VNG Magazine nummer 18, 23 november 2018 

Auteur: Paul van der Zwan | Beeld: gemeente Leiden   

Het College van Dienstverleningszaken (CvD) is een nog jonge loot van de bestuurlijke organisatie van de VNG. Voorzitter Henri Lenferink, burgemeester van Leiden: ‘Het college moet de dienstverlening van de lokale overheid beter maken en goedkoper, zodat gemeenten ook nog eens meer kunnen doen met hun geld.’


Samen Organiseren vormt een leidend thema binnen de VNG. Gemeenten werken vergaand samen op het gebied van ICT, uitvoering van medebewindstaken en dienstverlening, het zogeheten Gezamenlijk Gemeentelijk Uitvoeren (GGU). ‘Het College van Dienstverleningszaken is een vehikel om dat met elkaar te organiseren en om het proces goed te laten verlopen. Er zijn veel ideeën, maar we kunnen niet alles. Er zullen prioriteiten moeten worden gesteld; het college helpt bij de keuzes.’ 
Hoewel het CvD pas twee maanden in functie is, staat het belang ervan voor Lenferink als een paal boven water. ‘Gemeenten hebben met elkaar afgesproken dat ze meer gezamenlijk willen uitvoeren. Om efficiënter te werken. Dan is vervolgens de vraag: hoe verbind je alle gemeenten rond een nieuwe ontwikkeling of werkwijze?’ 

Standaarden 
In de praktijk blijkt dat vaak niet altijd makkelijk. ‘Bij een concreet voorstel aan alle gemeenten komt niet zelden naar voren dat de ene gemeente geen geld heeft of dat de andere gemeente zelf al iets heeft ontwikkeld waaraan zij vast wil houden. Dat werkt natuurlijk niet.’ 
Daarom is het nodig dat bij sommige onderwerpen in de uitvoering standaarden gemaakt kunnen worden. Daar is het college voor in het leven geroepen. ‘Een standaard kan bestaan uit een advies; daarbij heeft de gemeente de keuze dat wel of niet na te volgen. Dit is vergelijkbaar met VNG-modelverordeningen: gemeenten zijn vrij die te gebruiken of toe te passen. Een standaard kan ook “pas toe of leg uit” zijn. Als een gemeente ervoor kiest een standaard met “pas-toe-of-leg-uit”-status niet toe te passen, dan moet zij hierover verantwoording opnemen in het jaarverslag. En ten slotte is er de verbindendverklaring.’ 
Het college heeft een duidelijke taak. ‘Wij zijn verantwoordelijk voor de organisatie ervan en de praktische toepassing, die anders wellicht moeilijk van de grond komen.’ De VNG-commissie Informatiesamenleving gaat over de ideeënontwikkeling op het gebied van informatievoorziening door gemeenten.

Onze ambitie is om zulke goede producten te maken, dat iedereen wil meedoen

Het CvD adviseert het bestuur onder andere over standaarden voor de gemeentelijke uitvoering. Lenferink realiseert zich dat gemeenten zich in hun autonomie aangetast kunnen voelen door het gebruik van standaarden. ‘Dat is inderdaad een nadeel, maar dat is te ondervangen door daar in de voorbereiding van nieuwe standaarden rekening mee te houden. Onze ambitie is om zulke goede producten, diensten en adviezen te maken, dat iedereen wil meedoen. Eerlijk is eerlijk, er bestaat natuurlijk ook verschil in soortelijk gewicht tussen gemeenten. Stel dat de vier grote gemeenten linksaf willen terwijl de andere gemeenten de andere kant uit willen, dan heb je een probleem. We zullen dus behoedzaam moeten manoeuvreren en goed moeten luisteren naar de dilemma’s die in de praktijk bij verschillende gemeenten spelen.’  

