Gemeenten krijgen steeds meer te maken met diplomafraude. In de zorg en kinderopvang duiken steeds vaker diploma’s op die niet blijken te kloppen, met als risico dat medewerkers zonder de juiste papieren of kennis aan het werk zijn. Om gemeenten te helpen dit probleem aan te pakken, biedt DUO praktische hulpmiddelen om diploma’s snel en betrouwbaar te controleren.
Tijdens de online kennissessie Tools voor Toezicht vertelden Nadine Jansen van Galen en Sabine Venema meer over Mijn diploma’s en de diplomacontrole-tool van DUO. Zij lichtten onder andere toe welke gegevens hierin staan en hoe deze hulpmiddelen voor gemeenten kunnen werken. In onderstaand artikel vatten we de belangrijkste punten samen.
Mijn diploma’s: het digitale diplomaregister van DUO
Mijn diploma’s is het digitale diplomaregister van DUO. In dit register staan vrijwel alle erkende Nederlandse diploma’s die door onderwijsinstellingen zijn aangeleverd. Ook diplomagegevens van officiële particuliere instellingen, zoals NTI en LOI, staan in het register. Iedere diplomahouder kan via DUO een gratis digitaal uittreksel van zijn of haar diploma downloaden. Dit uittreksel vormt voor gemeenten het startpunt om de echtheid van diploma’s te controleren via de diplomacontrole-tool.
Eerste verantwoordelijkheid bij werkgeversorganisatie
De eerste verantwoordelijkheid voor het aanleveren van een authentiek diploma ligt altijd bij de organisatie die de medewerker inzet. Zij moeten diploma’s controleren voordat iemand aan het werk gaat. Wel kan het voor gemeenten in verschillende situaties belangrijk zijn om de echtheid van diploma’s zelf te controleren. Denk dan bijvoorbeeld aan toezicht en contractering in de zorg, bij signalen van mogelijke fraude of wanneer kwalificaties van medewerkers in de kinderopvang moeten worden vastgesteld.
De diplomacontrole-tool: extra zekerheid voor gemeenten
De diplomacontrole-tool biedt gemeenten een snelle en betrouwbare manier om zekerheid te krijgen over de echtheid van aangeleverde diploma’s. Elk digitaal uittreksel van DUO bevat een blauwe balk: het echtheidscertificaat. Venema en Jansen van Galen lichtten toe dat er in de praktijk regelmatig twijfels zijn over de geldigheid of authenticiteit van het uittreksel. Om die onzekerheid weg te nemen, heeft DUO een aanvullende digitale controle ontwikkeld: de diplomacontrole-tool.
Hoe werkt de diplomacontrole-tool?
Gemeenten kunnen het digitale uittreksel van DUO uploaden in de diplomacontrole-tool. De tool verwerkt geen persoonsgegevens: alleen het bestandstype en het echtheidscertificaat worden gecontroleerd. Het document wordt bovendien niet opgeslagen.
De werking is eenvoudig:
- Upload het digitale uittreksel;
- DUO controleert de echtheidskenmerken (niet de inhoud);
- U ontvangt een melding rode of een groene melding.
Rood betekent dat het echtheidskenmerk afwijkt. Een groene melding betekent dat het document betrouwbaar is. Zijn er echter nog steeds twijfel over de inhoud of achtergrond? Neem dan contact op met DUO.
Wat te doen als het mis blijkt te zijn?
Venema en Jansen van Galen benadrukten: een rode melding betekent niet automatisch dat er sprake is van fraude. Het kan ook gaan om een oude versie van een diploma, een verkeerd pdf-bestand of een beschadigd bestand. In dat geval is het verstandig om als eerst een nieuw uittreksel op te vragen en opnieuw te controleren.
Wanneer er sprake lijkt van fraude
Blijkt na het opnieuw controleren van het diploma dat het diploma nog steeds een rode melding geeft, dan is de route duidelijk. Neem bij vermoeden van fraude contact op met DUO. DUO doet in geval van fraude altijd aangifte bij de politie. De opvolging van de fraude vindt vervolgens plaats in samenwerking met DUO. Sabine Venema en Nadine Jansen van Galen gaven aan dat de opvolging en acties na de aangifte per regio nog wel eens kunnen verschillen. DUO werkt landelijk aan een meer uniforme samenwerking met de politie.
Let op, bij fraude in de zorg is het naast een melding bij DUO ook belangrijk om fraude te melden bij het Informatieknooppunt Zorgfraude (IKZ) en de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ).
Meer mogelijkheden voor gemeenten: informatieverzoeken en EMREX
Naast de diplomacontrole-tool kunnen gemeenten, wanneer dat noodzakelijk is voor toezicht of handhaving, ook gebruikmaken van een formeel informatieverzoek aan DUO. Met zo’n verzoek kan DUO aanvullende diplomagegevens verstrekken die verder gaan dan het digitaal uittreksel. Het gaat dan bijvoorbeeld om informatie over welke opleidingen iemand heeft gevolgd, welke diploma’s en certificaten zijn behaald, door welke onderwijsinstelling deze zijn afgegeven en in welke periode iemand stond ingeschreven voor een opleiding.
DUO behandelt zulke verzoeken alleen als duidelijk onderbouwd is waarom de gegevens noodzakelijk zijn. Op de website van DUO vindt u formats en richtlijnen voor een rechtsgeldig verzoek.
Ten slotte benoemden Venema en Jansen van Galen nog EMREX: een veilige en gratis digitale methode waarmee diplomahouders hun diploma’s rechtstreeks vanuit Mijn diploma's kunnen delen met werkgevers. Dit gebeurt via een API-koppeling die een werkgever in het eigen systeem kan integreren. Het gebruik van EMREX is gratis. Zo zijn er geen scans en losse documenten meer nodig.
Meer informatie
- Uittreksel diploma downloaden
- Digitaal diploma controleren
- Informatieverzoeken sociale instanties – DUO Zakelijk
- Diplomacontrole met EMREX
- VNG artikel: Valse diploma’s in de zorg: Onderwijsinspectie pleit voor gezamenlijke aanpak | VNG
- VNG artikel: Inkoopvoorwaarden drempel tegen valse diploma’s en VOG’s in de zorg | VNG