De tool Grip op de transitie van de planketen helpt gemeenten om overzicht en inzicht te krijgen in de onderwerpen die van belang zijn voor de transitie. Ook maakt de tool de vaak complexe samenhang tussen de onderwerpen duidelijk. Daarbij is niet alleen het instrumentele van belang, maar ook het strategische en beleidsmatige. We spreken Willeke Boeken, Strategisch Informatiemanager bij de gemeente Leiden. Waar staat de gemeente in de transitie van de planketen en hoe zorgt de tool voor meer houvast?
27 augustus 2025
Maak gebruik van goede voorbeelden
Het opstellen van het Leidse Omgevingsplan gaat niet zonder slag of stoot, mede door de overstap naar nieuwe software en technische strubbelingen. Hierdoor heerst er nog altijd voorzichtigheid in de organisatie. Boeken legt uit: "Collega’s die met de software moeten werken, twijfelen nog wel eens of het allemaal wel goed gaat. Dat is begrijpelijk, maar werkt soms ook vertragend."
Sinds begin april heeft de gemeente de bruidsschat in beheer en ontwikkelt momenteel het casco van het omgevingsplan. En hierbij gebruikt Leiden handig de praktijkvoorbeelden uit het land. "Op basis van goede voorbeelden van de VNG en van andere gemeenten kijken we nu hoe wij het zelf willen. Ja, dat is dan weer het voordeel van niet de eerste zijn: je hebt een hoop voorbeelden van anderen en daar maken we dankbaar gebruik van. Je zou gek zijn als je die niet gebruikt. Daarnaast bereiden we gebiedsgerichte en thematische wijzigingen voor. Uiteindelijk gaat dit resulteren in een eerste omgevingsplanwijziging die we in procedure gaan brengen. Afhankelijk van hoe zaken zich ontwikkelen zal die thematisch of gebiedsgericht zijn, of allebei."
Cultuurverandering en digitale transformatie
De implementatie van de Omgevingswet vraagt niet alleen juridische en inhoudelijke veranderingen zoals het omgevingsplan, maar ook een grote digitale en organisatorische omslag. De gemeente zet de Grip-tool graag in voor meer houvast. "De Omgevingswet wordt nogal eens gezien als een ‘juridisch ding’", merkt Boeken. "En dat is het óók, maar het is vooral een gigantische dienstverleningsoperatie en digitale transformatie. Tel daar nog bij op dat ruimtelijke ordening ook maatschappelijk gezien niet eenvoudig is, in een volgebouwde stad als Leiden, dus ja, we maken het onszelf soms best moeilijk. En overzicht en inzicht in samenhang helpt dan enorm; in dat opzicht is Grip heel handig. Want we moeten echt anders leren werken, door de hele keten heen. De tool zorgt dat je het complete plaatje blijft zien: een schematische opzet van alle onderwerpen waar je aan moet denken. Wat mist er nog en waar is eigenaarschap nodig?"
De Grip-tool zorgt dat je het complete plaatje blijft zien: een schematische opzet van alle onderwerpen waar je aan moet denken.
Integraal werken is een belangrijk doel, maar botst met de bestaande sectorale structuur van de gemeente. Er is behoefte aan een stevige koppeling tussen inhoud en organisatie. Boeken: "Momenteel leunen we nog erg op het Programma Invoering Omgevingswet, ook al zijn we dat aan het afschalen, waardoor we het integrale gedachtegoed vooralsnog wel kunnen borgen. Maar die inhoudelijke en organisatorische afstemming blijft echt belangrijk. Het kan lastig worden om daar straks een eigenaar voor te vinden, als alles is overgedragen in de lijnorganisatie die toch vooral sectoraal is georganiseerd met allemaal afzonderlijke teams. Integraal werken doe je niet alleen. Dit moeten we echt met z’n allen doen én willen. Daar zijn inmiddels ook goede voorbeelden van."
Grip op de overdracht van programma naar lijn
Grip speelt momenteel een belangrijke rol voor het management bij de overdracht naar de lijnorganisatie. Boeken verduidelijkt: "We hebben nu met de programmaraad, met een brede vertegenwoordiging van afdelingsmanagers, afgesproken dat we de Grip-quickscan gaan invullen. Op termijn willen we het programma opheffen en de taken richting de lijnorganisatie overdragen. Met de quickscan krijgen we mooi in kaart waar we staan en waarop nog goed eigenaarschap ontbreekt, zodat die overdracht straks goed verloopt." Daarnaast stimuleert de gemeente het gebruik van Grip ook actief in de organisatie, zeker onder de projectleiders van de instrumenten als visie, plan en programma’s. "Dit doen we om te voorkomen dat iemand iets gigantisch over het hoofd ziet. De tool geeft een heel concreet beeld van alles waar je aan moet denken, waar de verbanden en afhankelijkheden zitten, wie elkaar moet opzoeken. Het zit echt slim in elkaar."
Op termijn willen we het programma opheffen en de taken richting de lijnorganisatie overdragen. Met de quickscan krijgen we mooi in kaart waar we staan en waarop nog goed eigenaarschap ontbreekt.
