Participatie is een complexe wisselwerking tussen vele soorten mensen en wensen. Ondanks goede bedoelingen loopt er vrijwel altijd iets anders dan beoogd. Maar van onze fouten leren we natuurlijk het meest. Daarom hebben we de meest herkenbare, leerzame en vermakelijke participatiemissers verzameld in 5 blunderbundels, door alle bestuurslagen heen. Op deze pagina leest u de lessen van provincies, die ons allemaal verder helpen en inspireren om het samen steeds beter te doen.
Les 1: Als je creatieve input wilt ontvangen, geef participanten dan ook de ruimte hiervoor
Een provincie wilde de toegang naar een provinciale weg veiliger maken. Om aanvullende ideeën op het eerste schetsontwerp te verzamelen, organiseerde zij een burgerparticipatiebijeenkomst. De boodschap was: dit is ons eerste plan; wat vindt u ervan en heeft u nog andere ideeën binnen budget x? Men verwachtte dat het plan participanten zou inspireren tot creatieve oplossingen, maar het plan leidde juist tot weerstand. Inwoners hadden weinig vertrouwen dat hun inbreng zou worden meegenomen, omdat er al een plan was uitgewerkt. De opbrengst van de sessie was dan ook beperkt.
Bij de tweede bijeenkomst koos de provincie bewust voor een andere aanpak. Participanten kregen expliciet de opdracht het bestaande voorstel los te laten en zelfstandig nieuwe plannen (op kaarten) te ontwikkelen. Door deze actieve betrokkenheid voelden zij zich serieus genomen. Uiteindelijk bleek het oorspronkelijke schetsontwerp de meest geschikte oplossing, maar dit is aangescherpt met diverse voorstellen uit de participatiebijeenkomst.
De les die we hieruit kunnen trekken
Geef inwoners ook echt de gelegenheid om met ideeën te komen en creëer daadwerkelijk de ruimte waarin zij deze kunnen ontwikkelen.
Een provincie vierde haar jubileum en wilde dit momentum gebruiken om vooruit te kijken naar de toekomst. Het idee was om via jongerenparticipatie input te verzamelen voor de omgevingsvisie en het omgevingsplan: ‘Hoe zien jongeren de ideale provincie voor zich?’ Dagelijks werkten 50 tot 150 studenten van het MBO en de universiteit aan thema’s zoals democratie en inspraak, landbouw en biodiversiteit, energie en klimaat, een gezonde leefomgeving en milieu, en wonen en geldzaken. Het betrof serieuze thema’s, omdat de provincie serieuze input wilde ontvangen, die ook daadwerkelijk kon worden meegenomen in de plannen.
Voor de MBO-doelgroep bleek de aanpak echter op sommige punten te serieus. De universitaire studenten konden hun aandacht goed vasthouden gedurende het relatief lange en abstracte programma, maar bij MBO-studenten verslapte de aandacht vrij snel. Ook de bestuurders die het welkomstwoord verzorgden, wisten niet altijd aansluiting te vinden. Zo vertelde een bestuurder over zijn persoonlijke studentendroom – werken bij de NAVO – wat niet aansloot bij de belevingswereld van de MBO-studenten.
De les die we hieruit kunnen trekken
Zorg dat je de participatiedoelgroep heel goed kent en pas de participatie-aanpak en het jargon daar ook echt op aan. Betrek bij de voorbereiding van de participatie iemand uit de doelgroep. Een boodschap of een vraag kan op heel veel verschillende manieren worden gebracht en gesteld.
Tijdens de bovengenoemde jongerenparticipatie gingen de participanten uiteen voor brainstormsessies. De uitkomsten van deze sessies werden tussentijds echter niet vastgelegd; de provincie ontving uitsluitend de eindpresentatie en de uiteindelijke gekozen oplossing. Dit bleek een gemiste kans, zoals een medewerker van de provincie constateerde die toevallig bij één van de brainstorms aanschoof. Tijdens die sessie werden waardevolle en relevante ideeën geuit die uiteindelijk niet in de eindpresentatie waren verwerkt maar wel heel leerzaam waren.
De les die we hieruit kunnen trekken
Participatie draait niet alleen om de eindbestemming, maar ook om de reis ernaartoe. Leg gedurende het gehele participatieproces verslag en documenteer niet uitsluitend de uitkomsten, om te voorkomen dat waardevolle input verloren gaat. De provincie zorgt er voortaan voor dat facilitators van de brainstormgroepen een tussentijds verslag opstellen.
Om de infrastructuur te verbeteren, heeft een provincie in het westen van Nederland via een relatief intensief participatietraject een plan ontwikkeld voor een tunnel in een klein dorp. Dit plan is echter nog steeds niet uitgevoerd. Tijdens de participatie waren geen kaders voor het budget meegegeven, waardoor de kosten van de door de participanten voorgestelde oplossing te hoog bleken en niet meer in verhouding stonden tot het projectdoel. Er is ook nu nog onvoldoende financiële dekking. Tegelijkertijd heeft er zoveel participatie plaatsgevonden dat het bestuur de resultaten niet eenvoudig terzijde kan leggen. De verhouding tussen de projectaanleiding, de participatie-inspanning en de aangedragen oplossing is zoek, waardoor het project voorlopig is uitgesteld.
