VNG Magazine nummer 10, 7 juni 2019

Auteur: Cindy Castricum | Beeld: VNG Realisatie

Online een hotel reserveren of geld overmaken is steeds eenvoudiger. Bedrijven verbeteren hun dienstverlening en stellen het gebruiksgemak voor de klant centraal. Ook de overheid moet die kant op. Gemeenten nemen daarin het voortouw met Common Ground, een hervorming van de informatievoorziening. Door data los te koppelen van werkprocessen en applicaties kunnen gemeenten hun dienstverlening en bedrijfsvoering ingrijpend verbeteren, zo is de gedachte.

Bij de afbeelding: In de huidige situatie liggen data als het ware in silo’s opgeslagen. Gemeenten ontsluiten de gegevens via koppelingen die complex en kwetsbaar zijn. Met Common Ground is het de bedoeling dat data en applicaties gescheiden zijn. Een servicelaag biedt de data aan de gegevenslaag gestructureerd en veilig aan. De bronbeheerder mag gegevens wijzigen, andere instanties of processen mogen alleen raadplegen.

Jaap Haenen, Chief Information Officer van Eindhoven, vergelijkt het met het spoor. ‘In Europa bestaat veel verschillende infrastructuur voor treinen. Zowel sporen als wissels sluiten niet op elkaar aan waardoor treinen niet van het ene naar het andere land kunnen rijden’, aldus Haenen. ‘Dat is ook het geval bij de dienstverlening van de overheid aan burgers en bedrijven. Organisaties hebben hun eigen systemen, die niet op elkaar aansluiten. Hoe vaak moeten we onze persoonsgegevens niet opnieuw doorgeven?’

Common Ground moet uitkomst bieden. Het idee is om naast de bestaande gemeentelijke ICT-infrastructuur een nieuwe infrastructuur te bouwen voor de uitwisseling van gegevens binnen en tussen gemeenten. Daarbij wordt een agile manier van werken gehanteerd, waardoor gemeenten sneller kunnen innoveren én kosten bespaard kunnen worden.
Door het zetten van kleine stappen, agile dus, kan een ontwikkeltraject eenvoudig worden bijgestuurd. ‘Dat is heel anders dan een project van honderd miljoen uitvoeren’, weet Haenen uit ervaring. ‘We zijn met z’n allen op verkenning en bewandelen een pad waar we nog niet eerder zijn geweest. Soms neem je een verkeerde afslag en moet je een stukje terug.’

De taskforce Samen Organiseren van de VNG lanceerde het principe van Common Ground twee jaar geleden. Steeds meer gemeenten haken aan en dat is volgens Haenen heel belangrijk. ‘We moeten het samen doen’, zegt hij. ‘Die gedachte is inmiddels overal geland, dat is mooi.’

Adreswijziging

Een voorbeeld is de manier waarop inwoners een adreswijziging kunnen doorgeven, een van de Common Ground-projecten waar programmaleider digitale transformatie Dewi Delhoofen in Eindhoven mee bezig is. Dit doet ze samen met Joost van Kempen, haar evenknie in ’s-Hertogenbosch. ‘Het maakt niet uit waar je woont, als je verhuist moet je in principe dezelfde informatie doorgeven’, zegt Delhoofen. ‘Als je het heel klein maakt, gaat het om naam, adres en de datum van de verhuizing.’

Nu nog hanteert elke gemeente haar eigen invoermogelijkheden. Als het Eindhoven en ’s-Hertogenbosch lukt hier een eenvoudig systeem voor te laten ontwikkelen, kunnen andere gemeenten dat straks overnemen. ‘De kracht van Common Ground is dat we in de basis een aantal zaken standaardiseren, maar elke gemeente kan er vervolgens in de interface een eigen draai aan geven’, zegt Van Kempen. ‘Onder water werkt het dan op dezelfde manier, maar aan de voorkant maakt iedereen een eigen keuze.’ Het systeem dat nu wordt ontwikkeld, kan bijvoorbeeld bediend worden via een app, maar ook nog gewoon via een website. Beide varianten zijn door andere gemeenten te gebruiken, of zij kunnen daar nog een eigen interface aan toevoegen.

Volgens Delhoofen lijden gemeenten vaak aan het not invented by me-syndroom. ‘We moeten erop durven vertrouwen dat als een andere gemeente iets heeft ontwikkeld, daar goed over is nagedacht. Het kan best zijn dat het niet volledig aansluit op jouw wensen en eisen, maar ga er dan mee verder in plaats van het 355 keer helemaal opnieuw te bedenken.’

Haenen hoopt dat de pilot met de adreswijziging binnenkort resultaat laat zien. ‘Het is belangrijk met quick wins aan te tonen dat iets werkt.’ Omdat de oude en nieuwe ICT-infrastructuur nog een tijdje naast elkaar zullen bestaan, valt er op korte termijn geen efficiencywinst te realiseren, benadrukt hij. ‘Je hebt kans dat mensen om die reden afhaken, dat moeten we voorkomen.’

Regie

Het is zaak dat gemeenten laten zien samen de regie te pakken bij wat er nodig is om de digitale dienstverlening voor inwoners en bedrijven te optimaliseren. ‘Als wij de basisinfrastructuur aanleggen en aangeven welke functionaliteiten we nodig hebben, kan de markt het verder oppakken’, zegt de CIO.
‘Het is een enorme operatie om gemeenten, processen en datasets naar elkaar toe te brengen’, vervolgt Haenen, die dan ook geen uitspraak wil doen wanneer dit alles gerealiseerd moet zijn. ‘Bestuurders moeten beseffen dat het niet op een achternamiddag geregeld is. Het is een klus van de lange adem, maar wel eentje die noodzakelijk is om onze dienstverlening en bedrijfsvoering toekomstbestendig te maken.’