VNG Magazine nummer 9, 24 mei 2019
Auteur: Paul van der Zwan | Beeld: gemeente Ermelo
De gemeente Ermelo is op expeditie. De tocht gaat enkele jaren duren en de exacte route ligt nog niet vast. Het doel wel: de ontwikkeling tot een zogeheten netwerkorganisatie. ‘We hebben niet gereorganiseerd, maar “gedeorganiseerd”.’ 
De expeditie begon een jaar geleden. Het besef dat grenzen tussen gemeente en inwoners en maatschappelijke partners vervagen, bracht de organisatie in beweging. Het sociaal domein en de Omgevingswet roepen inwoners op zelf initiatieven te nemen en oplossingen te verzinnen. Gemeentesecretaris en algemeen directeur Aldrik Weststrate: ‘Wat kunt u zelf, wat kunt u met behulp van uw netwerk en waarvoor heeft u de gemeente nodig, vormt het uitgangspunt.’ Dat principe wil Ermelo ook toepassen op de eigen medewerkers. ‘De vragen luiden dan: wat kun je zelf, wat met anderen en waarvoor heb je de gemeentelijke organisatie nodig?’
De veranderingen pasten niet bij de oude organisatiestructuur van de gemeente. ‘Die hield via allerlei schijven een systeemwereld in stand. Deze zou samenwerking tussen inwoners en de gemeente bij het tot stand brengen van initiatieven in de weg staan. We hadden kortere lijnen nodig.’
Die zijn er gekomen: afdelingen, teams en leidinggevenden behoren in Ermelo tot het verleden. ‘Ons uitgangspunt is nu: we hebben als gemeente werk te doen en dat wordt gedaan door mensen. We spreken dus over mensen en over werk.’
Krimp
Ook een blik in de spiegel leidde tot de wens om te veranderen. ‘Waartoe zijn we als gemeentelijke organisatie op aarde, zo vroegen we ons af.’ Om optimale dienstverlening te leveren aan inwoners en bestuur, was het antwoord. De komst van nieuwe medewerkers biedt de organisatie de kans om oude patronen te doorbreken. Net als de krimp van het aantal medewerkers van 250 naar 125 mensen; verreweg de meesten hiervan vertrokken naar het samenwerkingsverband van Ermelo met Zeewolde en Harderwijk waarin de bedrijfsvoeringstaken en het sociaal domein van de drie gemeenten zijn ondergebracht. ‘We wilden de organisatie resetten. We hebben niet gereorganiseerd, maar “gedeorganiseerd”.’
Medewerkers van de organisatie groeperen zich tegenwoordig rond opgaven. ‘Dat kan een maatschappelijke of bestuurlijke opgave zijn, eenvoudig of complex.’ Van daaruit werken zij met collega’s aan bijvoorbeeld vergunningaanvragen, een project of een programma. ‘Dus in wisselende verbanden aan wisselende opgaven.’
Middenstip
Momenteel zorgen drie regisseurs ervoor ‘dat er niets op de middenstip blijft liggen’. Zij koppelen werk aan mensen. Er is natuurlijk wel een eindverantwoordelijke: de gemeentesecretaris. ‘De Gemeentewet schrijft dat voor, en buiten dat: er moet gewoon iemand aan het roer zitten.’
In de toekomst hoopt Ermelo door een soort digitale marktplaats mensen zichzelf aan te laten melden voor een opgave of project. En als er niet genoeg wordt ingetekend op klussen? Weststrate: ‘Dan helpen de regisseurs wel een handje.’
Het zal duidelijk zijn, er heeft een structuurverschuiving plaatsgevonden in Ermelo. Maar het is van belang de vinger aan de pols te houden want mensen moeten uiteraard wennen aan meer eigen verantwoordelijkheid. Weststrate: ‘Daar hebben we onder meer de weekstart voor op maandagmorgen. Daar zetten we de spotlights op wat urgent is en kijken we hoe alles loopt. Medewerkers die in het gebouw zijn, bezoeken in principe de weekstart; ook collega’s van het samenwerkingsverband met Zeewolde en Harderwijk sluiten daarbij aan.’
