Archivering draagt bij aan meer openbaarheid en transparantie. Inwoners, ondernemers, journalisten en historische onderzoekers zijn geholpen en gebaat bij een digitaal archief waar informatie snel is te vinden. Gemeentelijke archieven zijn ook van belang voor de interne bedrijfsvoering en de verantwoording aan toezichthouders. De Archiefwet 1995 verplicht gemeenten om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, en ervoor te zorgen dat de bescheiden die weg kunnen, worden vernietigd. Te bewaren informatie moet na uiterlijk twintig jaar worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats, waarna de documenten automatisch openbaar worden, tenzij een beperking wordt gesteld vanwege privacy of staatsbelang.

Archiefverordening

Volgens de Archiefwet moet de gemeente de zorg voor archieven uitvoeren op grond van de Archiefverordening, vastgesteld door de raad. De verordening moet ter kennis gebracht van gedeputeerde staten. Het is van belang dat de zorg voor archieven daarbij wordt verbonden aan het bredere informatiebeleid voor onder meer privacy, informatieveiligheid en openbaarheid. Is er een archivaris benoemd? Is er een Strategisch Informatieoverleg? De VNG heeft een model Archiefverordening en model Beheerregeling opgesteld die als basis kunnen dienen.

Horizontaal toezicht 

De provincies oefenen het interbestuurlijk toezicht uit op het archiefbeleid van de gemeente, maar de raad is als eerste aan zet om het college te controleren (horizontaal toezicht). Het college legt (twee)jaarlijks in een verslag verantwoording af aan de raad. De VNG heeft een model van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) ontwikkeld om het verslag te structureren. Controleer bij de behandeling van het verslag of de gemeente de regels voor archivering goed naleeft. Beschikt de gemeente over een kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling zoals het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) dat door VNG, IPO en UvW is ontwikkeld? Wordt de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 toegepast? Worden archieven tijdig overgebracht naar de archiefbewaarplaats? Let erop dat archieven zoveel als mogelijk openbaar worden gemaakt. Ga bij de behandeling van het verslag na of het college een plan heeft opgesteld voor het oplossen van de gesignaleerde knelpunten.

Duurzame toegankelijkheid

De digitalisering stelt een uitdaging aan het archiveren. Digitale informatie is kwetsbaarder dan papieren informatie en zonder labels, metadata genoemd, moeilijker vindbaar. Cruciale informatie kan daardoor verloren gaan of onvindbaar zijn. Om ervoor te zorgen dat waardevolle informatie behouden blijft, moet de gemeente stappen nemen om duurzame toegankelijkheid van digitale informatie te borgen. De strategie vraagt om maatregelen aan de voorkant, bij de archiefvorming en aan de achterkant, bij de archiefbewaarplaats. Als raadslid controleert u of de gemeente beschikt over een digitale bewaarstrategie. Worden digitale stukken van metadata voorzien? U toetst of er plannen zijn voor digitalisering van papieren archieven en aansluiting op een e-depot voor de duurzame opslag van digitale archieven. Stel daarbij voldoende middelen voor de uitvoering beschikbaar.

Archiefinstellingen

Blijvend te bewaren archieven dienen volgens de Archiefwet 1995 na maximaal 20 jaar te worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Dat is vaak een stads- of streekarchief of regionaal historisch centrum, onder leiding van een archivaris. Ook particuliere archieven van historisch belang worden daar bewaard. Deze archiefinstellingen brengen het aldaar aanwezig cultuur-historisch erfgoed onder de aandacht van het publiek en werkt samen met historische verenigingen. De digitalisering van overheidsinformatie heeft een impact op de rol en taken van de archiefinstelling.

Heeft de archiefinstelling een rol in het bewaren van digitale informatie e-depot of legt het zich toe op de ontsluiting van cultureel erfgoed, of beide? Deze ontwikkeling is beschreven in de handreiking ‘Toekomstbestendige archiefinstellingen’.

Als raadslid controleert u of de gemeente beschikt over een toekomstvisie op de archiefinstelling in samenhang met een digitale bewaarstrategie. Is de archiefinstelling voldoende toegerust om de toekomstige rol en taken waar te maken? Of is daar opschaling of samenwerking met andere archieven voor nodig? Heeft de archiefinstelling een aanpak om archieven bij doelgroepen onder de aandacht te brengen? Controleer verder of de gemeente bijzondere archieven goed bewaart. Worden de ‘archief hot-spots’ - archieven over bijzondere gebeurtenissen in de geschiedenis van de gemeente – periodiek geïdentificeerd? En worden ook relevante particuliere archieven in beheer genomen?

 

Meer informatie

Door de VNG en de koepels zijn diverse standaarden en handreikingen voor archivering ontwikkeld om gemeenten te ondersteunen bij de uitvoering.