Participatie is een complexe wisselwerking tussen vele soorten mensen en wensen. Ondanks goede bedoelingen loopt er vrijwel altijd iets anders dan beoogd. Maar van onze fouten leren we natuurlijk het meest. Daarom hebben we de meest herkenbare, leerzame en vermakelijke participatiemissers verzameld in 5 blunderbundels, door alle bestuurslagen heen. Op deze pagina leest u de lessen van gemeenten, die ons allemaal verder helpen en inspireren om het samen steeds beter te doen.
Les 1: Leg de kernvraag op tafel bij direct belanghebbenden
Bij een omlegging van een busbaan in een grote gemeente was al participatie georganiseerd via de wijkraad, met de veronderstelling dat de belanghebbenden voldoende gehoord waren. Dit bleek niet het geval tijdens een nieuwe participatiebijeenkomst over de inrichting van de busbaan. De zaal zat, tegen alle verwachtingen in, vol met inwoners, van wie velen langs de nieuwe busroute woonden. Zij wilden niet meedenken over de inrichting van de busbaan, maar hadden bezwaar tegen een bus voor de deur. De gemoederen liepen hoog op, en de bijeenkomst kon alleen worden gesust door deze op te schorten.
De les die we hieruit kunnen trekken
Een wijkraad kan niet automatisch spreken namens de direct belanghebbenden. Zorg ervoor dat de direct belanghebbenden zelf de kans krijgen om hun mening te geven, voordat belangenbehartigers of andere organisaties de participatie verder invullen. En als de kernvraag niet bij de direct belanghebbenden wordt neergelegd – bijvoorbeeld omdat deze ambtelijk te snel wordt afgehandeld of omdat de invloed van het thema verkeerd wordt ingeschat – kan dit juist weerstand oproepen.
In dit voorbeeld had de kernvraag moeten zijn: ‘We moeten de busbaan verleggen, wat zou volgens u de beste nieuwe route zijn voor de busbaan?’ en niet: ‘Hier komt een busbaan, wat vindt u belangrijk bij de inrichting ervan?’. De wijkraad was wel gevraagd naar de beste busbaanroute, maar het standpunt van de bewoners was niet geverifieerd. De oorspronkelijke vraag: ‘Waar gaat de nieuwe busroute lopen?’ moest nog aan de direct belanghebbenden worden voorgelegd.
Bij de participatiebijeenkomst over de inrichting van de busbaan liepen de gemoederen zo hoog op dat de voorzitter besloot de bijeenkomst op te schorten en openlijk excuses aan te bieden voor de gemaakte inschattingsfout. De gemeente keerde terug naar de basis: eerst uitleggen waarom de gekozen route was vastgesteld, vervolgens de mening van bewoners ophalen en pas daarna participeren over de inrichting. Deze aanpak zorgde ervoor dat bewoners zich gehoord voelden. Tijdens een nieuwe bijeenkomst met de wijkraad waren de deelnemers aanzienlijk milder gestemd. Er ontstond begrip voor de gekozen route – bewoners hadden geen beter alternatief – en de busbaan werd ingericht volgens hun wensen, inclusief snelheidsbeperkingen, aparte fietsstroken en een veilige halteplaats.
De les die we hieruit kunnen trekken
Komt tijdens de participatie aan het licht dat verwachtingen niet goed gemanaged zijn of iets anders is misgegaan: erken de fout en wees bereid de participatie-aanpak direct aan te passen. Zeg eerlijk: sorry, dit hadden we anders en beter moeten doen. Durf opnieuw te beginnen indien nodig, in plaats van plannen door te drukken en te redden wat er te redden valt. Eerlijkheid, openheid en echt luisteren worden meer gewaardeerd dan snelheid in het proces.
In een participatietraject over de inrichting van de openbare ruimte zorgde een kinderraad voor veel positieve energie bij zowel de participanten als de buurtkinderen. Helaas werden bij de participatie de financiële kaders niet gecommuniceerd. Bovendien was er onvoldoende eigenaarschap bij betrokken ambtenaren. De kosten van het idee liepen daardoor snel uit de hand. Het project had stilgelegd moeten worden, maar niemand durfde dit eerlijk te communiceren, omdat participanten aan de voorkant niet waren geïnformeerd over het maximale budget. Uiteindelijk besloot de gemeenteraad het project toch uit te voeren, ruim boven het budget.
De les die we hieruit kunnen trekken
Communiceer vanaf de start alle kaders, dit gaat verder dan het delen van beleidsuitgangspunten. Denk aan investeringsbudget, interne plankosten en het besluitvormingstraject. Houd rekening met de totale kosten voor de gemeente, inclusief uren van ambtenaren. Wees ook transparant over de kosten van participatiebijeenkomsten (zaalhuur, ambtenaarskosten) en het maximale aantal bijeenkomsten. Communiceer bovendien helder over de duur van het besluitvormingstraject en de invloed die participanten daadwerkelijk hebben.
Sinds het speeltuinvoorval communiceert de gemeente de kaders helder in een vooraf opgesteld participatieplan en deelt dit met alle participanten. Zo kan worden uitgelegd waarom een project niet door kan gaan wanneer het buiten de kaders valt.
Na de participatie over de vergroening van een wijk in een middelgrote gemeente bleek een belangrijke leverancier de uitvoering van het plan pas na drie jaar te kunnen oppakken. De gemeente stond voor de vraag of er dan opnieuw participatie moest plaatsvinden, omdat inwoners drie jaar later mogelijk een andere mening hebben. Naar aanleiding hiervan besloot de gemeente met nieuwe projecten te wachten met de uitvoering van participatie tot de planning van een project helemaal duidelijk is. Loopt een project onverhoopt vertraging op – bijvoorbeeld door een vertrekkende projectleider of een extern uitvoeringsbureau dat failliet gaat – dan wordt dit open gecommuniceerd met participanten en vindt de terugkoppeling later plaats.
