In bovenstaande afbeelding ziet u de planning voor de mijlpalen op het gebied van 'Initiatieven-, dienstverlenings- en behandelproces (incl. Wkb)'. Onderstaand worden deze mijlpalen toegelicht.

0. Start oefenen Vergunningen, meldingen en TR (‘droog oefenen’)
‘Droog oefenen’ met VTH en TR processen is mogelijk. De gemeente verdiept zich in de eisen die de Omgevingswet (incl. aanvullingssporen) stelt aan VTH-processen, denkt na over de dienstverlening en verdiept zich in DSO-LV en wat andere gemeenten al doen. Op die manier doen ze de eerste ervaring op met de bruidsschat, toepasbare regels, het maken van aanvraagformulieren en vergunningchecks en het ontvangen van de STAM-berichten. In deze fase van oefenen doet de gemeente kennis op van de Omgevingswet, de Wkb en van het DSO-LV. Dit helpt om vervolgkeuzes te maken. Als de gemeente al over (oefen-)software beschikt kan er een begin met digitaal oefenen worden gemaakt.

1. Plan van aanpak VTH en TR gereed (incl. Wkb)
Er is een plan van aanpak bij de gemeente voor de invoering van nieuwe VTH-processen (inclusief Wkb) vanaf 1-1-2022. Het PvA kent een heldere resultaatbeschrijving, tussenstappen en benoemt afhankelijkheden en risico's, inclusief momenten voor bestuurlijke besluitvorming en verwerving software. Een goede leidraad hierbij is de lijst met minimale acties en de ‘schijf van 5 voor VTH’.

2. VTH en TR software verworven
Deze mijlpaal beschrijft het moment waarop we verwachten dat de gemeente de software voor VTH en TR heeft verworven. Dan is er voldoende zekerheid dat er tijd is om te oefenen en de inrichting te regelen. Als de gemeente ervoor kiest om de software pas later te verwerven, dan ontstaat het risico niet tijdig gereed te zijn. De VTH software maakt het mogelijk om via de koppeling met de samenwerkingsfunctionaliteit met andere organisaties samen te werken aan aanvragen.

3. Uitgangspunten proces bepaald (dienstverlening, inzet TR, vooroverleg, samenwerking)
De uitgangspunten voor administratieve en dienstverleningsprocessen zijn bepaald. Dat houdt in dat voor het vergunningproces een aantal keuzes zijn gemaakt die het minimumniveau moeten borgen, er een eerste beeld is hoe om te gaan met toepasbare regels en de verantwoordelijkheid daarvoor, uitgangspunten voor het vooroverleg of omgevingsoverleg zijn bepaald en basiskeuzes voor digitale- en balieprocessen zijn bepaald. Ook de contouren voor de samenwerking met en opdrachtverlening aan de omgevingsdienst zijn besproken. Ook de eerste beschrijving van Wkb processen zijn uitgewerkt, bij voorkeur op basis van leerervaringen uit proef projecten.

4. Leer- en oefenaanpak uitgewerkt
Er is een aanpak, waarin het opleidingsprogramma voor medewerkersis uitgewerkt op basis van de nieuwe of gewijzigde taken (en impact opfunctiebeschrijvingen). Hierin zijn ook casussen opgenomen om ervaring met de Omgevingswet en de Wkb op te doen. Dit betreft ook samenwerking met andere partijen.

5. Plan van aanpak Wkb gereed
Het plan van aanpak voor de invoering van de Wkb in de gemeente is gereed.

6. Start proef projecten Wkb
Gemeenten starten proef projecten met private toezichthouders en/of nemen deel aan een ambassadeursnetwerk om ervaring op te doen met privaat bouwtoezicht. De leerpunten hieruit leggen ze vast.

7. VTH-, zaak- en TR-software operationeel en aangesloten (incl. SWF)
De gemeente beschikt over een aansluiting op het STAM- en STTR-koppelvlak (preproductie omgeving van DSO-LV) en heeft software op deze koppelvlakken en de eigen systemen aangesloten en operationeel. Ook is de koppeling met de samenwerkingsfunctionaliteit gemaakt.

8. Dienstverlenings-, zaak en behandelprocessen gereed (ontwerpversie)
Alle processen "staan in de steigers" en kunnen worden geoefend en beproefd.

