Coördinatie van het omgevingsplan is geen eenmansactie. Om het proces goed te laten verlopen zijn verschillende rollen en expertises nodig binnen de gemeentelijke organisatie. De coördinator omgevingsplan is daarin een belangrijke spil, maar werkt altijd samen met planteams, inhoudelijke experts, management en bestuur.
De precieze inrichting verschilt per gemeente en hangt af van omvang, organisatie en ontwikkelstrategie.
Coördinator omgevingsplan
Verantwoordelijk voor de afstemming, voortgang en samenhang van wijzigingsbesluiten. Houdt overzicht, signaleert risico’s en onduidelijkheden, is aanspreekpunt voor collega’s, bestuur en adviesbureaus, en bewaakt afspraken en planningen.
Planteams voor wijzigingsbesluiten
Per afzonderlijk wijzigingsbesluit stelt u een planteam samen. Dit team werkt gezamenlijk en integraal aan de inhoudelijke, juridische en digitale uitvoering. Het planteam bevat meestal een combinatie van de volgende rollen:
| Rol in planteam | Taken en achtergrond |
|---|---|
| Opsteller regels en besluit | Jurist of juridisch-planoloog die het besluit en de juridische regels opstelt. |
| Opsteller toelichting | Jurist, planoloog of stedenbouwkundige die de toelichting op het besluit schrijft. |
| Annotatiespecialist | Regelanalist, jurist of GIS-deskundige die de regels voorziet van annotaties. |
| GIO-specialist | GIS-deskundige die geometrische locaties opstelt (GIO’s). |
| Toepasbare regels-specialist | Regelanalist of communicatieadviseur die zorgt dat regels begrijpelijk zijn in het Omgevingsloket. |
Andere betrokkenen
Afhankelijk van het type wijziging kunnen ook andere collega’s nodig zijn, zoals:
- Beleidsmedewerkers.
- Juristen op specifieke thema’s, bijvoorbeeld: geluid, bodem of milieuzonering.
- Softwarebeheerders of -coördinatoren.
- Regievoerders op de planketen of ambtelijke opdrachtgevers. Deze 2 rollen worden op dit moment uitgewerkt.
Zorg voor heldere afstemming over wie wanneer betrokken moet worden. Dat voorkomt dubbel werk of tegenstrijdige keuzes.
Kennis van software
Uiteindelijk moet het wijzigingsbesluit technisch correct worden verwerkt en gepubliceerd. Minstens 1 persoon moet de gebruikte plansoftware beheersen of toegang hebben tot ondersteuning.
Om overzicht en samenhang te organiseren kan de coördinator gebruikmaken van verschillende instrumenten:
- Een overzicht van wijzigingsbesluiten (bijvoorbeeld in Excel), met status, contactpersonen en aandachtspunten.
- Een handboek of draaiboek waarin afspraken zijn vastgelegd. Onder meer over rolverdeling, versiebeheer en minimale kwaliteitseisen (structuur, annotaties, GIO’s, toepasbare regels).
- Een overlegstructuur waarin regelmatig wordt afgestemd tussen coördinator, projectleiders en specialisten, inclusief een escalatielijn voor knelpunten.
- De Grip-tool als hulpmiddel om keuzes te maken en verbanden zichtbaar te maken.
Een stevige basis voor coördinatie vraagt om duidelijke kaders en strategische keuzes. Belangrijke thema’s zijn:
Ontwikkelstrategie
Hoe gaat de gemeente over van het tijdelijk deel naar 1 integraal omgevingsplan? Welke keuzes maakt u in de volgorde en aanpak?
Lees ook het onderdeel Ontwikkelstrategie in de tool Grip op de transitie van de planketen. En bekijk de netwerksessies over parallel wijzigen deel 1a en deel 2.
Ontwikkelpad
De route om stap voor stap het integrale plan op te bouwen. Denk aan volgorde van thema’s of gebieden, verwerking van TAM-IMRO en BOPA’s, en de inzet van methodes zoals ‘stoeptegel’ of ‘olievlek’.
Zie ook het onderdeel Ontwikkelpad in de Grip-tool. Of kijk de netwerksessie Transitiestrategie van gemeenten terug.
Proces en procedures
Afspraken over het opstellen en publiceren van wijzigingsbesluiten, participatie en milieueffectrapportage, rolverdeling en bestuurlijke behandeling.
Bekijk ook: Proces en procedures in de Grip-tool.
Structuur en systematiek
Keuzes over ordening van regels, gebruik van functies en activiteiten, en omgang met geo-locaties. Consistentie is hierbij essentieel.
Zie ook het onderdeel Systematiek en structuur in de Grip-tool. Of volg de netwerksessie Structuur en systematiek op 19 september.
Regels en het Omgevingsloket
Inzicht in hoe juridische regels, annotaties en toepasbare regels doorwerken in het DSO en de dienstverlening.
Zie ook: Regels maken en het Omgevingsloket in de Grip-tool.
U hoeft niet te wachten tot alles is uitgewerkt. Begin klein en bouw stapsgewijs op:
- Wijs een coördinator omgevingsplan aan die overzicht creëert en contact onderhoudt.
- Breng in beeld wie welke rol vervult en welke processen lopen.
- Leg afspraken en keuzes vast, ook als ze voorlopig zijn.
- Start met een eenvoudig overzicht of logboek van wijzigingsbesluiten.
- Richt een periodiek overleg in en maak duidelijk wie beslist bij knelpunten.
Dit moet u vooral (blijven) doen
- Begin met wat er wél is – elke structuur helpt.
- Wijs één aanspreekpunt aan voor overzicht en signalering.
- Leg keuzes vast, ook als ze tijdelijk of ‘voor nu’ zijn.
- Werk samen met collega’s van beleid, juridisch en geo – verbinding is cruciaal.
- Laat de coördinator aansluiten bij overleggen over strategische keuzes en initiatieven.
Dit kunt u beter anders doen
- Wacht niet tot alles duidelijk is – coördinatie groeit mee met het plan.
- Vermijd dubbel werk door onduidelijke rolverdeling.
- Zie coördinatie niet als een technische taak – het raakt inhoud, beleid en organisatie.
- Verwaarloos communicatie met bestuur en initiatiefnemers niet– verwachtingenmanagement hoort erbij.
- Zorg niet alleen voor inhoud, maar ook voor proces en planning – coördinatie is méér dan inhoudelijke afstemming.