De Selectielijst e-mailbewaring gemeenten en intergemeentelijke organen 2024 is vastgesteld door de algemene rijksarchivaris namens de staatsecretaris van OCW. In het ontwerp, opgesteld door de Adviescommissie Archieven, zijn in overleg met het Nationaal Archief enkele redactionele aanpassingen aangebracht.
Sleutelfunctie- of Capstone-methodiek
De Selectielijst biedt een oplossing voor gemeenten die moeite hebben met het archiveren van e-mail. De Selectielijst e-mailbewaring is opgesteld volgens de zogenoemde Capstone-methodiek. Dit betekent dat van sleutelfiguren (leden van het college van B&W, ambtelijke topfuncties, compliancy officers, de (jeugd)ombudsman, voorzitter en leden en/of directeur van de rekenkamer en de raadgriffier) alle e-mailberichten permanent bewaard worden. E-mailberichten van overige functionarissen worden na 7 jaar vernietigd. Er zijn ook termijnen aangegeven voor e-mail uit gedeelde en geautomatiseerde functionele e-mailboxen.
Verhouding tot Selectielijst 2020
De Selectielijst e-mailbewaring is een aanvulling op de Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2020. De Selectielijst 2020 blijft van toepassing op e-mailberichten die (ook) door de organisatie bij een zaak in een documentmanagementsysteem (DMS) worden bewaard. Ook al gaat het daarbij om (een ander exemplaar van) hetzelfde bericht.
Implementatie
Vanaf 1 januari 2024 wordt implementeren van de Selectielijst e-mailbewaring verplicht voor de gemeenten en intergemeentelijke organen die zich hebben aangesloten bij de Selectielijst. Gemeenten die op zoek zijn informatie over de implementatie kunnen terecht bij het programma Grip op informatie.
Wilt u hiermee aan de slag of heeft u andere suggesties voor ondersteuning? Neem dan contact op met Eunice Vink via gripopinformatie@vng.nl. Ook op het forum in de groep 'Grip op informatie' vindt u meer informatie over e-mailarchivering.