Verwerkersovereenkomst 
Neem bijvoorbeeld de zogeheten verwerkersovereenkomst. ‘In allerlei applicaties worden gegevens verwerkt. Van wie zijn die gegevens en hoe worden die verwerkt? Daarover moeten afspraken worden gemaakt. Ook de rol van de leverancier van die applicaties betrekken we daarbij. Er komt uiteindelijk één standaardovereenkomst die is afgestemd met leveranciers.’ Het college is momenteel druk bezig met de standaard verwerkersovereenkomst; Lenferink verwacht dat het CvD er binnenkort over besluit. 
Burgers en bedrijven verwachten een betrouwbare overheid die zorgvuldig met informatie omgaat. Het waarborgen van de betrouwbaarheid van informatie zorgt voor een goede kwaliteit en continuïteit van de bedrijfsvoerings- en dienstverleningsprocessen. Daarom buigt het college zich over de zogenoemde baseline voor informatiebeveiliging waarin maatregelen staan om de informatieveiligheid bij de overheid te verhogen. ‘Om daaraan invulling te geven, wordt een handreiking met ‘tien bestuurlijke principes voor informatiebeveiliging’ van kracht. Deze principes ondersteunen bestuurders bij de invulling van hun verantwoordelijkheid. 
Lenferink noemt het applicatielandschap van gemeenten ‘ingewikkeld’. Er is maar een klein aantal leveranciers dat systemen ontwikkelt en de software is een niet meer te ontwarren spaghetti. ‘We zijn aangewezen op complexe elektronische berichten waarbij enorme hoeveelheden gegevens worden gekopieerd. Al die kopieën maken het systeem ingewikkeld, foutgevoelig, kwetsbaar en duur.’ Er is behoefte aan doorbraken op het terrein van betere dienstverlening en groter gebruiksgemak bij inwoners. Vandaar dat gemeenten samenwerken aan een informatievoorziening die hierbij kan helpen. Neem Common Ground, dat kan zorgen voor beschikbaarheid van gegevens bij de bron; alleen voor wie ze mag zien en alleen als ze noodzakelijk zijn voor het proces. Common Ground gaat uit van een scheiding tussen gegevens, applicaties, processen én gebruikers. Uit modulaire blokken opgebouwd, zodat je alleen ziet wat je nodig hebt en mag zien. En zodat inzage en correctie voor inwoners ook geregeld zijn. ‘Data blijven dan bij de bron en er wordt gebruikgemaakt van eenvoudige applicaties. Het systeem is dan veel minder kwetsbaar en ook veel goedkoper.’ Verbetering en modernisering van dienstverlening vormen op deze manier een krachtige stimulans voor vernieuwing van de gemeentelijke informatievoorziening. 
‘Gemeenten zijn van oudsher gewend om in hun eentje te opereren en zullen over moeten naar een andere werkwijze. Het geldt ook voor leveranciers, die gewend zijn om met één gemeente te praten.’  

Afstemming 
Lenferink: ‘Een werkende standaard vergt veel overleg, afstemming en investering. Dat geldt ook bij informatieveiligheid en de verwerkersovereenkomst. Na een zorgvuldig proces ligt er nu wel een resultaat dat in alle gemeenten goed kan werken. Daarom zal van vrijblijvendheid doorgaans geen sprake zijn.’ 
Het CvD mag dan zijn ingesteld om het bestuur van de VNG te adviseren, het doel van zijn werk ligt volgens Lenferink elders. ‘Onze inspanningen moeten uiteindelijk ten goede komen aan inwoners en ondernemers.’ 
 

Leden
 

De leden van het College van Dienstverleningszaken zijn: 

  • Henri Lenferink (voorzitter), burgemeester van Leiden 
  • Frans Backhuijs, burgemeester Nieuwegein 
  • Mark Boumans, burgemeester Doetinchem 
  • Wim Willems, wethouder Apeldoorn
  • Peter Teesink, gemeentesecretaris Groningen (per 1 januari Amsterdam)

Er wordt nog een adviseur benoemd.