Regievoering op de transitie van de planketen vraagt om heldere keuzes en afspraken. De regievoerder speelt hierin een centrale rol, maar is afhankelijk van de inzet van veel andere rollen en disciplines, zowel binnen als buiten de gemeentelijke organisatie.
Het belangrijkste uitgangspunt: begin ergens, bouw het stapsgewijs op en werk vanuit overzicht. Een beproefde methode hierbij is de Plan-Do-Check-Act-cyclus (PDCA-cyclus), die helpt om in een complexe opgave systematisch voortgang te boeken.
De inrichting en het opstarten van de regiefunctie bestaat uit 4 samenhangende onderdelen:
Regie-overleg of regieteam
In de basis kan 1 regisseur periodiek afstemmen met projectleiders, bedrijfsvoering en management. In een zwaardere variant richt u een regieteam in waarin meerdere rollen structureel zijn vertegenwoordigd.
Opdrachtgever-opdrachtnemer overleg
Plan periodiek overleg om besluitvorming en voortgang te borgen.
Brede overlegstructuren
Stem af met alle betrokken disciplines, organisatieonderdelen en externe partners. Zorg voor duidelijke afspraken Leg afspraken vast over wie wanneer betrokken wordt, zodat dubbel werk of tegenstrijdige keuzes worden voorkomen.
Een regieteam kan daarbij extra meerwaarde bieden. Het verdeelt taken en verantwoordelijkheden, brengt verschillende expertises samen en zorgt voor continuïteit bij afwezigheid.
Voorbeelden van functies in een regieteam
- Voorzitter/regievoerder: eindverantwoordelijk, beslist bij verschil van inzicht.
- Bedrijfsvoeringsregisseur: regie op financiën, mensen, middelen en planning.
- Strategisch regisseur: regie op strategische keuzes van het management.
- Regisseur transitie-instrumenten: regie op de voortgang bij de instrumenten.
- Ondersteuner: agendering, verslaglegging en rapportages.
De regievoerder heeft diverse hulpmiddelen tot zijn beschikking:
Grip op de transitie van de planketen en de bijbehorende quickscan
Gebruik het basisinstrument Grip om overzicht te creëren en strategische keuzes voor de lange termijn te onderbouwen. De bijbehorende quickscan kunt u gebruiken als startpunt voor een gesprek met uw team.
Vragen over organisatie-inrichting en houding en gedrag
Deze vragen (pptx, 792 kB) helpen u om snel in beeld te brengen welke stappen in de transitie u nu meteen kunt zetten. En hoe ver uw organisatie is als het gaat om bewustwording over rolopvatting, samenwerking en gedrag.
Totaalplanning of roadmap
Zorg voor een integraal overzicht van alle deelprojecten en hun samenhang, steeds actueel gehouden en afgestemd met de deelprojectleiders.
Documentatie van voortgang
Leg vast welke keuzes, afspraken en kaders al bestaan. Begin klein, bijvoorbeeld met een Excel-overzicht van projecten, resultaten en aandachtspunten.
Veel strategieën en plannen worden door afzonderlijke deelprojectleiders ontwikkeld. Toch zijn er enkele strategieën die bij uitstek passen bij de regiefunctie zelf. Zoals:
- de ontwikkelstrategie.
- de strategie voor projectbeheersing.
Daarnaast kan de regievoerder een rol spelen bij de samenhang tussen andere strategieën. Zoals een transitieplan omgevingsplan, participatiestrategie of inkoopstrategie.
U hoeft niet te wachten tot alles is uitgewerkt. Zet de eerste stappen:
Zorg voor een geformuleerde opdracht van de ambtelijk opdrachtgever
En zorg dat deze opdracht past binnen het streven van de organisatie. Deze opdracht bepaalt de diepgang en urgentie van het werk van de regievoerder.
Benoem de regievoerder
Zorg dat een persoon of een regieteam de regievoering op zich neemt. Die persoon, of het regieteam, kan overzicht creëren, contacten onderhouden, knelpunten signaleren en structuur aanbrengen.
Maak regievoering zichtbaar
Organiseer interne communicatie en ga in gesprek met afdelingen en teams die werk gaan verrichten in de transitie van de planketen. Zorg dat duidelijk is welke resultaten opgeleverd moeten worden en op welke termijn, en welke verwachtingen er liggen.
Breng overzicht aan
Inventariseer wie welke rol heeft, wie verantwoordelijk is, welke afhankelijkheden er zijn, welke afspraken er zijn, welke resultaten al zijn bereikt en welke beslissingen nog niet genomen zijn. Inventariseer wat hierin mist. Spreek met iedereen die een rol speelt in de transitie, of hier een belang bij heeft. Richt een overlegstructuur in
Bijvoorbeeld een wekelijks of tweewekelijks overleg tussen regievoerder en projectleiders, met periodieke terugkoppeling naar de opdrachtgever.
Start praktisch
Pak kleine acties op die overzicht en structuur geven, ook als ze nog niet perfect zijn. Maak (deel)projecten klein en laat zien dat er stappen gezet worden.
Begin met de ontwikkelstrategie
Breng al deze stappen samen in een ontwikkelstrategie; een plan voor de transitie.
Tip: gebruik de quickscan van de tool Grip op de transitie van de planketen als startpunt om inzicht te krijgen in waar uw gemeente staat.
De transitie van de planketen raakt een groot deel van de gemeentelijke organisatie. Betrek in ieder geval:
- inhoudelijke experts
- medewerkers dienstverlening (DSO)
- afdeling VTH
- inkoop
- communicatie
- informatiemanagement, DIV en ICT
- de griffie
Zorg ook dat binnen het planteam kennis aanwezig is van de plansoftware die uw gemeente gebruikt, zodat wijzigingsbesluiten correct kunnen worden verwerkt en gepubliceerd.