De les die we hieruit kunnen trekken
Voordat participatie wordt opgestart, moet het tijdsvenster scherp en vastgesteld zijn. Bij een ontbrekende planning is het beter nog even te wachten met participatie. Het risico is te groot dat inspanningen opnieuw moeten worden geleverd. Is er wel een planning, communiceer deze aan inwoners en houd je eraan. Koppel de resultaten van participatie terug op het beloofde moment. Wees transparant bij uitloop; dit bevordert begrip in plaats van frustratie.
Een kustgemeente wilde de verkeersveiligheid vergroten en organiseerde daarbij een referendum over het keuzes in het plan. De referendumvraag was: Wilt u de parkeerplaatsen in uw straat opofferen om het trottoir te verbreden of parkeerplekken behouden en met minder ruimte voor voetgangers? De uitslag was exact 50/50. Deze uitkomst had de gemeente niet verwacht. Het project werd geen blunder omdat vooraf was bepaald dat de projectleider de beslissing zou nemen wanneer de uitkomst van het referendum geen duidelijkheid zou geven. De projectleider zou dan op basis van vastgesteld beleid beslissen. De parkeerplaatsen zijn uiteindelijk niet opgeofferd.
De les die we hieruit kunnen trekken
Wees voorbereid op onverwachte uitkomsten bij een referendum of andere participatiemethoden. Bepaal vooraf hoe wordt gehandeld bij een gelijke of afwijkende uitslag en communiceer deze afspraken aan participanten.
Een middelgrote gemeente wilde via participatie ideeën over de inrichting van de openbare ruimte van twee nabijgelegen, identieke straten ophalen. De bewoners van de ene straat wilden aanpassingen die de verkeersveiligheid verbeterden, volledig in overeenstemming met de verwachting van de gemeente. De bewoners van de andere straat wilden de situatie en inrichting behouden zoals die was. Dit tweede scenario zou niet bijdragen aan meer verkeersveiligheid. Een voorbehoud van minimale herinrichting van de staat was niet vastgelegd in de procesafspraken, dus voelde de gemeente zich verplicht beide participatieresultaten uit te voeren en zo twee verschillende straatinrichtingen aan te leggen.
De les die we hieruit kunnen trekken
Doe geen beloften die je niet wilt of kunt nakomen. Communiceer bij voorkeur dat participatie-uitkomsten niet 100% bindend zijn en welke stappen worden gezet als de uitkomst niet past binnen wetgeving of beleid. Zo voorkom je dat onvoorziene keuzes moeten worden doorgevoerd.
Een gemeente wilde via participatie uitvinden hoe inwoners op de hoogte gehouden wilden worden over uit te voeren veiligheidsmaatregelen. Een onderwerp dat, naar men aannam, hoog op de agenda van ouderen zou staan. Om (digitaal) moeilijk te bereiken ouderen te enthousiasmeren voor de participatie stopte de gemeente veel energie in allerlei offlinekanalen. Toch kwam er weinig respons. Het onderwerp veiligheid bleek niet urgent genoeg in het relatief veilige dorp en bovendien was het onderwerp te abstract.
Toen dezelfde gemeente burgers wilde laten stemmen over een kunstwerk in de openbare ruimte – in de ogen van de gemeente verre van urgent, maar wel concreet – bleek de animo wel groot.
De les die we hieruit kunnen trekken
Maak bij participatie abstracte onderwerpen zo concreet mogelijk, zeker als het gaat om het opstellen van beleid. Benoem daarbij ook helder de beoogde effecten van keuzes die worden voorgelegd: besluit x betekent straks y. En communiceer dit meteen bij de start van de participatie. Zo vergroot je de kans op een hogere opkomst en creëer je ook meer vertrouwen. Stel dat je over de omgevingsvisie wilt participeren zonder concreet uit te leggen waar die visie over gaat en wat het effect is van de keuzes daarin, dan zal de animo hoogstwaarschijnlijk laag zijn. Maar benoem je concreet: Wilt u meedenken over de beste locatie voor de 500 woningen die de komende 5 jaar gebouwd gaan worden? Dan zal de opkomst waarschijnlijk hoger zijn.
Meer participatielessen uit de blunderbundel
Bekijk ook de andere blunderbundels:
- Participatie blunderbundel: lessen van waterschappen
- Participatie blunderbundel: lessen van provincies
- Participatie blunderbundel: lessen van ministeries
- Participatie blunderbundel: lessen van participanten
En beluister de podcast 'Participatie: niet makkelijk, wel leuk', onderdeel van de serie 'Blokje Omgevingswet'. Een mooi, eerlijk gesprek met Anne Boomsluiter, Adviseur Inspraak en Participatie bij Gemeente Rotterdam en Sarah Ros, Senior Adviseur Omgevingswet en Coördinator Participatie bij de VNG.
Dankwoord
De VNG wil alle medewerkers van de gemeenten die bereid zijn geweest om hun ‘blunders’ en de daarbij behorende lessen open te delen, heel hartelijk bedanken. Juist van onze fouten leren we het meest. Door deze ervaringen met elkaar te delen, krijgen we waardevolle inzichten die ons allemaal verder helpen en inspireren om het samen steeds beter te doen.