Waarom is dit belangrijk?
Informatiehuishouding gaat over de manier waarop de gemeente informatie organiseert en beheert: van het vastleggen en bewaren van documenten tot het terugvinden, delen, openbaar maken en vernietigen ervan. Als dit goed is geregeld, kan de gemeente zorgvuldig, transparant en toekomstbestendig werken. Beleidskeuzes zijn beter te onderbouwen, Woo-verzoeken kunnen zorgvuldig worden afgehandeld en informatie is actief en tijdig openbaar. Een goede informatiehuishouding ondersteunt ook de gemeenteraad. Raadsleden kunnen besluiten volgen, het college controleren en inwoners beter inzicht geven in het handelen van de gemeente.
Wet open overheid
De Wet open overheid (Woo) is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en regelt het recht op informatie over het handelen van de overheid. De wet verplicht gemeenten niet alleen om verzoeken om informatie tijdig en zorgvuldig af te handelen, maar ook om steeds meer informatie actief openbaar te maken. De Woo is daarmee meer dan een juridische verplichting: zij helpt om de overheid transparanter, beter controleerbaar en beter uitlegbaar te maken.
Zie ook: Waartoe verplicht de Wet open overheid (Woo)?
Archiefwet
Wat is uw rol?
De raad bepaalt mede hoeveel prioriteit de gemeente aan dit onderwerp geeft, welk ambitieniveau wordt gekozen en welke middelen daarvoor beschikbaar zijn. Dat is relevant, omdat gemeenten maar voor een deel van de wettelijke verplichtingen financiële compensatie ontvangen. Voor Woo-verzoeken en het structureel op orde brengen van de informatiehuishouding zijn geen extra middelen beschikbaar gesteld. Dat vraagt lokaal om expliciete keuzes in begroting en meerjarenplanning.
Ook heeft de raad een rol in het volgen van nieuwe wettelijke verplichtingen. De Woo vraagt van gemeenten dat zij steeds meer informatie actief openbaar maken. De nieuwe Archiefwet, die naar verwachting op 1 januari 2027 in werking treedt, stelt aanvullende eisen aan digitaal informatiebeheer, archivering en de rol van de archivaris.
Daarnaast kan de raad bij grote ICT-investeringen en digitaliseringsprojecten aandacht vragen voor informatiebeheer by design. Dat betekent dat systemen en processen vanaf het begin zo worden ingericht dat informatie goed wordt vastgelegd, teruggevonden en openbaar gemaakt kan worden.
Wat kunt u doen?
U kunt als raadslid nagaan of de gemeente een duidelijke visie en meerjarige aanpak heeft voor openbaarheid en informatiehuishouding. Vraag bijvoorbeeld of helder is wie verantwoordelijk is, welke doelen de gemeente heeft, hoe de voortgang wordt gevolgd en waar de grootste risico's zitten.
Ook kunt u het college bevragen op de uitvoering van de Woo. Welke maatschappelijk relevante dossiers maakt de gemeente al actief openbaar? Wacht de gemeente daarbij op de landelijke voorziening of kiest zij zelf al voor meer openbaarheid? En lukt het om Woo-verzoeken tijdig, volledig en zorgvuldig af te handelen?
Woo-verzoeken zijn bovendien een belangrijk signaal. Als informatie vaak moeilijk vindbaar is of verzoeken structureel vertraging oplopen, zegt dat iets over de kwaliteit van de informatiehuishouding. Juist daarom is dit ook voor de raad een relevant onderwerp.
Bij de behandeling van de begroting kunt u specifiek kijken naar de openbaarheidsparagraaf. Dat is een logisch moment om te vragen welke prioriteiten worden gesteld, welke middelen beschikbaar zijn en welke verbeteringen de gemeente de komende jaren wil realiseren.
Ook kunt u bij nieuwe ICT-systemen en digitaliseringsprojecten laten toetsen of informatiebeheer vanaf het begin goed is meegenomen. Daarmee voorkomt de gemeente dat informatie later onvindbaar blijkt of alsnog met veel moeite op orde moet worden gebracht.
Tot slot kunt u het college vragen hoe de gemeente zich voorbereidt op de nieuwe Archiefwet, of de archivarisfunctie goed is geregeld en hoe blijvend te bewaren informatie duurzaam toegankelijk blijft.