderwerp Visie op samenwerking en integraliteit.
Zonder middelen en capaciteit kan geen regie worden gevoerd. Als er te weinig ruimte is, of te weinig mensen beschikbaar zijn, dan blijft de regievoerder een roepende in de woestijn. In de afstemming tussen ambtelijk opdrachtgever en regievoerder moet daarom heel duidelijk zijn dat beperkingen in middelen en mogelijkheden gevolgen hebben voor te maken keuzes en de beoogde resultaten.
Zie in Grip het thema Bedrijfsvoering.
Gelet op de omvang en complexiteit van de transitie-opgave, is de rol van regievoerder een fulltime rol. We zien verschillende variaties:
- Bij kleinere gemeenten zou deze rol gecombineerd kunnen worden met de taken van een coördinator omgevingsplan of een lijnmanagement-functie.
- Bij grotere gemeenten worden de taken van de regievoerder eerder bij een regiegroep ondergebracht worden, waarbij de regievoerder dan de voorzitter of eindverantwoordelijke is.
- Voor kleinere gemeenten kan het ook een optie zijn om de taken van de regievoerder te verdelen over een regieteam met meerdere mensen, zodat de inzet per persoon beperkter blijft.