9. Start digitaal oefenen in eigen omgeving (V, TR) en met samenwerkingspartners
De gemeente en samenwerkingspartners beschikken over de software die (in de basis) ook bedoeld is om mee in werking te treden. De software ondersteunt ook de uitvoering van de Wkb. De basisprocessen voor vergunningverlening, meldingen en informatieplichten en samenwerkingsafspraken zijn geïmplementeerd in de software en ook de koppeling met de samenwerkingsfunctionaliteit is gemaakt. Er kan nu echt digitaal en integraal worden geoefend en geleerd. Processen worden geëvalueerd en indien nodig aangepast.

10. Afspraken (regionale) samenwerking gereed
Op basis van de eerste afspraken met de OD en VR, maar ook met provincie en waterschap, kunnen de werkafspraken worden gemaakt over de nieuwe werkprocessen en het gebruik van de samenwerkingsfunctionaliteit. De samenwerking in de oefenperiode draagt hier aan bij. Randvoorwaarde is onder meer de duidelijkheid over het basistakenpakket. Specifiek is aandacht nodig voor taken op het gebied van bodem. De gemeente heeft afspraken gemaakt met de provincie over de taakoverdracht en de bijbehorende middelen en bereid zich voor op de uitvoering.

11. Gevolgen leges bepaald
Nu de wetgeving vaststaat kunnen de gevolgen voor leges worden bepaald. De gemeente kan de consequenties hiervan meenemen in de voorjaarsnota. Daar waar potentieel nog onduidelijkheden bestaan, zoals mogelijk bij de Wkb, worden de gevolgen zo goed mogelijk ingeschat en als risico meegenomen.

12. Verg. proces beschreven en IT operationeel
Na de oefenfase zorgt de gemeente ervoor dat de nieuwe processen zijn beschreven en bekend worden gemaakt bij betrokkenen (w.o. de samenwerkingspartners). Het VTH-systeem is operationeel en voldoet aan de eisen die de Omgevingswet en de Wkb daar aan stellen. De processen zijn geïmplementeerd en nieuwe templates voor besluiten en brieven zijn ingevoerd.

13. Besluit wanneer werken conform nieuwe processen
In aanloop naar inwerkingtreding van de Omgevingswet kan de gemeente al volgens de belangrijkste nieuwe processen gaan werken. Nu al ervaring opdoen met het afgeven van een vergunning volgens de nieuwe termijnen helpt om het bewustzijn te vergroten en het proces te verfijnen.

14. Eigen TR geladen (checks en formulieren)
De gemeente zorgt er tijdig voor dat de noodzakelijke checks en formulieren geladen (kunnen) worden in DSO-LV, zodat deze na inwerkingtreding direct beschikbaar zijn. Dit geldt voor de bruidsschat (waar nodig moet een wijzigingsbesluit worden genomen om de juridische regels van de bruidsschat aan te passen), maar ook voor andere aanvraagformulieren.

15. Dienstverlenings-, KCC- en balieprocessen ingeregeld
Alle dienstverleningsprocessen zijn ingeregeld: formulieren zijn klaar, voorlichtingsmateriaal is voorbereid, KCC en baliemedewerkers zijn opgeleid en er zijn afspraken tussen f ront- en backofffice. Ook zijn de instellingen voor ‘behandeldienst’ en ‘omgevingsoverleg’ in de landelijke voorziening in orde gebracht.

16. Configuratie digitale VTH-keten volledig
De volledige keten is op orde: processen zijn definitief ingericht in het VTH systeem, er zijn koppelingen met het zaaksysteem en het financieel systeem. Eventueel is er een koppeling met MijnOverheid. En de koppeling met DROP is gemaakt. Medewerkers hebben een 'knoppencursus' gehad.

17. Datamigratie
Als de gemeente een nieuw vergunningsysteem heeft geïmplementeerd zal kort voor de inwerkingstredingsdatum de migratie van nog lopende VTH-zaken moeten worden over gezet van het oude naar het nieuwe systeem. Informatie in het oude systeem zal gearchiveerd moeten worden.

18. Medewerkers opgeleid
Ca. drie maanden voor inwerkingtreding zijn de VTH-medewerkers opgeleid om te werken volgens de Omgevingswet. Dat houdt onder meer in: basiskennis van de wet en de instrumenten van de wet. Specifieke kennis van VTH onder de Omgevingswet en van de processen en samenwerkingsafspraken die gelden voor de gemeente. En een knoppencursus voor het werken met het nieuwe systeem.


>> Download hier de volledige pdf van de roadmap (Route 2022)