Leren van de ervaringen van een ander
Een ander voordeel van Grip dat Boeken heeft ervaren, is de mogelijkheid te leren van andere gemeenten tijdens een basisworkshop Grip. Zo’n middag samen met 10 gemeenten biedt een interessant kijkje in de keuken. "Ervaringen van een ander scheelt jou fouten maken, dat is toch wel echt de kracht van een Grip-workshop met meerdere gemeenten. We moeten allemaal de transitie vormgeven, maar je ziet andere mensen dingen anders aanpakken, andere invalshoeken kiezen, bijvoorbeeld doordat ze een andere achtergrond hebben. Het gesprek aangaan is dan ook super waardevol, je kunt er veel van leren."
Ervaringen van een ander scheelt jou fouten maken, dat is toch wel echt de kracht van een Grip-workshop met meerdere gemeenten.
En soms word je ook gesterkt in je eigen aanpak, zo merkte Boeken. "Het feit dat wij in Leiden nog zo inzetten op het Omgevingswetprogramma, dat bleek helemaal zo gek nog niet. Een buurgemeente bleek het programma al te hebben afgebouwd, maar bleek ondertussen bij ons ‘ervaring’ te shoppen. Onze programmamanager loopt hier namelijk al een aantal jaar rond; die continuïteit is heel belangrijk, merkte onze buurgemeente nu ook. Dus ja, ik ben enorm blij dat wij het programma nog hebben met al die mensen die al zo lang goed in de materie zitten. En we hebben ook nog de programmaraad met de managers. Begin dit jaar vroegen we hen naar de meerwaarde en ze vinden het nog altijd een heel nuttig gremium om inhoudelijk met elkaar te sparren. Deze groep komt elkaar immers normaal gesproken niet veel tegen, maar heeft wel een gezamenlijke, integrale opdracht te vervullen."
Nieuwe dingen durven en dóórzetten
Al met al gelooft Boeken absoluut in de belofte van de Omgevingswet en het digitale stelsel. De grootste kans ligt wat haar betreft in verbetering van informatievoorziening en dienstverlening aan inwoners. "We hebben volgend jaar echt nog geen omgevingsplan staan dat, bij wijze van spreken, iedereen en z’n schoonmoeder snapt, zoiets kost veel meer tijd. Maar dat informatie voor inwoners onder de Omgevingswet begrijpelijker en toegankelijker wordt, daar geloof ik zeker in. Als het ons lukt om als hele organisatie te kantelen, meer integraal te werken, met informelere, gezamenlijk afgewogen regelingen te komen en het wijzigingsproces straks goed op orde te hebben, dan denk ik echt dat we beter gaan voldoen aan de informatiebehoefte van de stad."
Maar Boeken is zich ook bewust van de risico’s. Het doorgaans lage tempo van organisatieverandering en de ambtelijke neiging om tegenstellingen uit de weg te gaan. "We moeten echt allemaal mee veranderen en dóórzetten. Daar bedoel ik mee dat we echt bereid moeten zijn om ook dingen te doen die we nog niet zo goed kunnen en spannend vinden. Neem alleen al het feit dat we nog geen wijziging van het plan in het stelsel hebben staan: we vinden dat moeilijk om op te zetten. We zullen die terughoudendheid en voorzichtigheid wat meer moeten loslaten. Maar dat geldt natuurlijk niet alleen voor ons in Leiden, maar voor alle gemeenteambtenaren in Nederland."
We moeten echt bereid zijn om ook dingen te doen die we nog niet zo goed kunnen en spannend vinden.
Aanbevelingen aan andere gemeenten
En daarover gesproken: Boeken geeft gemeenten die moeite hebben met de transitie graag het volgende mee. "Heb je op transitiegebied nog weinig stappen gezet, focus dan eerst op de basis, zeker als je een kleine gemeente bent met beperkte capaciteit." En gebruik de Grip tool vooral éérst op de achtergrond, is daarbij haar advies, niet direct als checklist. "Zie het als een handige overzichtsplaat waarop al die bouwsteentjes waar je nu nog niet mee bezig bent een plek hebben. Maar begin klein, zorg bijvoorbeeld eerst dat je stappen zet met je omgevingsplan. En hoe meer stappen je zet, hoe beter je de samenhang gaat zien en begrijpen. En tegen die tijd wordt ook de quickscan interessant om je een beeld te vormen van waar je als gemeente staat en kun je intern het gesprek aangaan over nog te ondernemen acties."
Heb je op transitiegebied nog weinig stappen gezet, focus dan eerst op de basis, zeker als je een kleine gemeente bent met beperkte capaciteit.
En, last but not least, pleit Boeken voor samenwerking en kennisdeling, want: dit is cruciaal voor succes. "Doe het samen! Dat is écht heel belangrijk. Schroom ook niet om die Grip-tool hierbij in te zetten en deel vervolgens je bevindingen. Ik als Strategisch Informatiemanager haal er namelijk weer heel wat anders uit dan bijvoorbeeld een jurist. En samen kom je uiteindelijk het verst."