De les die we hieruit kunnen trekken
Als je vreest participanten tijdens of na afloop te moeten teleurstellen, kan dit leiden tot een ongelijkwaardige verstandhouding. Dit kan resulteren in onuitvoerbare participatieresultaten en projecten die stilgelegd worden, wat de relatie tussen overheid en burger juist kan verslechteren. Indien de participatieresultaten, hoe waardevol ook, later onuitvoerbaar blijken, communiceer daar dan open over. Wees eerlijk en licht duidelijk toe waarom alsnog een andere oplossing moet worden gekozen.
Bij een eerdergenoemde provincie waren voorafgaand aan het participatietraject met studenten diverse collega’s en bestuursleden behoorlijk sceptisch. Men verwachtte weinig van participatie met jongeren. Achteraf bleek echter dat iedereen tevreden was over de participatie. Vrijwel alle studenten deden serieus mee, wat resulteerde in verrassend waardevolle oplossingen.
De les die we hieruit kunnen trekken
Onderschat jongeren niet als participatiedoelgroep. De bredere les is dat een participatietraject idealiter een zo breed mogelijke vertegenwoordiging van leeftijdsgroepen omvat. Niet alleen jongeren, maar ook de leeftijdsgroep tussen 30 en 50 jaar is vaak nauwelijks actief betrokken, waardoor participatieresultaten mogelijk niet representatief zijn voor alle inwoners. Het is daarom waardevol om deze en andere doelgroepen actief uit te nodigen en te stimuleren deel te nemen aan participatie.
Een provincie realiseerde zich dat de gewenste bouw van circa 35.000 nieuwe woningen op termijn tot onbeheersbare verkeersdrukte zou kunnen leiden op een provinciale weg. Om de toekomstige opgave beter in beeld te krijgen, werd een verkenning gestart. Via participatie wilde de provincie inzicht verkrijgen in de manieren waarop deze weg verkeerskundig ontlast kon worden, bijvoorbeeld door verbetering van fiets- en ov-verbindingen.
Goed verwachtingsmanagement richting inwoners blijkt in de praktijk complex. Een verkenning is geen concreet project met een planning en budget; het kan daarna nog tien jaar duren voordat veranderingen aan de infrastructuur daadwerkelijk worden doorgevoerd. Hoewel hierover helder is gecommuniceerd – onder meer via een brief, een rapport en de website – heeft de participatie toch de indruk gewekt dat de inbreng van participanten op korte termijn zou worden uitgevoerd. Daardoor is, ondanks alle goede intenties, vooral onvrede en ongeduld ontstaan, terwijl het proces veel tijd en geld heeft gekost en slechts beperkte opbrengsten heeft opgeleverd. Het merendeel van de ideeën bleek ongeschikt en de resterende suggesties had de provincie samen met experts eveneens kunnen bedenken. Ook het bestuur ondervindt inmiddels de nadelige gevolgen hiervan.
De les die we hieruit kunnen trekken
Te vroeg participeren, terwijl uitvoering nog jaren op zich laat wachten, kan leiden tot teleurstellingen en onbruikbare resultaten. Het beschikken over een uitvoeringsplanning is belangrijk voor het vertrouwen van participanten in de organisator. De provincie overweegt daarom bij een volgende verkenning eerst opties met experts uit te werken en pas in een later stadium participatie te organiseren. Een alternatief is om in deze fase alleen met een beperkte groep vertegenwoordigers te participeren, zodat de investering voor alle betrokkenen beperkt blijft, de resultaten bruikbaar zijn en er geen verkeerde verwachtingen worden gewekt.
Meer participatielessen uit de blunderbundel
Bekijk ook de andere blunderbundels:
- Participatie blunderbundel: lessen van waterschappen
- Participatie blunderbundel: lessen van gemeenten
- Participatie blunderbundel: lessen van ministeries
- Participatie blunderbundel: lessen van participanten
En beluister de podcast 'Participatie: niet makkelijk, wel leuk', onderdeel van de serie 'Blokje Omgevingswet'. Een mooi, eerlijk gesprek met Anne Boomsluiter, Adviseur Inspraak en Participatie bij Gemeente Rotterdam en Sarah Ros, Senior Adviseur Omgevingswet en Coördinator Participatie bij de VNG.
Dankwoord
De VNG wil alle medewerkers van de provincies die bereid zijn geweest om hun ‘blunders’ en de daarbij behorende lessen open te delen, heel hartelijk bedanken. Juist van onze fouten leren we het meest. Door deze ervaringen met elkaar te delen, krijgen we waardevolle inzichten die ons allemaal verder helpen en inspireren om het samen steeds beter te doen.