De medewerkers zijn volgens de gemeentesecretaris positief en ook afwachtend wat dit hun gaat brengen. ‘Zij krijgen de ruimte om zich met veel onderwerpen bezig te houden. Dat komt voor een deel natuurlijk eveneens doordat we een kleine gemeente zijn.’ Kennelijk spreekt het ook mensen van buiten de gemeente aan. ‘We krijgen veel vragen van andere gemeenten.’
Zonder afdelingen kun je ook niets bij een andere afdeling over de schutting gooien
Bestuursadviseur Mirte Aalbers werkt sinds drie jaar bij de gemeente Ermelo en is ook ingenomen met de nieuwe werkwijze. Maar meer vrijheid heeft uiteraard consequenties: ‘In een team met een afdelingshoofd kun je altijd nog bij hem terecht als er iets is. En als je dat hoofd mee hebt, ben je ook gedekt ten opzichte van het bestuur. Die veiligheid valt deels weg.’
Samenwerking tussen medewerkers is in de nieuwe werkwijze nog belangrijker dan daarvoor. Aalbers: ‘Zonder afdelingen kun je ook niets bij een andere afdeling over de schutting gooien. Je moet alles samen afstemmen.’
De medewerkers proberen minder vaste vergaderingen in de agenda’s te krijgen zodat er ruimte komt om aan het werk te gaan. ‘Vergaderen en afstemmen blijven natuurlijk wel nodig, maar we willen er naartoe dat dit meer vraaggericht ingericht wordt.’
Aalbers kijkt al uit naar de invoering van een marktplaats voor werk: ‘Dan kun je als medewerker nog beter laten zien wat je wilt en ben je in staat beter sturing te geven aan je loopbaan binnen de gemeente.’
Voor sommige medewerkers hebben de veranderingen weinig gevolgen gehad, aldus Weststrate. ‘Bij de frontoffice en bij de publieksbalie veranderde er niet veel. De afgifte van rijbewijzen en paspoorten is helemaal hetzelfde gebleven.' Het oude systeem mag dan verlaten zijn, dat neemt niet weg dat er nog wel sprake is van bureaucratie. Weststrate: ‘Die zal niet helemaal uit te bannen zijn. Maar toch hebben we iets aan effectiviteit gewonnen.’ Hij benadrukt overigens dat de verandering niet is voortgekomen uit de wens om te bezuinigen.
Heeft de organisatorische verandering binnen de gemeente de dienstverlening aan inwoners nu eigenlijk verbeterd? Naar het oordeel van de gemeentesecretaris is de tijd nog niet rijp om dat te beoordelen. Aalbers: ‘Ik probeer bewuster inwoners te vinden in mijn werk, maar ik denk dat het te vroeg is voor inwoners om dit te merken.’
De lijnen binnen de gemeente zijn korter
Toch gaat dat volgens Weststrate wel komen. De mogelijkheden voor initiatieven van inwoners en organisaties zullen toenemen. ‘De lijnen binnen de gemeente zijn korter. Daardoor komen inwoners en organisaties makkelijker in contact met de gemeente.’
De tussenbalans voor de gemeente ziet er dus goed uit. Maar het kan uiteraard beter. Weststrate: ‘Dan denk ik vooral aan het ontwikkelen van eigenaarschap. Dat mensen er nog meer van overtuigd zijn dat een klus van hen is. Ze moeten elkaar ook nog meer opzoeken. Nu zijn ze soms nog een beetje verweesd.’
De organisatieontwikkeling die zich al heeft voltrokken, is volgens Aalbers nog niet af. ‘We moeten nog meer leren om flexibel te werken. Standaardwerktijden zijn niet zozeer leidend maar het werk dat je moet doen: de ene keer is dat een wat langere dag en de andere keer wat korter. En dat maakt ook privé en werk soms makkelijker te combineren.’
Hoewel de omslag nog niet helemaal is gemaakt, durft Weststrate al te zeggen dat besturen in Ermelo meer mensenwerk is geworden. ‘We werken met mensen voor mensen en we willen aansluiten bij de leefwereld van mensen. Met onze systeemwereld hebben we soms toch wat van een muur opgebouwd tussen ambtenaren en inwoners. We zijn hard bezig die muur te slechten.’
‘Op expeditie in Ermelo’ is een middagsessie tijdens het VNG Jaarcongres op 4 juni. Kijk op vngjaarcongres.nl